El trabajo freelance ofrece a las empresas una valiosa herramienta para optimizar recursos y acceder a talento especializado. Sin embargo, para aprovechar al máximo este modelo de colaboración, es crucial comprender el ciclo de vida de un freelance dentro de una organización.
Según datos de la Universidad de Chicago para la Sociedad de la Gestión de Recursos Humanos, las empresas perciben la planificación (28%), la ejecución e implementación (27%) y la contratación (24%), como las etapas más importantes a la hora de gestionar la colaboración con un profesional externo. No obstante, otras etapas como el onboarding, el pago de honorarios o incluso el offboarding, también son una garantía para el buen desarrollo de los proyectos, mejorar el compromiso de los especialistas freelance y la consecución de los objetivos fijados.
Bienvenida a la empresa
En este contexto, Malt recoge los pasos a seguir para la entrada de los freelancers a una empresa desde cómo hacer el contrato y darle la bienvenida a la empresa, hasta como terminar el proceso una vez haya terminado el proyecto.
- Presentación del proyecto. Después de que la empresa haya identificado una necesidad específica, debe buscar un freelance con las habilidades y experiencia necesarias para abordar el reto. Para ello es importante que la empresa ofrezca un briefing que, además de detallar los objetivos del proyecto y las competencias requeridas, incluya las tecnologías y herramientas que deben utilizarse, así como la duración y el presupuesto estimado. Además, también debe integrar y trasladar los valores de la empresa, para asegurar así una mayor alineación con la cultura corporativa y su propósito.
- La selección. Para aquellos proyectos puntuales a corto plazo, la selección puede correr a cargo de los departamentos que originaron la necesidad. No obstante, en proyectos que sean más largos y que puedan repetirse a largo plazo, la actitud y las capacidades del freelancer para integrarse en el equipo, así como sus habilidades interpersonales se convierten en aspectos a tener en cuenta, y es aquí cuando se recomienda la participación del departamento de RRHH que deberá asegurarse de que estas personas pasen por los canales adecuados para que puedan ser incorporadas y excluidas correctamente.
- El contrato. Tras la selección de los profesionales, es necesario formalizar la relación laboral a través de un contrato de servicios lo más detallado posible para evitar cualquier disputa, mencionando la identidad de las partes, el contenido del proyecto, la condiciones de ejecución u los plazos principales, la remuneración prevista, condiciones de pago, duración del proyecto, así como las condiciones de rescisión anticipada, cláusulas de confidencialidad, de propiedad intelectual e incluso de no competencia.
- El onboarding. Habitualmente las empresas limitan la incorporación del profesional freelancer al acceso de materiales y herramientas – tanto a nivel de software como de hardware – o incluso el acceso a las instalaciones. Es decir, aspectos básicos para que el freelancer pueda desempeñar correctamente su trabajo, pero eso conlleva olvidar una parte esencial: presentar la cultura, valores y estrategia de la empresa, de forma que se pueda conseguir un mayor compromiso del freelancer. Son los departamentos de RR.HH los más indicados para diseñar este proceso para que los profesionales freelancers reciban la misma bienvenida independientemente del departamento en el que trabajen.
- Integración con el resto del equipo: Tanto si la prestación se realiza a distancia como en los locales de la empresa, la integración en el equipo del proyecto es una etapa importante en el desarrollo del mismo. Los equipos deben estar informados de antemano sobre la llegada del freelancer a la plantilla, sus competencias y necesidades para el proyecto, así como definir a quién deberá reportar internamente. Los freelancers también deberán tener acceso a las comunicaciones internas que les afecten directamente, así como a las herramientas colaborativas para el intercambio de información y el seguimiento del proyecto.
- Gestión y control diario. Es deseable establecer elementos de seguimiento del proyecto. Éstos pueden establecerse en el contrato de servicios entre el especialista freelance y la empresa o, al menos, en el momento de la incorporación.
- Offboarding. Aunque muchas empresas se centran en el onboarding, es igual de importante brindar una atención adecuada a aquellos colaboradores que están dejando la empresa. Este momento supone una oportunidad para hacer un balance mutuo de las distintas etapas de la colaboración. Es decir, se trata de reflexionar sobre la experiencia del freelancer; identificar áreas de mejora en los procesos internos como fallos en la comunicación, la cultura organizacional o los procesos de trabajo. Además, supone la oportunidad perfecta para reconocer el trabajo realizado por el trabajador. Las empresas no deben olvidar que este se trata del momento más importante para su reputación ya que una buena experiencia del freelancer trabajando para la empresa hará que nuevos expertos independientes quieran trabajar también para esa empresa, generando un “pool de talento de alto rendimiento”, donde equipos híbridos – con talento interno y externo – trabajan juntos para entregar proyectos que garanticen el éxito.
“Para sacar el máximo partido al trabajo con freelancers, es crucial comprender su ciclo dentro de la organización. Las plataformas de freelancers nos hemos convertido en aliadas estratégicas para las empresas, brindándoles acceso a un amplio abanico de talento especializado, agilizando la contratación y reduciendo costes. Malt queremos acompañar a las empresas profesionalizando este proceso para que ambas partes salgan beneficiadas”, concluye Ernesto Ortega, Director de Marketing y Comunidad de Malt España.
