No nos engañemos: la mayoría de las reuniones que mantenemos a lo largo del día, no sólo son improductivas sino que también son innecesarias. Y es que por alguna extraña razón cuando 4 ó 5 personas se juntan pocas veces toman decisiones de forma rápida y eficaz.
Pero a pesar de que ésta es una realidad palpable, difícilmente podemos evitar las necesidad de mantenerlas. En este sentido, si no podemos evitarlas, almenos podemos seguir algunas esttrategias para que sean lo más productivas posibles.
Los lectores habituales de MuyPymes estáis acostumbrados a leer artículos en los que se explica cómo ser más productivo con nuestro e-mail, nuestra Blackberry, o un iPhone. También solemos explicar cómo gestionar mejor nuestro tiempo gracias al GTD, o cómo ser más creativos. Sin embargo en todas estas situaciones de alguna forma se obvia uno de los componentes más importantes que están presentes durante una reunión: el factor humano.
Mientras que la tecnología es fácilmente controlable y responde a nuestras necesidades ayudándonos a ser más productivos, las reuniones son por defecto un claro sinónimo de la anti productividad. Suelen durar mucho más de lo necesario (e incluso de lo deseable), los argumentos suelen dispersarse sobre la mesa, y en muchas ocasiones no se alcanza ninguna deicisón concreta sino que se aplazan los «resultados» a una posterior reunión donde vuelve a repetirse el mismo ciclo de improductivo.
Otro buen argumento en contra de las reuniones es que a muy pocas personas les gusta participar en las mismas. Muchos acuden como «invitados» cuando realmente poco o nada pueden aportar al tema que se va a tratar. Otros no paran de pensar que en ese momento tendrían que estar atendiendo cuestiones mucho más importantes, y un tercer grupo no siente demasiado interés por lo que se trata. Al final es probable que lo que empezó con la mejor de las intenciones acabe terminando en un coloquio sobre los más diversos temas.
En este sentido y como ya hemos comentado en otros artículos cuando hemos abordado este tema, la mejor estrategia pasa por eliminarlas, si no completamente si almenos todas aquéllas que no sean realmente necesarias. Pero además, podemos seguir algunas pautas para mejorar la «calidad» de estos encuentros.
1. Empezar por el principio: el motivo de la reunión
Las cosas bien claras. Desde el minuto uno debemos dejar bien claro cuál es el motivo de la reunión, y cuáles son los objetivos que esperamos alcanzar a lo largo de la misma. En este punto si afirmamos que la reunión terminará cuando se alcance el consenso en tres cuestiones determinadas (por ejemplo) animaremos a que las personas que intervienen sean mucho más proactivas, y que se concentren con más intensidad en el tema que se va a tratar, pues en definitiva todos están deseando terminar lo antes posible.
2. Toma de notas
Los seguidores de la serie de televisión House coincidirán con nosotros en que uno de los elementos más importantes de la serie son las reuniones que mantienen los médicos de la plantilla del hospital. Independientemente de la personalidad de los protagonistas, ¿qué es lo que funciona en estas reuniones? ¿por qué son tan dinámicas? Aunque muchos argumentarán que «el guión de la serie es así», nosotros somos de la opinión que además, una de las cosas que funciona es la toma de notas.
No nos referimos a una toma de notas individual, sino a una gran pizarra en la que se apuntan las ideas principales y se interactúa sobre ellas, se interroga se anima a la participación. Gracias a este método es mucho más sencillo llegar a decisiones palpables, concretas.
3. Mantener la reunión en «su lugar»
Como hemos comentado en los párrafos iniciales del artículo, es fácil que después de unos minutos, la reunión comience a derivar en una «charla de amigos». Cuando percibamos que esto está pasando deberemos encargarnos de reconducirla hacia su propósito inicial (incluso de forma autoritaria si no hay más remedio) y anotar en nuestra pizarra todas aquellas ideas que hayan surgido de forma espontánea durante la charla informal y que son lo suficientemente interesantes como para tratarlas más adelante o en otra reunión.
4. Articular los resultados
Para concluir, una vez que hayamos terminado la reunión deberemos asegurarnos de que todo el mundo ha comprendido su cometido, y la labor que ha de desarrollar a partir de la misma. Resumiremos pues el contenido de la misma, enfatizaremos sobre los principales acuerdos, y si es necesario diseñaremos una agenda de actuación.
