Probablemente a muchos no les suena el término procrastinar, aunque seguramente, muchos lo están haciendo en este preciso momento. Procrastinar no es más que postergar o aplazar la realización de actividades importantes por otras mucho más agradables.
Todos lo hemos hecho alguna vez, pero el problema surge cuando somos «grandes procrastinadores». No somos capaces de concentrarnos en lo que hacemos y siempre encontramos excusas para no afrontar tareas importantes.
Si después de haber leído estos párrafos introductorios escuchamos una voz interior que nos dice que tal vez procrastinamos más de la cuenta, os traigo dos buenas noticias: no es tan grave como parece y hay una buena forma de superarlo.
¿Por qué procrastinamos?
La clave para dejar de aplazar tareas importantes es entender, en primer lugar, por qué nos pasa (cada uno tiene sus motivos) y en segundo, tomar decisiones relevantes que nos ayuden a superar esta situación.
En realidad, la mayoría de las personas que procrastinan habitualmente son personas que pasan en su puesto de trabajo más horas que el resto de sus compañeros, en parte, porque muchas de las cosas que realizan al cabo de la jornada son improductivas o no son realmente importantes.
Muchas veces, esto no se debe a la desisidia, sino porque no son capaces de priorizar las tareas que son urgente sobre las que simplemente son «importantes» (y que, en muchas ocasiones, no lo son tanto). Otra causa común para procrastinar es que, a veces, nos sentimos sobrepasados por la tarea que hemos de desarrollar.
Nos quedamos en blanco y ni siquiera sabemos por dónde tenemos que empezar. Dudamos de todo, de nosotros mismos, de nuestra capacidad para llevarla a cabo, de los instrumentos que disponemos para trabajar, etc.
Por este motivo, nos sentimos más cómodos realizando tareas que sabemos que podemos desarrollar sin ningún problema… aplazando inevitablemente las más importantes. Otras causas que nos conducen directamente hacia la procrastinación son:
- Esperamos estar «de humor» para llevar a cabo ese trabajo que no nos apetece realizar.
- Tenemos miedo a fracasar en la tarea.
- No sabemos organizarnos.
- Perfeccionismo excesivo, que nos lleva a rechazar todo aquéllo en los que no nos sintamos perfectamente seguros.
Paso 1: Reconocer que procrastinamos
Hemos de aprender a reconocer las causas que nos llevan hacia la procrastinación. Si somos honestos con nosotros mismos, probablemente reconozcamos que en un momento determinado no estamos haciendo lo que deberíamos hacer, y que hay asuntos más urgentes por atender.
Para ello, lo primero que hemos de hacer, ya sea diaria o semanalmente, es ordenar de forma gráfica nuestras prioridades. En este sentido, existen algunos indicadores que pueden ayudarnos a reconocer que estamos procrastinando, casi de manera inmediata. Son los siguientes:
1. Hemos escrito una lista de prioridades para el día/semana. Una vez terminado el día, repasamos la lista y descubrimos que la mayoría de las tareas que hemos realizado las hemos etiquetado con una prioridad «baja».
2. Pasamos más tiempo del necesario repasando nuestro e-mail. Lo consultamos con excesiva frecuencia, casi a sabiendas. Releemos e-mails antiguos que realmente no nos aportan nada a lo que ya sabemos.
3. Nos disponemos a realizar una tarea urgente, pero en el último momento decidimos que nos apetece mucho más tomar una taza de café o repasar nuestro e-mail una vez más.
4. Al repasar nuestra lista de prioridades descubrimos algunas muy importantes que no nos decidimos a comenzar a realizar en varios días.
5. Aceptamos institintivamente cualquier encargo/tarea de poca importancia que nos propone un compañero o un superior, y lo tomamos como excusa para dejar cosas importantes sin hacer.
Paso 2: Reconocer las causas
Como ya hemos comentado anteriormente, la principal causa de este comportamiento podemos encontrarla bien en la tarea a la que nos enfrentamos, bien en nosotros mismos. Sin embargo, es muy importante cuáles son las causas que nos llevan a procastinar en cada situación concreta. De esta forma, cuando queramos solucionar el problema, podremos hacerlo de la mejor forma posible.
Paso 3: Superar el problema
Si estás aplazando una tarea importante porque realmente no te apetece realizarla, y no puedes delegar en nadie para que la lleve a cabo, debes encontrar la forma para motivarte. Algunos consejos que podemos ofrecerte son los siguientes:
1. Establece un sistema de auto-recompensas: por ejemplo, puedes prometerte a tí mismo un buen postre a la hora del almuerzo si has sido capaz de realizar ese trabajo que tan poco te apetecía completar.
2. Pídele a un compañero que te supervise: muchas veces la presión de alguien que te pregunta constantemente si has terminado (o empezado) a realizar una tarea es el mejor estímulo que podemos tener para realizarla.
3. Identifica las consecuencias negativas de aplazar el trabajo e interiorízalas.
4. Investiga cuánto está costando a la empresa todas las cosas que has dejado de realizar. Asume que están pagando por un trabajo que confían que vas a realizar, mientras que en realidad, tú te estás dedicando a otras cosas.
Si por el contrario tu procrastinación se debe a que te sientes agobiado por la sola idea de lo que tienes que llevar a cabo, y piensas que no serás capaz de hacerlo bien, los consejos que podemos ofrecerte son los siguientes:
1. Divide el proyecto en partes más pequeñas. No es necesario que lo abarques todo a la vez. Seguro que eres capaz de dividir esa gran tarea en muchas otras más pequeñas y manejables.
2. Empieza a trabajar por las tareas más rápidas y sencillas. No hace falta que sigas un orden lógico al principio. Una vez que hayas comprobado cómo no era tan difícil, te sentirás con ánimos para continuar con las tareas más complicadas.
