Cuando usas DocuWare en tu PYME, ver documentos es tan fácil como hacer doble clic en el archivo que quieres revisar. Al hacer esto, el sistema abrirá el documento en lo que se llama el «Visor». Este visor te permite hacer mucho más con la visualización de documentos, ya sea que estén en una bandeja o en una lista de resultados.
Pero eso no es todo: el Visor tiene muchas herramientas útiles que te ayudan a hacer más que solo mirar los documentos. Aquí verás cómo usar estas funciones de manera sencilla.
Barra de título
La barra de título está en la parte superior del Visor y contiene accesos rápidos a algunas funciones importantes, como moverte por las páginas del documento, añadir sellos o cambiar el zoom para acercar o alejar el documento. Si necesitas hacer algo rápido, puedes usar estos botones en la barra de título. Pero si quieres acceder a más herramientas, puedes abrir la barra de herramientas completa.
Barra de herramientas
La barra de herramientas tiene muchas más opciones que la barra de título. Si no la ves, puedes hacer clic en una pequeña flecha que está en la esquina superior izquierda del Visor para desplegarla. Cuando pasas el ratón sobre cada icono, verás una pequeña descripción que te dice para qué sirve cada herramienta. Las herramientas están organizadas en siete secciones principales para que sea más fácil encontrar lo que necesitas.
Navegación por documentos
Esta herramienta te permite cambiar de un documento a otro rápidamente. Si estás viendo un documento que está en una bandeja, puedes usar esta función para ver otros documentos de la misma bandeja. Lo mismo sucede si estás trabajando con una lista de resultados: puedes moverte entre los documentos de la lista sin necesidad de salir del Visor.
Navegación por páginas
Si el documento que estás viendo tiene varias páginas, puedes usar esta función para moverte de una página a otra. Por ejemplo, si estás viendo un contrato de varias páginas, puedes pasar de la primera página a la segunda, y así sucesivamente, sin ningún problema.
Navegación por archivos de documentos
A veces, un documento en el sistema de gestión documental de DocuWare puede estar formado por varios archivos diferentes. Por ejemplo, puedes tener un documento que incluye una oferta, una descripción de producto y una imagen. Con esta función, puedes cambiar entre los diferentes archivos que forman parte del documento, asegurándote de ver toda la información que necesitas.
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Herramientas adicionales para la visualización de documentos
Además de las herramientas básicas para navegar, el Visor de DocuWare también tiene otras funciones útiles que pueden hacer que tu trabajo sea más fácil.
One Click Indexing
Cuando necesitas archivar un documento, tienes que indexarlo, lo que significa que debes añadir palabras clave, fechas y otros datos importantes. Con «One Click Indexing», no tienes que escribir toda esa información a mano. En su lugar, cuando pasas el cursor sobre las palabras, fechas o números en el documento, estos se resaltan. Solo tienes que hacer clic en el dato que quieres usar, y DocuWare lo añadirá automáticamente al campo correspondiente. Esto te ahorra mucho tiempo y evita errores.
Búsqueda de texto completo
Esta herramienta te permite buscar palabras específicas dentro del documento que estás viendo. Por ejemplo, si necesitas encontrar todas las veces que se menciona un nombre o una fecha en un contrato largo, puedes usar esta función. DocuWare resaltará todas las coincidencias y te permitirá navegar entre ellas fácilmente.
Copiar texto al portapapeles
Incluso si estás trabajando con un documento escaneado, puedes seleccionar y copiar texto al portapapeles de tu ordenador. Esto es muy útil si necesitas usar ese texto en otro documento o en un correo electrónico. Por ejemplo, puedes copiar un número de referencia de un contrato y pegarlo en un mensaje para un compañero de trabajo.
Acceso a los vínculos de los documentos
En lugar de enviar documentos adjuntos en correos electrónicos, puedes usar vínculos para compartir archivos. DocuWare te permite crear un vínculo a un documento y enviarlo por correo electrónico. Cuando la otra persona hace clic en el enlace, el documento se abrirá directamente en el Visor de DocuWare. Esto es muy útil para evitar enviar archivos grandes y mantener la seguridad, ya que solo las personas con acceso a DocuWare podrán ver el documento.
Envío de consultas
Si necesitas que otras personas en tu PYME revisen o aprueben un documento, puedes enviarles una solicitud de consulta. Con esta función, puedes decidir en qué orden deben revisar el documento y qué opciones tienen, como aprobar o rechazar el archivo. Además, cada decisión se registra con un sello en el documento, lo que te permite ver quién aprobó o rechazó el documento y cuándo lo hizo. Esto ayuda a mantener un registro claro del proceso.
Aplicar zoom en zona seleccionada
A veces, necesitas ver detalles muy pequeños en un documento, como la letra pequeña de un contrato. Con esta función, puedes seleccionar una parte específica del documento y hacer zoom solo en esa área. Esto facilita la lectura de detalles importantes sin necesidad de acercar todo el documento.
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Visualización
En esta sección encontrarás herramientas para ajustar cómo ves el documento en el Visor. Puedes acercar o alejar el zoom, rotar el documento si está de lado, y mejorar la visualización para ver los detalles con más claridad. También puedes activar o desactivar las capas de anotación, que son las marcas que puedes añadir sin cambiar el documento original.
Sellos
Los sellos son una manera de marcar un documento en DocuWare. Dependiendo de en qué archivador esté guardado el documento, tendrás diferentes sellos disponibles. Por ejemplo, puedes tener un sello para «Aprobado» o «Pendiente de revisión». Estos sellos te ayudan a mantener un seguimiento del estado de un documento.
Anotaciones
Las anotaciones te permiten añadir comentarios, resaltar texto o incluso tachar partes de un documento. Lo mejor de las anotaciones es que no cambian el documento original. Esto significa que puedes hacer todas las marcas que necesites sin preocuparte por dañar el archivo original. Si necesitas más detalles sobre cómo usar las anotaciones, DocuWare ofrece guías que te explican todas las opciones.
Visión general
Si estás viendo un documento largo, puede ser útil ver una miniatura de todas las páginas. Esto te da una visión rápida del documento completo y te ayuda a encontrar la sección que necesitas ver más fácilmente.
Vínculos
Desde esta sección, puedes abrir otros documentos relacionados que estén vinculados al que estás viendo. Esto facilita moverte entre documentos que están conectados entre sí, mejorando la eficiencia de tu trabajo en DocuWare.
El Visor de DocuWare no solo te permite ver documentos, sino que también te da muchas herramientas útiles para gestionarlos mejor. Con estas funciones, puedes hacer que el trabajo en tu PYME sea más rápido, más fácil y más organizado. Ya sea navegando por páginas, usando herramientas de búsqueda o compartiendo documentos con compañeros, el Visor de DocuWare tiene todo lo que necesitas para mantener tu flujo de trabajo eficiente y productivo.
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