La nueva Ley Antifraude va a modificar la forma en la que muchas empresas y autónomos realizan la gestión en los sistemas de facturación, a través de medidas para prevenir el fraude fiscal, la morosidad comercial, y destapar empresas fantasma, entre otros cambios. Sin embargo, esto supondrá para los afectados un esfuerzo para adaptarse a las nuevas normas, dar un paso más en la digitalización de las cuentas y cambiar su fiscalización.
Por este motivo, es importante conocer cómo afectará a tu negocio, los retos que supone, y los pasos a seguir para poder adaptarse a ellas sin problemas, algo que sigue generando algo de confusión entre los afectados, así como una preocupación por los gastos que podría suponer (y qué tipos de ayudas existen para ello, como el denominado KitDigital). Si quieres saber más sobre esta normativa y cómo afectará a pymes y autónomos, te invitamos a nuestro evento «eFactura Fórum: Claves de las nuevas normativas» donde podrás charlar con expertos en el tema.
Falta de información y carga administrativa
La Ley Antifraude ha traído una serie de retos que las pymes y autónomos deberán sortear. Los más comunes son:
- Falta de información: la falta de información de las nuevas leyes es uno de los mayores inconvenientes, por esto, es importante informarse bien de todas las obligaciones correspondientes. Si es necesario, se puede buscar asesoramiento fiscal o legal si la normativa es compleja y difícil de interpretar.
- Carga administrativa: las nuevas leyes aumentan la carga administrativa, ya que es necesario adaptarse a la nueva manera de proceder, o aprender a utilizar el software de facturación. Por ello, es importante la formación y la búsqueda del software o herramienta digital que sea más intuitiva, con mejor usabilidad.
Cómo garantizar que el sistema de facturación se adapte a la Ley Antifraude
AEAT impulsa un nuevo sistema denominado VeriFactu, que verificará el software de facturación de pymes y autónomos en tiempo real. Sin embargo, la ley no obliga a integrar el sistema oficial (una app que podrá en marcha la propia AEAT), aunque la empresa que no use este sistema deberá demostrar que su software o sistema de gestión de terceros cumple con la Ley Antifraude, con clasificación VeriFactu. Y es que, la facturación podrá realizarse tanto con plataformas privadas de facturación electrónica, como también mediante soluciones públicas o combinar ambas.
En cualquier caso, se establece una prohibición del uso de software de doble facturación, es decir, que permita llevar al autónomo o empresa una doble contabilidad, y que puedan dar paso a pagos en efectivo en B. Y, para que pueda ser certificado, debe garantizar las siguientes propiedades de las facturas:
- Integridad y legibilidad: la información debe ser completas y correctas, evitando la corrupción o destrucción de los mismos.
- Conservación: se almacenarán durante un tiempo determinado para su revisión en caso de ser necesario.
- Accesibilidad: garantizar el acceso a los datos almacenados.
- Trazabilidad: se permite un meticuloso seguimiento que permite saber de dónde provienen, cómo se transforman, etc.
- Inalterabilidad: las facturas, una vez registradas, no pueden ser alteradas o modificadas de ninguna manera.
Así mismo, los sistemas de facturas que utilicen VeriFactu tendrán ciertas marcas y funcionalidades:
- Código QR para que el destinatario de la factura pueda comprobar la autenticidad de la misma mediante cualquier dispositivo móvil o lector de códigos.
- Sello VeriFactu, con el nombre y frase que indique el sistema para ser validada e identificable.
Además de esto, se enviará la información a Hacienda para evitar el fraude y realizar un seguimiento. Y el sistema informático tendrá que cumplir con el reglamento, guardando un registro de cada factura expedida. Incluso se debería facilitar una comunicación fluida entre los contribuyentes y la AEAT, enviando cada evento o registro de factura (mediante XML) automáticamente a la Agencia Tributaria.
No existe obligación alguna de entregar factura electrónica cuando los destinatarios de la misma sean particulares o consumidores finales. En estos casos podrán seguir utilizando el formato tradicional en papel o en PDF (que no se debe confundir con una factura electrónica, aunque sea un documento digital).
En definitiva, la pyme y el autónomo deberá seguir la senda de la transformación digital, esta vez afectando al software o plataformas de facturación. Por ello, es vital conocer el alcance de lo que se pretende conseguir con este nuevo sistema, y formar a los usuarios responsables sobre el uso de las nuevas tecnologías necesarias.
Implementación de medidas adicionales para superar los nuevos retos
Para poder cumplir con todos los requisitos de la Ley Antifraude, y también con la Ley Crea y Crece, con las que tiene puntos en común, es importante que tanto las pymes como los autónomos tracen un plan:
- Implementar medidas de control interno: es necesario auditar las prácticas financieras de la entidad para mitigar cualquier riesgo que podría suponer fraude fiscal con la nueva ley, incluso podría ser necesario el asesoramiento profesional. Si es necesario, habrá que formar al personal responsable de la facturación, y asegurarse de que se está usando el software oficial o un software certificado.
- Predecir los costes asociados: la implementación del primer punto puede suponer unos costes asociados que habrá que contabilizar para garantizar que se puede hacer frente, o si se debe hacer uso de ayudas como el KitDigital.
- Cumplimiento del RGPD: si se van a utilizar sistemas donde se almacenen datos de clientes, asegurarse de respetar la ley de protección de datos. Esto podría implicar también tomar medidas de seguridad adicionales.
