El correo electrónico cada vez juega un papel más importante en nuestra vida laboral. Un correcto manejo del email se antoja fundamental para aumentar nuestra productividad en el trabajo. Una mala gestión de nuestro correo electrónico, puede provocar pérdidas de tiempo de toda índole, desconcentración y que estemos más dispersos. De hecho, la mayor parte de la información crítica de las empresas se encuentra en los correos electrónicos.
Por todos estos motivos nació Inbox Zero, un método muy útil que ya utilizan muchas empresas. Consiste en un sistema de gestión del correo electrónico preferido por la mayoría de expertos en la gestión del tiempo. El objetivo es vaciar la bandeja de entrada de nuestro correo mediante el procesado de los emails y la clasificación según su utilidad.
El objetivo de esta técnica es salir de ese bucle de correos infinitos en el que estamos inmersos en el trabajo, ya que según el Informe Radicati recibimos y enviamos de media 127 emails diarios en nuestro entorno profesional.
Para lograr su cometido, Inbox Zero gestiona un sistema ordenado mediante la organización de carpetas. Fundado por el experto en productividad Merlin Mann, se centra en la idea de que «es importante crear límites sobre la información que recibimos y elegir los temas que son realmente importantes para que sean éstos los que tomen nuestra atención«, según asegura Interbel.
La misma web explica las cinco acciones posibles que puede realizar Inbox Zero.
Delegar
En el caso de que el correo trate sobre algo que deba delegarse a otro colega, enviarlo enseguida a la persona en cuestión. Es bueno hacer un seguimiento del tema y marcar un recordatorio dentro un par de semanas para estar al tanto de la evolución del asunto. En este punto es adecuado hacernos la siguiente pregunta: ¿Soy la persona más adecuada para la acción requerida? Si seguimos con dudas, debemos identificar a la mejor persona, informar de que se trata y reenviar el correo.
Responder
La respuesta inmediata se aplica para aquellos correos que requieren una respuesta rápida y corta. Se aconseja intentar mantener el tamaño de los correos lo más corto posible. Claro que esto va a depender del contexto y necesidades de cada caso, a juzgar por cada usuario. Se recomienda ejecutar inmediatamente la respuesta si ésta va a suponer menos de 2 minutos, para posteriormente borrar o archivar el mail.
Postergar
Dejar para después los correos que requieren más tiempo y atención o aquellos que requieren de más información para ser respondidos. Para esto, se aconseja tener una carpeta de correos ‘A responder’ e intentar vaciarla al final de cada día. Es el caso de aquellas respuestas que nos vayan a suponer más de 2 minutos.
Actuar
Si el correo requiere de algún tipo de acción, hacerla de inmediato. Puede ser por ejemplo, poner una cita en el calendario, enviar un archivo, llamar a alguien.
Es fundamental siempre mantener una actitud proactiva frente al correo recibido. Revisar implica responsabilidad y tomar en manos esta responsabilidad es la diferencia entre un inbox que maneje nuestro tiempo o que nosotros decidamos en que lo invertimos. Merlin Mann habla de una metáfora de nuestro tiempo como una caja de cartón que vamos llenando cada día con bloques de madera con cada uso que hacemos de él. El volumen de la caja es limitado y es fundamental elegir bien los bloques que se ponen en ella.
Es el caso del ‘Delete’. Pese a que sea la última clasificación es la más importante, borrar, borrar y borrar. Es la acción que más cuesta realizar. Estos correos rellenan la bandeja, consumen tiempo y además consumen carga mental. Será la acción que más tiempo nos ahorre.
El correo electrónico se puede ver también como ruido, distracciones que recibimos en permanencia y que fácilmente definen nuestro día. Para evitar esto, además de aplicar las cinco acciones mencionadas anteriormente, Mann aconseja no mantener el inbox abierto todo el día. Permitir que este ruido ingrese en nuestro espacio solo periódicamente, una vez a cada hora por ejemplo, para lograr enfocarnos en nuestras tareas personales.
Es un buen ejercicio pensar cuales son las cosas que consideramos de mayor importancia en nuestra vida laboral, cuáles son nuestras prioridades. Una vez que sepamos esto, revisar el uso que hemos hecho de nuestro tiempo en el ordenador, por ejemplo, la última semana. La diferencia que probablemente habrá entre estas dos es la razón por la que un sistema como el Inbox Cero puede ser de gran ayuda para nuestra productividad y satisfacción laboral.
Filosofía Inbox Zero
- ¿Tengo menos de 90 minutos al día abierto el gestor de correo en el pc?
- ¿Decido yo cuando recibir los correos al smartphone?
- ¿Cuándo tengo que comunicar algo a una persona a menos de 20 metros de mi lugar de trabajo lo hablo en vivo y en directo?
- ¿Defino claramente el asunto del correo e invierto 10 segundos antes de pulsar el botón de enviar en revisar para quien está dirigido el correo y quien está en copia?
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