El “Anteproyecto de Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción”, ha sido ya aprobado por el Consejo de Ministros, que es la ratificación en España de la llamada “Directiva Whistleblowing”. De esta manera, se espera que el Consejo de Estado emita finalmente el dictamen sobre el texto para poder debatirlo.
Esta normativa procede de una iniciativa de la Unión Europea, aprobada en 2019 y según el Gobierno es muestra de su compromiso por la lucha contra la corrupción. Aún así, España ya está fuera de plazo para adaptar la normativa, tanto es así que la Comisión Europea comenzó el proceso sancionador el pasado mes de febrero.
Estos compases de espera hasta la aprobación final del texto, dan la oportunidad a las empresas para prepararse para los cambios y obligaciones de la ley, pues, una vez entre en vigor, las sanciones por incumplimiento pueden llegar hasta el millón de euros. EQS Group Espana, proveedor líder de servicios de regtech, nos cuenta cuáles son las señales de que una empresa no cumple con los requisitos de la nueva ley y algunas soluciones:
Herramientas digitales para reforzar los canales de denuncia
Uno de los puntos principales del texto es la obligación de las empresas de establecer canales de denuncia efectivos que garanticen el anonimato y la confidencialidad del informante. El objetivo es que existan medios con los que no solo los empleados puedan plantear sus dudas, sino que esos canales también sean capaces de dar continuidad a la información sin comprometer al informante.
Actualmente, algunos de los canales que suelen utilizar las empresas son líneas de atención telefónica o emails anónimos, y sin embargo, ninguno de ellos cumple con las nuevas obligaciones. La ley establece la necesidad de crear un canal de atención al que el informante pueda acceder, confiando en su garantía de anonimato para dejar su información, pero que a la vez pueda volver a acceder para asegurar el seguimiento de su queja. Para ello, la alternativa son los canales externos de comunicación digital que integren conversación, capacidad de compartir archivos y, sobre todo, seguridad. Además, estos canales deben garantizar que se genera un registro de las comunicaciones recibidas y de las investigaciones internas llevadas a cabo.
Una única persona encargada para simplificar el proceso
La nueva Ley apuesta por la designación de un responsable que gestione el sistema interno de información de principio a fin, desde la comunicación del informante hasta la depuración de responsabilidades. Esta función podrá llevarse a cabo tanto desde dentro de la propia entidad, o acudiendo a un tercero externo que facilite este proceso a las compañías con herramientas digitales de denuncia.
Sea como sea, con la nueva ley siempre se deberá asignar a una persona física responsable de la gestión del sistema y que evalúe si en la compañía se están cumpliendo correctamente los procedimientos para favorecer un sistema de denuncias transparente y confidencial.
Hablar de informantes para evitar llamarlos denunciantes
A nivel de denominación, la futura ley establece un cambio fundamental al hablar de informantes y no denunciantes. Este cambio es crucial para influir en la ética de las empresas españolas, pues nuestra cultura empresarial tiende a la no comunicación. No se trata de comunicar infracciones o tratar de hacer daño a los compañeros, sino de comunicar todo aquello que nos llama la atención con el objetivo de resolver nuestras dudas éticas y depurar responsabilidades en caso de que se estén cometiendo infracciones que puedan repercutir negativamente en la reputación de la empresa, todo ello sin tomar represalias contra el informante.
Hablar de informantes genera un clima mucho más atractivo para la comunicación y esto repercute positivamente en la propia empresa. Los empleados son quienes más cerca están del trabajo diario, y por lo tanto son los más conscientes de lo que ocurre, para bien o para mal.
Comunicación efectiva para aclarar los procesos de denuncia
Esta falta de cultura de la denuncia también genera un desconocimiento de los procesos internos, los empleados no conocen quién es la persona con la que hablar ni por qué medios, pero tampoco cuáles son las infracciones sobre las que deberían comunicar. La nueva Ley, fiel a su objetivo mismo, apuesta por información pública de fácil acceso y obliga a las empresas a hacerla constar en la página de inicio de la página web de la empresa.
“El proceso de aprobación parlamentaria conlleva unos tiempos que no son necesariamente rápidos, pero al menos eso deja un margen a las compañías para comenzar a prepararse, porque una vez entre en vigor las empresas deberán contar con las herramientas necesarias para cumplir con ella, y las multas en caso contrario son cuantiosas. Nosotros recomendamos a todos nuestros clientes comenzar a implantar los cambios necesarios, y por supuesto eso pasa por una herramienta de denuncia que integre el proceso completo y garantice la confidencialidad del denunciante”, afirma Murray Grainger, Country Manager de EQS Group España y Portugal.
