Es oficial, Expensya ha finalizado el proceso de homologación con la Agencia Tributaria, un avance muy importante que simplificará la gestión de los gastos a empresas y autónomos, y que ya se ha implementado de una manera muy sencilla, intuitiva y fácil de utilizar, como vamos a ver en este artículo.
Expensya ha integrado una nueva función identificada como un candado, que permite identificar rápidamente si los documentos que hemos subido al sistema tomando una fotografía, ya sea desde la aplicación o mediante su escáner, cuentan con la homologación de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Esto resulta muy útil ya que permite, en definitiva, ofrecer a todos los involucrados en el proceso de los pagos confirmación visual de los justificantes ingresados en la plataforma tienen validez legal.
El candado de Expensya podrá verse al lado de cada documento subido al sistema, y aparecerá cerrado cuando éste cumpla con todas las condiciones de la Orden EHA/962/200 de la AEAT. En caso de que el justificante no cumpla con los requisitos, aparecerá abierto para alertar a los usuarios de que no es posible deshacerse de la versión en papel. Es un enfoque muy sencillo y muy práctico, la verdad.
Bien, ¿y cuáles son los requisitos que deben cumplir los documentos escaneados? La Agencia Tributaria no exige una marca de escáner en particular, pero sí que es necesario respetar una serie de condiciones:
- El documento obtenido debe disponer de, al menos, una resolución de 200 ppp.
- Debe utilizarse Driver Twain.
- El escáner debe contar con reconocimiento OCR.
- La imagen digitalizada debe respetar la geometría del documento papel digitalizado.
- La imagen debe contener toda la información encontrada el documento papel.
Asimismo, el proceso de integración del documento (factura) en la herramienta homologada no debe verse interrumpido. Esto es necesario porque resulta clave para evitar manipulaciones de los justificantes y prevenir, así, posibles acciones fraudulentas.
Al obtener la confirmación al instante de si los gastos subidos a Expensya están homologados por la AEAT, podremos olvidarnos de tener que almacenar en formato físico las facturas y otros justificantes de gastos. Esto nos permitirá simplificar la gestión de los mismos, y nos permitirá asegurarnos de que todo estará preparado en caso de que tengamos que afrontar una auditoría.
María Teresa Rendo Botana, Regional Sales Lead de Expensya, ha comentado:
«Cuando digitalizan sus gastos, las empresas siempre dudan de si están conformes o no con los requisitos exigidos por ley. El candado viene a apoyar a todos los actores involucrados en el proceso de pago (desde el trabajador hasta el departamento de finanzas) para mostrarles cuando efectivamente sus justificantes están certificados. Así, nos convertimos en la primera solución del mercado en ofrecer esta visibilidad respecto a la homologación de la AEAT».
