Mejorar la productividad es uno de los objetivos más importantes dentro de cualquier empresa. Es fácil pensar que por sus particularidades una pyme puede tenerlo más complicado para mejorar su capacidad de trabajo y ser más productiva que una empresa de gran tamaño, pero la realidad es totalmente distinta, solo debemos tener claros los pasos que debemos dar para conseguirlo.
La mayoría de las pymes nacen con un margen considerable de mejora a nivel productivo, que normalmente va creciendo con el paso del tiempo, ya que éstas se van asentando y van ganando un mayor número de clientes. Esto se traduce por lo general en más trabajo, pero también en más recursos que podemos aprovechar para mejorar la productividad de la pyme.
Con esto en mente hemos decidido hacer un artículo especial en el que vamos a repasar una serie de puntos básicos acompañados de consejos que nos permitirán mejorar de forma sencilla y fácil la productividad de nuestra pyme, sin necesidad de recurrir a grandes inversiones ni a reestructuraciones.
1-Conoce las necesidades reales de tu pyme
Sabemos que puede resultar demasiado obvio, pero la realidad es que muchas pymes no son plenamente conscientes de lo que realmente necesitan para sacar adelante el trabajo diario, algo que al final puede acabar siendo problemático, ya que supone que con frecuencia dichas empresas no cuentan con las herramientas adecuadas, lo que acaba produciendo ineficiencias y puede dificultar la realización de tareas muy sencillas.
Por ello es conveniente realizar análisis periódicos que nos permitan descubrir puntos oscuros e ineficiencias en nuestra empresa, así como nuevas necesidades, y actuar partiendo de la base que nos proporciona esa información.
2-Recurre a la impresión móvil
Las soluciones de impresión móvil, como ePrint de HP, permiten incrementar la productividad de una forma muy sencilla, ya que nos permiten imprimir desde dispositivos móviles (smartphones y tabletas) en cualquier lugar y en cualquier momento.
La llegada de este tipo de soluciones ha sido una gran revolución que ha permitido a numerosas empresas mejorar sus programas de trabajo, e incluso sacar adelante proyectos que anteriormente habrían sido imposibles.
3-Evita equipos informáticos y de impresión demasiado viejos
Una renovación de hardware en sentido amplio, incluyendo equipos informáticos y dispositivos de impresión, supone una inversión que en ciertos casos puede ser bastante elevada, pero acabaremos amortizándola.
Los equipos y las impresoras viejas consumen más energía, sus recambios y consumibles suelen ser más caros porque ya apenas se fabrican y trabajan con mayor lentitud. También pueden carecer de funciones importantes que nos ayudarían en nuestro día a día, como el escaneado a doble cara en una sola pasa en el caso de las impresoras.
Esto afecta a nuestra pyme en dos grandes frentes: incrementa los costes de impresión y mantenimiento y ralentiza el flujo de trabajo, haciendo que para sacar adelante una determinada carga de trabajo necesitemos más tiempo y recursos.
En este sentido entra en juego el primer consejo, ser conscientes de nuestras necesidades reales para así tomar las decisiones adecuadas y elegir los equipos e impresoras que realmente se ajustan a las necesidades de nuestra pyme. Os recordamos que los servicios de pago por uso de HP pueden ayudarnos a enfrentar una renovación completa sin hacer una gran inversión.
4-Recurre al asesoramiento de profesionales
Somos consientes también de que las pymes tienen tendencia a intentar hacer todas las cosas por sí mismas, pero en algunos casos esa valentía puede traer problemas.
Si necesitamos implementar nuevo software de gestión de equipos e impresoras, de seguridad en el entorno de impresión o renovar los equipos (renovación de hardware) que utilizamos y no sabemos por donde empezar debemos tener en cuenta que una mala elección puede arruinar la inversión. En estos casos los servicios de impresión gestionada de HP pueden ayudarnos a acertar.
5-Implementa soluciones de seguridad
La seguridad en equipos informáticos y entornos de impresión nos ayuda a mejorar de forma directa e indirecta la productividad de nuestra pyme, ya que:
- Evita las impresiones cruzadas.
- Nos protege frente a ataques informáticos.
- Evita la filtración y el robo de información y de documentos sensibles.
Un ciberataque dirigido a una impresora desprotegida puede acabar afectando a toda la red de nuestra empresa, así que debemos tener muy presente que la impresora es un dispositivo más, y que como tal necesita protección.
6-Externaliza el mantenimiento de equipos
Esto nos permitirá descargar al departamento de TI y liberar recursos en nuestra pyme que podremos destinar a otras tareas importantes, como la captación de nuevos clientes, la aceptación y resolución de nuevos proyectos y cualquier otra que se nos ocurra.
En este sentido los servicios de impresión gestionada de HP son una excelente opción, ya que a esa liberación de recursos nos permiten unir la tranquilidad que ofrece una respuesta rápida ante averías, lo que reduce al mínimo las interrupciones del flujo de trabajo.
