DocuWare es una herramienta increíblemente útil que facilita encontrar documentos importantes de manera rápida y sencilla mediante los distintos métodos de búsqueda que ofrece.
Vamos a explorar tres métodos de búsqueda principales: seleccionar un término de búsqueda de una lista existente, buscar términos dentro del contenido del documento y buscar por palabras clave.
Seleccionar un término de búsqueda de una lista existente
El primer método de búsqueda en DocuWare es seleccionar un término de una lista existente. Este método es muy fácil y efectivo, especialmente si ya sabes exactamente que estás buscando.
Cómo funciona
Cada vez que usas un diálogo de búsqueda en DocuWare, siempre hay al menos un campo de índice. Para usar este método, simplemente haz clic en la pequeña flecha a la derecha del campo de búsqueda. Esto abrirá una lista de selección donde podrás elegir el término adecuado.
Ejemplo
Imagina que estás buscando un documento por el nombre de una PYME. En lugar de escribir el nombre manualmente, puedes seleccionar el nombre de la PYME de una lista desplegable. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce el riesgo de cometer errores al escribir.
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Buscar términos del contenido del documento
El segundo de los métodos de búsqueda consiste en localizar términos dentro del contenido del documento usando la búsqueda de texto completo. Este método es ideal cuando necesitas encontrar documentos que contengan ciertas palabras o frases específicas.
Cómo funciona
La búsqueda de texto completo en DocuWare es similar a cómo funcionan los motores de búsqueda en Internet. Solo necesitas introducir un término en el campo de búsqueda y el sistema mostrará todos los documentos que contienen ese término.
Características adicionales
Una característica útil de esta búsqueda es que cuando abres un documento desde la lista de resultados, los términos encontrados se resaltan en el contenido. El primer resultado aparece en rojo y los siguientes en amarillo, lo que facilita mucho la localización de las palabras dentro del documento.
Consejo útil
Para evitar obtener una lista de resultados demasiado larga, puedes combinar términos de búsqueda en la línea de texto completo. Por ejemplo, si pones una frase entre comillas («Pedido de la Feria de Múnich»), solo se mostrarán los documentos que contengan esas palabras en ese orden exacto.
Buscar por palabras clave
El tercero de los métodos de búsqueda es emplear palabras clave, lo cual se refiere a buscar criterios específicos de clasificación en el archivador, conocidos en DocuWare como «entradas de índice» o «valores de índice».
Ejemplo
La fecha de archivado de un documento es una palabra clave en el campo de índice «Fecha». Otros ejemplos de palabras clave pueden incluir el nombre del cliente, el contacto y el importe de una factura. Este método es útil para encontrar documentos basados en criterios específicos sin necesidad de buscar en todo el contenido del documento.
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Cómo funciona
Para realizar una búsqueda por palabras clave, abre un diálogo de búsqueda que contenga los campos de índice definidos en la configuración. Luego, introduce los términos de búsqueda en los campos correspondientes. Las listas de selección en estos campos ayudan a evitar términos no válidos.
Consejo útil
Si no conoces el término exacto o su ortografía, puedes usar el asterisco ‘*’ como comodín. Por ejemplo, al buscar documentos relacionados con «Peters», puedes escribir «Peters*» para encontrar todas las variaciones, como «Peters Engineering», «Peters Engineering GmbH» o «Peters & Partner».
Consejos generales para usar los diferentes métodos de búsqueda
- Combina métodos de búsqueda: Usar varios métodos de búsqueda juntos puede ayudarte a reducir el número de resultados y encontrar más rápidamente lo que buscas. Por ejemplo, puedes combinar la búsqueda de texto completo con la búsqueda por palabras clave para obtener resultados más específicos.
- Usa filtros de fecha: Si solo necesitas documentos archivados durante un periodo específico, utiliza los campos de fecha para limitar la búsqueda.
- Familiarízate con la barra de herramientas: La barra de herramientas del visor en DocuWare incluye muchas funciones útiles. Si no ves la barra de herramientas, haz clic en la pequeña flecha hacia abajo en la esquina superior izquierda del visor.
- Aprovecha las opciones de personalización: Personaliza la barra de herramientas para incluir las funciones que usas con más frecuencia. Esto hará que tu experiencia de búsqueda sea aún más eficiente.
Ejemplo práctico
Imagina que necesitas encontrar todas las facturas de un cliente específico archivadas en el último año. Primero, abre el diálogo de búsqueda y selecciona el campo de índice «Cliente». Luego, selecciona el nombre del cliente de la lista desplegable. Después, utiliza el campo de fecha para limitar la búsqueda al último año.
Finalmente, si necesitas buscar términos específicos dentro de las facturas, utiliza la búsqueda de texto completo para encontrar las palabras o frases que te interesen.
DocuWare ofrece diversas opciones de búsqueda que facilitan la localización de documentos específicos de manera rápida y eficiente. Ya sea seleccionando términos de una lista existente, buscando dentro del contenido de los documentos o utilizando palabras clave, cada método tiene sus propias ventajas y puede adaptarse a las necesidades específicas del usuario.
Siguiendo los consejos generales y combinando estos métodos, puedes optimizar tus búsquedas y mejorar tu productividad en la gestión de documentos.
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