La digitalización de los negocios españoles es una de las grandes asignaturas pendientes en nuestro tejido empresarial. Aunque es cierto que el 82 % de las pymes españolas aumentó la adopción de herramientas digitales durante la pandemia, lo cierto es que sigue existiendo una gran brecha digital entre grandes compañías y Pymes, que suponen la inmensa mayoría de empresas en nuestro país. De hecho, según el Índice de la Economía y la Sociedad Digitales (DESI) de la Comisión Europea, España se encuentra en el puesto 13, de 27 países de la Unión Europea, en cuanto a la integración de las tecnologías digitales.
Las pymes tienen dificultades para amoldarse al nuevo paradigma. En ocasiones, se debe a no disponer de los recursos para invertir; en otros, se debe al desconocimiento de las posibilidades que la digitalización puede hacer por su negocio. Lo cierto es que las herramientas digitales pueden suponer una gran ventaja para ellas, ya sea automatizando procesos como la firma o aprobación de documentos o incorporando nuevos clientes de forma desasistida.
Toda empresa, sea cual sea su tamaño, ha de realizar tareas burocráticas y administrativas, ya sea con la Administración Pública, con proveedores o clientes. Contar con tecnología que ayude a resolver dichas tareas en el menor tiempo posible es fundamental para que puedan enfocarse en lo que realmente importa: su negocio. Por ello, contar con un certificado digital que permita realizar multitud de trámites sin desplazarse y depender del papel es vital.
Antes era necesario acudir en persona para cualquier tarea administrativa. Ahora es posible hacerlo cómodamente, desde la oficina. Incluso, se puede optar por obtener la identidad digital sin acudir a identificarse a un lugar físico, mediante la videoidentificación. La tecnología ha posibilitado que incluso esta tarea pueda realizarse de forma 100 % virtual.
Además, en muchas ocasiones, los trabajadores se caracterizan por su movilidad: viajes de trabajo, visitas a clientes… En estos casos, se hace necesario contar con una identificación digital que permita realizar todo tipo de trámites mientras se está fuera de la oficina, algo que está garantizado disponiendo del certificado digital en la nube y, por tanto, en el móvil. GoSign, de Camerfirma, cuenta incluso con una app para hacer aún más fácil el proceso de firma, en el momento, sin complicaciones y con plena validez jurídica.
Apuesta por la digitalización
Las PYMES, por tanto, han de apostar por la digitalización para aprovechar todas las ventajas que supone para su negocio pero, también, es un requisito indispensable para cumplir con la normativa europea. El Reglamento eIDAS buscaba reforzar la regulación para la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas. Una nueva versión de esta normativa, el llamado eIDAS 2, prevé nuevas herramientas para la confianza digital, como el wallet digital o el archivo documental a largo plazo, algunos de los cuales se convertirán en obligatorios (y las empresas han de estar preparadas para cumplir con la normativa).
La custodia documental consiste en herramientas, procesos, estándares y estrategias destinados a prolongar la existencia de un objeto digital manteniéndolo en condiciones adecuadas para su uso, protegiendo tanto la identidad como la integridad del objeto, es decir, su autenticidad. Soluciones como Safe LTA, de Camerfirma, garantizan que se cumple con los requisitos de la custodia documental a largo plazo y, por tanto, con lo que dispone eIDAS 2.
Aunque disponer de soluciones de confianza digital es una forma de optimizar los recursos y el tiempo de los empleados, lo cierto es que suponen mucho más. Este tipo de soluciones aportan validez legal a todos los documentos que se firman dentro de la empresa evitando su firma en papel, de tal manera que representan un gran avance en el camino a la digitalización.
Alfonso Carcasona, CEO de Camerfirma.
