La gestión efectiva de las subvenciones de la Comisión Europea es de suma importancia para las empresas y organizaciones que desean financiar sus proyectos. Estas subvenciones son altamente competitivas y están sujetas a estrictas normas de cumplimiento y rendición de cuentas.
Alcanzar el éxito en la gestión de estas subvenciones no solo implica conseguir la financiación, sino también asegurar el proyecto cumple con los tiempos y presupuestos marcados, satisfaciendo a todas las partes involucradas. A continuación, ofrecemos una guía completa sobre cómo maximizar el éxito en la solicitud de subvenciones europeas, desde la petición hasta la realización del proyecto y entrega de informes.
La elección de la solicitud
Antes de comenzar con un proceso de solicitud, resulta fundamental comprender la naturaleza de los diferentes tipos de subvenciones. La Comisión Europea dispone de numerosas opciones de financiación a través de programas como Horizonte Europa, Erasmus+, EU4HEALTH, LIFE, etc. Cada uno de estos programas cuenta con sus propios propósitos, prioridades y destinatarios específicos. De este modo, conocer previamente el funcionamiento de estos programas ayudará a la identificación de la opción de financiación que sea más adecuada para el proyecto.
Pasos para realizar una solicitud satisfactoria
- Alinear los objetivos del proyecto a los de la CE: es importante verificar que el proyecto está en consonancia con los objetivos y prioridades que marca el programa al que se está optando. No estar en sintonía puede afectar enormemente al éxito de la solicitud.
- Elaborar una propuesta sólida: se deben exponer de manera clara los objetivos del proyecto, el impacto previsto, los planes de ejecución y el dinero que se va a necesitar. De igual modo, es muy importante poner de manifiesto la capacidad de la empresa u organización para llevar a cabo el proyecto con éxito.
- Contar con socios o colaboradores: gran parte de las convocatorias de financiación de la CE requieren la formación de consorcios internacionales. Contar con socios confiables que tengan experiencia y conocimientos complementarios fortalecerá la solicitud.
- Presta atención a los detalles: los formularios de solicitud suelen ser complejos. Por ello, es muy importante suministrar la información de la manera más clara y concisa en todas las secciones. Así, se podrán evitar descalificaciones por información incompleta.
Gestión de los proyectos
Una vez que el proyecto haya obtenido la financiación, una buena gestión determinará el éxito del proyecto.
En primer lugar, se debe realizar un plan detallado de la gestión del proyecto en el que se especifique todo lo que se va a hacer: hitos, asignaciones presupuestarias y las funciones de cada uno de los componentes del consorcio. Este plan será la guía a seguir durante toda la ejecución del proyecto.
En lo que respecta a la administración financiera, es muy importante establecer unas prácticas estrictas que incluyan un registro de los gastos que se van realizando. Con ello, se podrá ir viendo si es necesario ajustar el presupuesto en algún momento del proyecto. Por supuesto, se deben cumplir a rajatabla todas las regulaciones financieras de la Comisión Europea. De este modo, es muy recomendable estar pendiente de todos los requisitos de cumplimiento de la CE y contar con un registro de todas las actividades para facilitar las auditorías y la elaboración de informes.
En todo proyecto puede haber riesgos. Por ello, es importante identificarlos previamente y desarrollar estrategias para mitigarlos. Conforme se vaya avanzando en el tiempo, se debe actualizar ese plan de riesgos para poder estar preparados a nuevos retos que puedan surgir.
Por último, es fundamental que todas las partes estén informadas y comprometidas con todas las fases del proyecto, desde los socios hasta los beneficiarios y a la propia Agencia de la Comisión Europea.
Seguimiento, evaluación e informes
La supervisión y evaluación son componentes fundamentales para la administración efectiva de las subvenciones de la CE. Estos procesos permiten analizar el avance del proyecto, su impacto y cumplimiento. Para ello, recomendamos establecer un sistema de monitoreo para supervisar la evolución del proyecto en relación con sus metas e hitos.
Por otro lado, se deben preparar y presentar los informes de situación que exija el Acuerdo de Subvención. En ellos se debe incluir una relación detallada de las actividades del proyecto, gastos y problemas encontrados.
También son importantes realizar evaluaciones para valorar el impacto del proyecto. Para ello, se deben contrastar los resultados obtenidos con las metas establecidas para así, evaluar su efectividad e identificar posibles errores.
Por último, pero no por ello menos significativo, se debe estar preparado para las auditorías que realizan desde la Comisión Europea u otros organismos. Para ello, se deben tener toda la documentación e informes que se requieran completos y disponibles.
Alcanzar el éxito en la gestión de subvenciones de la CE requiere planificar, ejecutar e informar rigurosamente. Alinear el proyecto con los objetivos de la CE, elaborar una solicitud robusta, implementar prácticas eficientes en la gestión y cumplir con los requisitos de seguimiento, evaluación y presentación de informes, incrementa, sin duda, las posibilidades asegurar la financiación y culminar exitosamente el proyecto.
Es crucial recordar que el éxito en las gestiones de las subvenciones de la CE no solo se limita a la obtención de la financiación, sino que también implica lograr resultados tangibles que se alineen con los objetivos de la CE y generen un impacto positivo en sus beneficiarios.
Chiara Assirelli, Technical Manager de Euro-Funding.
