Gracias al software podemos aumentar la rapidez con la que trabajamos todos los días, algo que es de agradecer en el entorno laboral. Programas de ofimática o de diseño web son muy demandados todos los días, también aquellos que nos protegen de amenazas en la empresa. Pero si hay algo básico, son los que están relacionados con la posibilidad de crear, editar o enviar documentos, tareas que actualmente ya pueden practicarse en cualquier parte. Sobre este tema, hoy en MuyPymes hemos seleccionado una lista con los mejores programas para tomar notas o tener acceso a documentos, independientemente de donde nos encontremos.
Power PDF
Power PDF es probablemente el mejor editor de documentos PDF que hay disponible en relación calidad/precio. Algo que puede ser imprescindible en un momento determinado es poder combinar varios documentos PDF en uno solo, o incluso combinar varios eliminando algunas páginas de estos. No es algo fácil de hacer con un programa de PDF convencional, pero con Power PDF es muy sencillo, pues cuenta con una función específica para combinar documentos.
Comparar documentos también es algo que puede ser totalmente necesario cuando trabajamos con documentos PDF. Por ejemplo, podría ser imprescindible si tratamos de localizar cambios en facturas, o en contratos, que hayan podido ser cambiados en algún momento. La comparación en paralelo de documentos de Power PDF nos permite ver uno al lado de otro, y además también es capaz de destacar los cambios en el texto, presentando un resumen de todos los cambios que hay en el documento. También es perfecto para comprobar posibles cambios en normativas cuando estas son renovadas.
Al tratarse de un programa desarrollado por Nuance, era obvio que iba a contar con el sistema de reconocimiento de voz de la compañía, por lo que es posible añadir comentarios a los documentos dictándolos al ordenador, de manera que podamos revisar un documento, e ir añadiendo en un momento comentarios que nos sirvan como recordatorios para la próxima vez que queramos revisar el documento. Y todo ello sin tener que perder el tiempo escribiendo, sino solamente dictando al ordenador.
Pero desde luego, lo mejor y lo que más útil puede resultar para los usuarios, es la posibilidad de crear completos sistemas de trabajo que nos resuman las tareas a llevar a cabo. Y con esto, estamos hablando de procesos automáticos, como podría ser la numeración de todas las páginas, la aplicación de marcas de agua, la localización de todos los números de teléfono, DNI, o simplemente una serie de palabras, que aparecen en un documento.
Power PDF Advanced está disponible para empresas por un precio de 169 euros, mientras que la versión estándar para usuarios particulares, oficinas domésticas o pequeños grupos de trabajo tiene un precio de 99 euros.
Abby FineReader
ABBYY FineReader es un avanzado programa de reconocimiento óptico de caracteres, definición que le va estrecha, dado que también detecta elementos de maquetación, imágenes, tablas e incluso el idioma en el que está escrito el documento.
Compatible con todos los escáneres, ABBYY FineReader es muy fácil de usar. Las páginas escaneadas se acumulan en el panel izquierdo, mientras que el derecho contiene la vista previa de los contenidos digitalizados y el resultado del OCR.
El rendimiento de ABBYY FineReader es bastante bueno. La cantidad de errores que comete es ínfima, y cualquier duda es señalada mediante colores en el documento final para que la corrijas de inmediato. Al finalizar, ABBYY FineReader puede exportar la copia en formato PDF compatible con búsqueda, DOC, XLS o HTML.
Tanto si necesitas digitalizar una gran cantidad de documentos como si quieres aplicar reconocimiento de caracteres a una fotografía tomada con el móvil, ABBYY FineReader es el programa más eficaz para ello.
Nitro Pro
Con Nitro PDF Professional podrás hacer lo que quieras con un documento PDF, y de la manera más cómoda y rápida. Nitro PDF Professional te permite crear documentos PDF desde cualquier archivo Windows, fusionar archivos en un único PDF e incluso convertir archivos directamente desde Word, Excel o PowerPoint con tan sólo pulsar un botón.
Con Nitro PDF Professional también podrás exportar documentos PDF y utilizar el texto y las imágenes que incluya. Además, las opciones de edición que incluye son infinitas: corta y pega imágenes, añade marcadores, encabezados y marcas de agua. Podrás hacer cualquier cosa que se te ocurra.
