¿Por qué pasar 12 ó 14 horas en el trabajo cuando podemos realizar las mismas tareas en 7 u 8 horas? Las distracciones innecesarias merman nuestra capacidad de concentración, nos vuelven personas menos productivas y nos obligan a pasar más horas frente al ordenador.
En MuyPymes hemos elaborado un completo decálogo que contiene nada menos que diez recetas que te ayudarán a evitar todos aquellos elementos que te distraen de lo esencial. El resultado: menos horas y más productividad.
1. No controles el correo electrónico tan a menudo
No es la primera vez que decimos que el correo electrónico es la primera y más importante fuente de distracciones con la que tienes que lidiar en tu jornada laboral, pero no nos queda más remedio que insistir en ello.
En este punto no está de más citar un reciente estudio desarrollado por la Universidad de Glasgow en el que se pone de manifiesto que muchos de los trabajadores menos productivos suelen controlar su correo electrónico hasta 40 veces por hora, cuando lo razonable es hacerlo únicamente tres veces al día.
2. Olvídate del teléfono
En ocasiones, cuando necesitamos realmente mantener la concentración al máximo nivel, podemos optar directamente por olvidarnos del teléfono.
No se trata de apagarlo completamente, pero por ejemplo, podemos restringir las llamadas entrantes salvo para determinados números, activar el modo vibración, o directamente dejarlo en otra habitación, para después comprobar las llamadas que hemos recibido después de unas horas.
3. Defiende tu espacio de trabajo
Para muchos, esto puede traducirse simplemente en cerrar la puerta de su despacho. Sin embargo cuando trabajamos en espacios abiertos (no disponemos de nuestro propio despacho) dicha defensa debemos hacerla desde el plano mental. Una buena solución es utilizar por ejemplo dos navegadores diferentes.
El primero de ellos sólo lo utilizaremos para realizar tareas que estén relacionadas directamente con nuestro trabajo. Abriremos el segundo cuando queramos tomarnos un respiro, y pasar algunos minutos de desconexión. Si nuestro sistema operativo nos lo permite, también podemos configurar distintos «espacios de trabajo» para cada una de las áreas que necesitemos.
4. Ordena tu espacio de trabajo
Una mesa desordenada, no saber donde se encuentran los objetos que necesitamos, una montaña de papeles sin organizar… son signos de un espacio que trabaja en nuestra contra. El objetivo de un espacio de trabajo ordenado no es que todo «quede más bonito» sino que seamos más productivos, y tengamos más capacidad para llevar nuestras tareas a buen término.
Si cada vez que tenemos que buscar un documento perdemos cinco minutos, ¿imagináis cuánto tiempo inútil hemos dejado pasar a lo largo del día?
5. Utiliza cascos
Algunas personas necesitan aislarse del mundo para estar más concentrados. Una buena forma es utilizar cascos, poniendo una música suave que no nos distraiga. Lo ideal es utilizar música clásica, jazz, o ambient.
Conviene la música con letra, ya que fácilmente perderemos la concentración, pasando más tiempo pensando en la letra y los recuerdos que nos evoca que en nuestra tarea. Algunas personas optan por ponerse cascos sin ninguna música, de forma que otros se lo tengan que pensar dos veces antes de interrumpirles.
6. Todo lo que necesites tiene que estar a mano
Antes de comenzar una tarea, asegúrate de que todo lo que necesitas está a mano. ¿Dispones de toda la información/documentación necesaria? ¿Qué programas vas a utilizar? ¿Vas a tener que contactar con alguien? En definitiva, antes de comenzar tu jornada laboral no está de más que realices una pequeña planificación de todo lo necesario.
7. Cambia tu horario laboral
Si trabajar por tu cuenta, o tu empleo te permite disponer de un horario laboral muy flexible, adáptalo a tus necesidades. Una buena idea consiste en comenzar a trabajar antes, para poder salir antes. Si comienzas a trabajar a las 7 por ejemplo, dispondrás de dos horas en las que prácticamente estarás «solo ante el mundo» sin interrupciones de ningún tipo. De esta forma, podrás por ejemplo salir a las 17.00 y conciliar mejor tu vida laboral y familiar.
Si trabajas en tu casa, identifica cuál es el horario que mejor se adapta a tu rendimiento laboral. Algunas personas prefieren trabajar por las noches, mientras que otras, como hemos indicado antes, necesitan levantarse muy pronto para poder rendir al máximo.
8. Resuelve cualquier duda antes de comenzar
Antes de comenzar a trabajar en cualquier proyecto, debes de tener una idea muy definida de qué es lo que tienes que hacer. No basta con tener una vaga idea de lo que se te va a requerir. Por lo tanto, todas las dudas, preguntas y cuestiones que necesites aclarar es mejor resolverlas antes de comenzar a trabajar.
Es verdad que puede que en el transcurso de tu tarea se presenten nuevas dudas, pero no es lo mismo una duda puntual que estar sumido en un mar de preguntas, que acabaremos sin resolver por vergüenza a volver a preguntar.
9. Desconéctate de Internet
Después del correo electrónico, Internet es la mayor fuente de distracciones que puedes encontrar en tu entorno laboral. Navegar, visitar redes sociales, comprobar tu cuenta en Twitter, leer las últimas noticas o repasar tus feeds te está robando tiempo de lo que realmente importa: terminar tu trabajo y disponer de más tiempo libre.
Si te encuentras antes un proyecto o una tarea que puedes resolver sin necesidad de utilizar Internet, no te lo pienses dos veces: tira del hilo y desconéctate de la Red. Haciéndolo estarás poniendo fin a una gran fuente de distracciones.
10. Tómate un descanso antes de perder la concentración
Es inevitable. Después de un tiempo trabajando, nuestra mente comienza a evadirse, a pensar en cosas mucho más agradables y gradualmente, perdemos la concentración, hasta que llega un punto en el que realmente no sabemos bien en lo que estamos trabajando.
Cuando identificamos estos momentos, la mejor solución es no insistir en seguir trabajando. Resulta mucho más productivo dejar de trabajar y tomarnos cinco minutos para desconectar. Podemos dar un paseo, tomarnos un té o simplemente realizar un ejercicio e respiración. De esta forma en pocos minutos estaremos listos para empezar de nuevo.
