Un nuevo estudio patrocinado por Ricoh Europe ha puesto de relieve las ventajas que suponen para las compañías españolas el uso del fenómeno Bigger Data, es decir, la digitalización de documentos impresos estratégicos con el objetivo de mejorar los procesos de toma de decisiones dentro de las organizaciones.
Según Ricoh, los líderes empresariales tienen muy claro que existe un importante valor empresarial bloqueado en documentos en papel, y el 90% está de acuerdo en que digitalizar y liberar los datos que contienen estos documentos físicos mejoraría considerablemente los procesos de toma de decisiones.
Por otro lado, el 84% de los líderes de las organizaciones españolas cree que la digitalización de los documentos impresos supondría un ahorro anual que oscilaría entre el 5% y el 20%. Un 35% de estos cree que sería capaz de lograr un retorno que oscilaría entre el 5% y el 10%, y un 49% piensa que obtendría un ahorro entre el 11% y el 20%.
El estudio revela, que más del 50% de las compañías dispone de entre cinco y diez años de información almacenada únicamente en copias impresas. Esto no solo afecta a los procesos de toma de decisiones, sino también a la productividad y a los resultados financieros de esa organización.
La mayoría de los líderes, un 67%, está de acuerdo en que tardan demasiado tiempo en encontrar los datos que se necesitan en los archivos impresos. La obtención de los datos que se encuentran dispersos por archivadores, almacenes, sótanos y archivos que guardan los distintos empleados conlleva un gasto considerable.
A pesar de que el enfoque inicial de las iniciativas de big data se ha situado sobre los orígenes de datos digitales, los líderes de las empresas reconocen que, con una frecuencia cada vez más alta, existe un valor importante latente en los activos de información física. El 78% de ellos afirmó que hubieran sido capaces de aprender de la anterior recesión y de haber reducido el impacto de la actual si hubieran tenido un mejor acceso a datos históricos. Por ello, más del 75% de los encuestados ha empleado gran parte de su tiempo en la digitalización de datos históricos durante el periodo de recesión económica.
Los departamentos de recursos humanos, de finanzas y de compras siguen dependiendo, en muchos casos, de los procesos basados en papel, y las normas de conformidad dictan en muchos casos la forma en la que deben conservarse determinados datos impresos, como por ejemplo historiales clínicos. Sin embargo, la digitalización de los documentos impresos es una prioridad cada vez más imperiosa para las organizaciones. Siete de cada diez encuestados, un 75%, espera tener todos estos activos digitalizados en un plazo de tres años.
Ramon Martín, director general de Ricoh España, afirma que “los líderes actuales son conscientes de que las oportunidades empresariales que presenta el big data van más allá del ámbito digital. Existen documentos físicos que contienen datos empresariales de gran importancia para las organizaciones que también deben ser tenidos en cuenta como prioritarios dentro del proceso de digitalización”.
“Dado que los líderes de las organizaciones se ven sometidos a una importante presión por lograr que sus compañías superen este periodo de recesión económica, existe un consenso total en el hecho de que la digitalización y la liberación de los datos almacenados en los documentos físicos mejorará los procesos de toma de decisiones empresariales. De hecho, prevén que el volumen de información impresa en el lugar de trabajo va a seguir creciendo día tras día. Está claro que nos encontramos en la era del bigger data, y que nuestra capacidad de acceder fácilmente a la información, tanto si se encuentra en formato digital como físico, resulta de vital importancia en los procesos de transformación digital y promoción del crecimiento empresarial de dichas organizaciones”, señala Martín.
