El mantenimiento de la impresora, o de un conjunto de impresoras, puede representar una carga importante para cualquier profesional, y en el caso de las pymes esta puede ser todavía mayor dependiendo de sus necesidades concretas de impresión, y de su situación. En este contexto, los planes de impresión se han convertido en una solución muy socorrida, ya que nos permitirán simplificar nuestro entorno de impresión y reducir la carga que este representa
Sabemos que, para muchas pymes y sobre todo para autónomos y profesionales liberales, los planes de impresión todavía generan muchas dudas, y por ello hemos querido compartir con vosotros este artículo donde vamos a descubrir qué son exactamente, cómo funcionan y por qué son un valor interesante para pymes y autónomos. Si tenéis cualquier duda podéis dejarla en los comentarios. Sin más, entramos en materia.
Qué son los planes de impresión
Un plan de impresión es, en líneas generales, un servicio que ofrece una empresa a cambio de un determinado importe que, normalmente, adopta el modelo de suscripción y sigue un patrón mensual. Dicho de otro modo, es un servicio que podemos contratar a cambio de una cuota mensual.
Ese servicio incluye, en la mayoría de los casos:
- Una cantidad de páginas que podemos imprimir dentro de un mes natural.
- Envío de suministros (cartuchos de tinta o tóner) a domicilio, sin gastos de envío.
- Suministro automatizado, es decir, la impresora se ocupará de pedir nuevos suministros cuando sea necesario.
- Algunos planes de impresión ofrecen también un programa de reciclaje gratuito.
Para poder contratar los planes de impresión es necesario contar, en todos los casos, con una impresora que sea compatible con el servicio de cada empresa. Si no cumplimos este requisito, no podremos darnos de alta. También es imprescindible tener la impresora conectada a Internet, y en muchos casos necesitaremos un método de pago válido, aunque algunos de estos servicios también trabajan con tarjetas prepago.
El proceso de alta suele ser muy sencillo, pero es importante que tengáis en cuenta que no todos los planes de impresión permiten un uso comercial. Algunos están limitados a un uso personal y privado, así que ante cualquier duda es mejor que contactéis primero con el proveedor.
Cómo funcionan los planes de impresión
Para activarlos muchos no solo necesitan un registro por nuestra parte, sino que además necesitan que introduzcamos los consumibles que nos envían para finalizar el proceso. Esos consumibles están vinculados al servicio contratado, así que si nos damos de baja lo más normal es que dejen de funcionar, ya que no hemos pagado los consumibles, hemos pagado por poder imprimir con ellos un número de páginas concreto.
Cuando introducimos los consumibles del servicio podemos empezar a imprimir. Tendremos asignadas un número de páginas que puede variar en función de cada uno de los planes de impresión, y podremos imprimirlas como queramos y cuando queramos, siempre dentro del mes natural. Algunos servicios permiten acumular las páginas que no hayamos consumido para el próximo mes, y también dan la opción de ampliar comprando packs de páginas adicionales.
Al elegir un plan de impresión no estamos aceptando ningún compromiso. Podremos cambiarnos de plan en cualquier momento, algo importante que nos permitirá adaptarlo a nuestras necesidades, y también podremos darnos de baja cuando queramos. La ausencia de compromisos para el cliente es una ventaja muy importante que ofrecen los planes de impresión.
La impresora irá contando las páginas que imprimamos, y en la mayoría de los casos se ocupará también de pedir nuevos consumibles cuando sea necesario. Esos consumibles nos llegarán a la puerta de nuestra pyme, comercio u oficina antes de que se agoten los cartuchos que estamos utilizando, y sin gastos de envío. El proceso de facturación es mensual, y si en algún momento nos damos de baja podremos seguir utilizando las impresoras de forma tradicional.
Qué ventajas ofrecen los servicios de impresión basados en planes mensuales
Estas pueden variar dependiendo del proveedor y de la modalidad contratada, pero al final hay una serie de ventajas que son comunes a todos estos servicios, y que os voy a resumir a continuación:
- Reducción de costes de impresión, que dependiendo del servicio y de cómo trabajemos puede llegar a niveles muy interesantes. Este tipo de servicios muestran su mejor valor en este sentido cuando imprimimos en color.
- Ahorro de tiempo y esfuerzo, ya que no tendremos que perder el tiempo buscando consumibles, asegurándonos de que son compatibles y teniendo que salir a comprarlos. Los recibiremos a domicilio, y sin coste.
- Tranquilidad total, porque las impresoras serán las que controlen los niveles de los consumibles y pedirán nuevas unidades cuando sea necesario. Nunca más nos quedaremos sin tinta en el peor momento posible.
- Sin compromisos ni secretos, los planes de impresión son totalmente voluntarios, mensuales y no conllevan compromisos ni letra pequeña. Podremos cambiarnos de planes y darnos de baja en cualquier momento.
Algunos planes incluyen, además, un programa de reciclaje que nos ayudará a reducir la huella de carbono de nuestra actividad profesional, y de nuestra pyme.