Todo ello, unido al soporte para dispositivos OCR, su diseño inspirado en Microsoft Office y sus múltiples opciones de configuración y de seguridad, que hacen de él una herramienta perfecta para trabajar con documentos PDF.
Crypt Edit
Crypt Edit es uno de los procesadores de texto más completos, potentes y funcionales que hemos encontrado en mucho tiempo. Y todas sus posibilidades las tienes al alcance de la mano totalmente gratis.
Este programa te permite crear y editar documentos en formato DOC, RTF y TXT, es totalmente compatible con Microsoft Word y es un más que perfecto sustituto para el Bloc de notas de Windows o el Wordpad.
Puedes abrir varios documentos al mismo tiempo (y acceder a ellos mediante cómodos «tabs»), dar formato al texto a tu gusto (fuentes, colores, subrayados, negritas, alineación de párrafo), insertar imágenes y objetos, etc. Otras interesantes utilidades de Crypt Edit son un corrector ortográfico, a cuyo diccionario puedes añadir tus propias palabras, un codificador con tres niveles de encriptación para tus documentos y un cliente de e-mail incorporado que te permite enviar el documento que hayas creado directamente desde Crypt Edit. El programa es muy fácil de usar, con una interfaz similar a la de otros procesadores de texto y una barra de herramientas totalmente personalizable.
Softi FreeOCR
Softi FreeOCR es un programa que sirve para interpretar documentos escaneados y convertirlos a texto editable desde el PC. Como es lógico, resulta muy práctico si tienes documentos en papel y necesitas pasarlos a documento digital, ahorrándote muchísimo tiempo, exponencialmente relacionado a la cantidad de documentos a digitalizar y a la velocidad/lentitud escribiendo.
Por defecto, Softi FreeOCR, o mejor dicho Tesseract, el motor de OCR que utiliza, sólo incluye el reconocimiento en inglés, pero puedes añadir reconocimiento de texto en español descargando Spanish language data for Tesseract y extrayendo los archivos que contiene a la carpeta “tessdata”, dentro de Archivos de programa, Softi FreeOCR, ocr.
GrafxShop
GrafxShop es una completa suite que incluye herramientas con las que editar imágenes, crear todo tipo de publicaciones e incluso diseñar tu página web personal. Cada una de sus aplicaciones se ejecuta por separado, y cuenta con sus propias utilidades y opciones de configuración.
La herramienta de edición gráfica te permite trabajar con tus fotografías recortándolas, dándoles la vuelta, añadiéndoles efectos y mucho más. Incluye utilidades de selección, soporte para alpha blending y transparencias, diversas herramientas de dibujo y puede extraer imágenes directamente desde el escáner o cámara digital.
La utilidad de publicación de páginas te permite crear documentos de todo tipo, tales como diplomas, folletos, tarjetas, postales, carteles, etc. con texto, gráficos y logos, de forma muy sencilla y listo para imprimir.
GrafxShop incluye también una herramienta para crear páginas web. Está orientada a principiantes, y permite crear una web de forma totalmente visual, mediante un espacio de trabajo en modo WYSIWYG que te permite trabajar sobre la web de la misma manera que lo harías sobre un simple documento de Word.
Por último, tienes también una utilidad especial para visualizar todas las fotos de un directorio a modo de presentación.
Springpad
Servicio muy curioso y práctico, una especie de cuaderno de anotaciones (como un notebook) donde podemos guardar textos en diferentes formatos, como por ejemplo recetas, un libro de fotos, ideas, tareas, cualquier cosa que tengamos en mente. Es una libreta everywhere en formato digital donde podremos optar por mostrar nuestros cuadernos públicamente o de forma privada. Disponible para iOS y Androd.
Zoho
Similar a Google Drive. Dispone de una serie de aplicaciones online para la edición de documentos: Writer (procesador de texto), Sheet (hojas de cálculo) y Show (editor de presentaciones y diapositivas). El uso de la aplicación es gratuito con registro, aunque dispones de planes de pago para obtener herramientas adicionales.
