Un estudio multinacional de investigación de reclamaciones de gastos encargado por el fabricante de software de gestión empresarial, Unit4, ha constatado que los procesos inadecuados de reclamación de gastos tienen un impacto negativo en el compromiso de los empleados, en la medida en que muchos no reclaman los gastos en que han incurrido.
De hecho, las empresas se benefician de los gastos no reclamados por los empleados por una suma de más de 14.000 millones de euros, en base a datos de solo nueve países. En España, los gastos no reclamados ascienden a casi 500 millones de euros cada año. El estudio fue realizado por Ruigrok | NetPanel en agosto de 2015 entre profesionales de alta dirección y cargos de responsabilidad media, a tiempo parcial o completo, y que presentan reclamaciones de gastos en empresas de Bélgica, Canadá, Francia, Alemania, Países Bajos, España, Suecia, Reino Unido y Estados Unidos. Las conclusiones se basan en las respuestas de casi 2.000 empleados, con al menos 200 respuestas de cada país.
Uno de cada tres empleados encuestados en los nueve países dice que a veces deja sin reclamar gastos en que ha incurrido. De promedio, deciden no reclamar a su empleador 212 euros al año. Los empleados estadounidenses son los que dejan de reclamar más a sus empleadores, con un 17% que no reclaman un promedio de 347 euros (390 dólares) cada año, que asciende a más de 8.700 millones de euros (9.700 millones de dólares) no reclamado a las empresas estadounidenses en base a las actuales cifras de población activa. Eso es casi el 2% del déficit presupuestario del Gobierno estadounidense (500.000 millones de dólares).
El 12% de los trabajadores alemanes dejan de reclamar sus gastos. En promedio, 292 euros permanecen sin reclamar todos los años, lo que suma 1.300 millones de euros que las empresas alemanas dejan de devolver. El resto de los países obtuvieron resultados similares: Francia (600 millones de euros), Reino Unido (1.300), Canadá (1.000), España (500), Holanda (500), Bélgica (200) y Suecia (170).
Entre las razones citadas para no reclamar se incluye la escasa cuantía de los gastos, el olvido en pedir recibos o su pérdida, o, simplemente, olvidarse de realizar la reclamación de gastos. Uno de cada cuatro empleados dice que se abstienen de presentar reclamaciones de gastos debido a que el proceso es demasiado frustrante y consume mucho tiempo. La misma cantidad tiene que esperar más de un mes para que se paguen sus gastos después de hacer una reclamación en algunos países europeos, aunque en general la mayoría de los gastos se pagan en un mes.
En los Países Bajos el 31% de los profesionales encuestados están descontentos con el proceso de reclamación de gastos de su empleador. Por otro lado, los procesos de reclamación de gastos corporativos no apoyan la iniciativa de los empleados, en la medida en que las empresas los están dejando con escasa liquidez. Dos de cada cinco profesionales (37%) de Estados Unidos afirman que ese es el caso habitualmente. En Francia (24%), España (23%), el Reino Unido (23%) y Canadá (20%), aproximadamente uno de cada cuatro encuestados reconoce tener problemas de liquidez.
Según el estudio, España sería el segundo país en el porcentaje de profesionales (29%) que sienten que su empleador está logrando una ventaja financiera sobre ellos a través del proceso de reclamación de gastos. El 42% de los profesionales estadounidenses se sienten de esa manera, seguidos de los de Suecia (26%), el Reino Unido (25%), Francia (23%), Canadá (21%), Bélgica (20%) y holandeses (11%) .
De los empleados encuestados que respondieron afirmativamente, el 28% (promedio en los países) siente que dicha ventaja financiera tiene una influencia negativa sobre sus sentimientos hacia la empresa.
