En un entorno laboral cada vez más digital han surgido numerosas soluciones tecnológicas que se caracterizan por ser útiles, sencillas y, sobre todo, adaptadas a las necesidades de las pymes. Tal es el caso de la centralita virtual y el número de teléfono virtual, nuevos conceptos que simplifican la clásica centralita analógica y la hace más ágil y sencilla.
Un número virtual es un número telefónico español con el que se pueden desviar llamadas (sea cual sea el origen) y configurar el buzón de voz para desviar los mensajes, los horarios de llamadas, etc. Por otra parte, con una centralita virtual podrás recibir y llamar utilizando el número de tu empresa desde el móvil, fijo o VoIP, pudiendo responder en el horario que tú decidas, así como configurar un mensaje personalizado de bienvenida para que pueda seleccionar con qué departamento quieren comunicarse: ventas, técnicos, contabilidad…
Ventajas de digitalizar las comunicaciones
Para autónomos y pequeñas empresas, contar con comunicaciones digitales supone un ahorro y una libertad de movimientos que son vitales para los negocios de hoy en día. Con estas herramientas, no tienen que renunciar a ningún cliente ni perder llamadas importantes porque estén fuera de la oficina. Estas son sus principales ventajas:
- Podrás hacer, gratuitamente, la portabilidad de tu número fijo o también añadir uno nuevo.
- Llamadas desde el PC, el ordenador, la web, teléfono fijo o móvil y VoIP. La movilidad no es ningún impedimento para que contactes con proveedores y clientes, cuándo y dónde quieras.
- Podrás contratar una tarifa plana con la que te ahorrarás una importante cantidad, a finales de mes y, lo que es más importante, siempre sabrás cuánto vas a pagar. Además, podrás añadir tantas extensiones como puestos de trabajo tengas.
- Configurar un menú telefónico (IVR) para que pueda seleccionar un idiomas, elegir el departamento con el que hablar…
- Transferir llamadas entre las extensiones, favoreciendo el teletrabajo, da igual si los empleados están trabajando desde casa, desde otra provincia, o desde una oficina centralizada, etc., pueden transferir llamadas entre ellos sin que la distancia importe, ofreciendo el mejor trato y servicio.
- Grabación de llamadas, puede activar la grabación para escucharla más tarde con el fin de crear estadísticas y recopilar datos para dar un servicio de mayor calidad.
2- Números virtuales:
- Llamadas multicanal: podrás hacer llamadas con tu número profesional desde el móvil, el PC, Internet, fijo o VoIP.
- Llama dónde y cuándo quieras, con la posibilidad de filtrar las llamadas y no perder nada importante. Puedes configurar desvíos por horarios, desviar las llamadas al buzón los fines de semana para desconectar laboralmente o priorizar las llamadas con tiempo de espera entre los desvíos.
- Al igual que ocurre con la centralita virtual, con tu número virtual puedes disfrutar de una tarifa plana para ahorrar en tu factura. Además, incluye el uso del Whatsapp Business.
La centralita virtual y el teletrabajo
Antes de la pandemia, los empleados cuyo trabajo dependía de la movilidad ya necesitaban este tipo de soluciones para estar en contacto con clientes y proveedores. Los últimos meses, con un aumento «forzoso» del trabajo en remoto, contar con herramientas de teletrabajo se ha vuelto una necesidad para casi todos.
Trabajar a distancia es sinónimo de flexibilidad laboral, pero también de productividad. Y para que esta productividad no disminuya, los trabajadores han de contar con software de teletrabajo y con la mínima dependencia del hardware. De esta manera, se podrá fichar, viajar y trabajar a la vez, manteniendo el contacto necesario con clientes, proveedores y compañeros, como si estuvieran en la oficina.
Para regular esta modalidad laboral, hace unos meses, el Gobierno aprobó la Ley del Teletrabajo donde, entre otras cosas, remarcaba la necesidad de aplicar normativas existentes (como la del control horario) o definía el tiempo que el trabajador realizaba sus funciones fuera de la oficina.
Esta flexibilidad laboral, que reconocía la propia normativa, no puede realizarse sin los medios telemáticos que las empresas han de poner al servicio de los trabajadores. Además de ser vitales para una correcta conciliación con la vida personal, se antojan necesarios para el derecho a la desconexión digital o la movilidad, en caso de necesitarse.
En definitiva, soluciones como las centralitas y los números virtuales agilizan y facilitan el trabajo de pymes y autónomos, sobre todo cuando su labor se desarrolla en movilidad o tienen teletrabajo. Una de sus principales funcionalidades es que permite gestionar las conversaciones, evitando la pérdida de llamadas importantes.
