La digitalización y automatización de los procesos empresariales son esenciales para mejorar la eficiencia y reducir los errores. Una de las áreas clave en las que la tecnología puede marcar la diferencia es en la gestión de facturas. DocuWare permite importar y procesar facturas electrónicas de manera segura y eficiente, asegurando el cumplimiento de los estándares legales y facilitando su gestión. En esta guía, exploraremos cómo funciona este proceso y qué beneficios puede tener para tu empresa la gestión de facturas apoyada en las soluciones de DocuWare.
¿Qué es la importación de facturas electrónicas?
La importación de facturas electrónicas implica el uso de software para recibir, leer y almacenar facturas enviadas en formato electrónico, como XML. DocuWare simplifica este proceso al leer automáticamente los datos de la factura y almacenarlos de manera que puedan ser fácilmente revisados y auditados.
Proceso de gestión de facturas electrónicas con DocuWare
Para comenzar a importar facturas electrónicas en DocuWare, es necesario crear configuraciones específicas en la plataforma. Estas configuraciones se crean en el área de Tratamiento de Documentos y se basan en un documento de ejemplo, como un PDF con metadatos incrustados o un archivo XML.
Los datos estructurados del XML de su factura de ejemplo se muestran de tal manera que pueden ser asignados fácilmente a los campos de índice deseados en DocuWare. Esto permite que los datos importantes, como el número de documento, el nombre del cliente o proveedor y el total de la factura, sean fácilmente accesibles y utilizables.
DocuWare asegura que las facturas electrónicas se archiven de manera inalterable, garantizando su integridad y autenticidad. Además, las facturas pueden mostrarse en una versión legible al ojo humano, facilitando las auditorías y revisiones. Este proceso incluye el rastreo e indexación clara de las facturas, permitiendo su recuperación rápida y precisa cuando sea necesario.
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Estándares soportados por DocuWare
DocuWare soporta varios estándares nacionales e internacionales para la facturación electrónica. Estos estándares definen cómo deben estructurarse y presentarse los datos en una factura electrónica. A continuación, se describen algunos de los principales estándares soportados:
- XRechnung (Alemania): La norma XRechnung se aplica al intercambio de facturas electrónicas con las autoridades federales alemanas, según la ley alemana de facturación electrónica y la directiva de la UE 2014/55/UE. Este estándar garantiza que las facturas sean compatibles con los requisitos legales y técnicos necesarios para el procesamiento automatizado.
- ZUGFeRD (Alemania): ZUGFeRD es otro estándar alemán que combina un archivo XML incrustado en un PDF. Esto permite que los datos de la factura sean legibles tanto para los sistemas automatizados como para los humanos, facilitando la verificación y el procesamiento.
- Factur-X (Francia): Factur-X es la versión francesa del estándar ZUGFeRD. Comparte el mismo concepto de combinar un archivo XML incrustado en un PDF, asegurando así que las facturas sean accesibles y verificables.
- FatturaPA (Italia): FatturaPA es el estándar italiano para la facturación electrónica. Aunque no cumple con la norma EN 16931 de la Unión Europea, es ampliamente utilizado en Italia y garantiza que las facturas electrónicas sean válidas y procesables dentro del sistema italiano.
- EN 16931 (Unión Europea): Para el intercambio de facturas electrónicas en la Unión Europea, la norma EN 16931 regula los contenidos y el modelo de datos permitidos. Según esta norma, las facturas electrónicas pueden enviarse como datos estructurados (archivos XML) o como archivos PDF con datos XML incrustados. DocuWare es compatible con ambos formatos de datos, UBL (Universal Business Language) y CII (UN/CEFACT/Cross Industry Invoice).
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Beneficios de utilizar DocuWare para la gestión de facturas electrónicas
- Eficiencia en el procesamiento: La automatización de la importación de facturas electrónicas reduce significativamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para procesar facturas manualmente. Esto permite que los empleados se enfoquen en tareas más estratégicas y de mayor valor para la empresa.
- Reducción de errores: Al eliminar la necesidad de entrada manual de datos, se minimizan los errores humanos, mejorando la precisión y la confiabilidad de los datos de facturación.
- Cumplimiento legal: DocuWare asegura que todas las facturas electrónicas importadas cumplan con los estándares legales y normativos aplicables, evitando problemas legales y garantizando la conformidad con las leyes de facturación electrónica.
- Seguridad y protección de datos: Las facturas electrónicas se almacenan de manera segura y protegida contra alteraciones, asegurando que la información sensible de la empresa esté a salvo de accesos no autorizados y cumpliendo con las normativas de protección de datos.
- Facilidad de auditoría: La capacidad de mostrar las facturas electrónicas en una versión legible al ojo humano facilita las auditorías y revisiones. Esto asegura que cualquier inspección pueda realizarse de manera eficiente y sin complicaciones.
- Integración con otros sistemas: DocuWare se integra fácilmente con otros sistemas empresariales, como DMS, CRM y ERP. Esta integración asegura que los datos de facturación sean accesibles y utilizables en todas las áreas de la empresa, mejorando la colaboración y la eficiencia operativa.
La gestión de facturas electrónicas con DocuWare es una solución efectiva para mejorar la eficiencia, reducir errores y asegurar el cumplimiento legal en la gestión de facturas. Al soportar varios estándares nacionales e internacionales y ofrecer una fácil configuración e integración, DocuWare facilita la transición hacia una gestión digital de facturas.
Con esta herramienta, las empresas pueden beneficiarse de una mayor seguridad, protección de datos y facilidad de auditoría, asegurando que sus procesos de gestión de facturas sean modernos, eficientes y conformes a las normativas. ¿Quieres saber cómo aprovechar todas sus ventajas?
