La empresa especializada en digitalización y automatización de todo el ciclo de documentos de negocio, Docuten, nos cuenta qué tipo de empresas están obligadas a emplear la factura electrónica. Saber estos aspectos es importante cuando ya se ha aprobado la Ley Crea y Crece, que entrará en vigor en unos meses en nuestro país.
En estos momentos, si bien la obligación de emitir facturas electrónicas entre empresas y autónomos es de carácter voluntario, en las relaciones con las administraciones públicas su obligatoriedad empezó ya en 2015.
Sin embargo, la nueva Ley Crea y Crece impone la obligación de facturar electrónicamente en sus transacciones a todas las empresas y autónomos. Este hecho queda recogido en el artículo 12 que dice, textualmente, “todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”.
De esta manera, la ley modifica las reglas sobre quiénes están obligados a emitir factura electrónica; aunque si bien se ha aprobado en el Senado y ratificado en el Congreso, no será hasta su posterior publicación en el BOE cuando quedará aprobada definitivamente, entrando en vigor a los 20 días de su publicación.
La Ley Crea y Crece establece dos plazos para acogerse a dicha obligatoriedad y dicho período varía en función de la facturación de las empresas. Así, aquellas empresas y autónomos con una facturación anual superior a 8 millones de euros tendrán la obligación de aplicar esta medida en el plazo de un año desde la publicación de la Ley en el BOE. Para todas aquellas empresas cuya facturación no alcance dicha cuantía dispondrán de un plazo de tres años desde la publicación de la Ley en el BOE.
Respecto a los requisitos tecnológicos, las empresas deberán contar con un programa de facturación electrónica para su gestión; y no sólo en torno a la emisión de facturación electrónica, sino también en su recepción. La facturación electrónica cuenta con las siguientes características:
- Contenido: el contenido de una factura electrónica debe ser el mismo que el de una factura física, según la normativa de facturación (i.e. Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre).
- Acceso: las empresas y autónomos deben facilitar el acceso a los destinatarios para poder ver, descargar e imprimir las facturas de forma gratuita.
- Tiempo: mantener dicho acceso para las facturas electrónicas emitidas en los últimos 4 años, aun cuando se disuelva la relación contractual.
En la actualidad, pymes y autónomos pueden disfrutar de una solución de factura electrónica a través de Kit Digital o a través de una contratación directa no subvencionada.
Como apunta Daniel Cerqueiro, Director de Negocio en Docuten, “es clave para las pymes ir de la mano de un socio solvente en este sentido. La obligatoriedad de almacenar hasta 4 años las facturas electrónicas, aún cuando la sociedad se haya disuelto, obliga a contar con un proveedor de confianza que cumpla con todas las normativas legales de la UE”.
