Verónica, Tomás, Jesús, Javier, Elisabeth y María han sido convocados para una reunión en la que también asistirá Gustavo, uno de sus jefes. Según la convocatoria que Gustavo ha planificado en Outlook, la reunión está planificada para las 12 de la mañana y en teoría sól va a durar una hora. ¿Qué podría ir mal? Veamos algunos de los problemas más habituales que nos vamos a encontrar.
- Gustavo quiere asumir el control de la reunión desde el primer momento
- Verónica y Elisabeth quieren saber por qué han sido convocadas.
- María comienza a presionar a su secretaria (que también ha acudido a la reunión) para que tome notas de todo lo que se dice, haciéndolo además de malos modos.
- Javier no para de preguntarse dónde está el café y propone ir a comprar pastas.
- Tomás quiere aprovechar la reunión para hablar de un problema de la semana pasada. La petición es apoyada por Gustavo.
Cuando ha finalizado la hora de reunión que se había programado, no se ha cumplido con el propósito de la misma, con lo cual se alarga hasta la hora de comer. ¿Os suena esta situación? ¿Ocurre en vuestras oficinas?
Hay un dicho inglés que dice que «Un camello es en realidad un caballo designado por un comité» y que en el mundo de los negocios se reformula de la siguiente forma: «Un caballo entra en una reunión. Un camello sale de esa misma reunión» Es decir, la efectividad de la inmensa mayoría de las reuniones en nuestra empresa es como poco, cuestionable. Veamos algunas claves que tenemos que seguir para que una reunión no se transforme en un auténtico caos.
Prepara una agenda
Sin una agenda clara de lo que se va a tratar en una reunión, estamos perdiendo nuestro tiempo y el de los demás. La agenda (que será el documento que enviaremos a los participantes) debe explicar detalladamente, cuál es el motivo real para convocar esa reunión, así como los asuntos que se van a tratar.
El formato adecuado
Como la mayoría de las personas tienden a leer en diagonal, el formato que demos a nuestra agenda es fundamental para que el mensaje se transmita de forma eficaz. Algunas de las claves que vamos a tener que considerar son las siguientes:
- Escribiremos en orden alfabético el nombre de las personas que han sido convocadas a la reunión, especialmente cuando estemos hablando de un número que supere las 7 o 8 personas.
- El tema principal de la reunión, la fecha y la hora estarán situadas en la parte superior de nuestro comunicado. Si la reunión se va a mantener en un lugar distinto del habitual o incluso fuera de nuestras instalaciones, proporcionaremos instrucciones sobre cómo llegar.
- Cada uno de los puntos que incluyamos en la agenda del día, vendrán acompañados con una breve descripción, de modo que no quede ninguna duda sobre lo que se va a tratar.
Un mal día para reunirse
Es importante no programar reuniones los viernes, día en el que la mayoría estamos pensando en el fin de semana. Tampoco el día antes de un puente o de un día de fiesta. La mejor hora para convocar una reunión son las 10 de la mañana, ya que la mayoría han tenido tiempo necesario para organizar su día y tras la reunión, podrán organizar sus ideas antes de comer.
Por contra, la peor hora para reunirse son las 13.00. A esa hora comienza a sentirse el cansancio de una mañana de actividad, se está deseando que llegue la hora de comer y no será una reunión muy participativa. Peor aún es programar una reunión a las 15.00 y si encima es un viernes, el fracaso estará asegurado.
¿Cuándo convocar?
La agenda debe enviarse a todos los participantes con al menos, un día de antelación, aunque lo haremos aún mejor si la enviamos con dos o tres días de anticipación. Si la enviamos con más de tres días de anticipación puede que muchos de los asistentes acaben por olvidarse completamente de acudir.
Lo primero, revisar la agenda
Lo más importante al principio de una reunión es precisamente, revisar la agenda, de modo que todo el mundo tenga claro lo que se va a tratar. Si alguien quiere añadir un tema al orden del día, se realizará una votación.
La reunión deberá durar una hora y media como máximo. Transcurrido ese umbral, está demostrado que nuestra capacidad de atención comienza a caer en picado. Si pasado este tiempo quedan temas por tratar, se puede convocar una nueva reunión para más adelante.
Off-topic
Es normal que algunas de las personas que acudan a la reunión, quieran aprovechar este espacio para discutir de temas triviales, como puede ser la cena de Navidad o los problemas de aparcamiento de la zona. Para no entorpecer el ritmo de la reunión, resulta recomendable reservar con anticipación un espacio de tiempo al finalizar la reunión, en el que se traten este tipo de temas.
Los jefes no son indispensables
Si se trata de resolver una situación concreta, puede que tenga poco sentido que invitemos a participar en la reunión a nuestro jefe, o aún peor, al jefe de nuestro jefe. Una de las consecuencias de hacerlo es que todo el trabajo que hemos hecho hasta ahora, probablemente no servirá para nada. ¿La razón? Por que ya no será una reunión de trabajo, sino que será su reunión.
Si tenemos que invitarle, mantengamos un encuentro previo en el que de mutuo acuerdo se traten los temas que se van a ver y el procedimiento que se va a seguir.
Asignación de tareas
Antes de que los participantes abandonen la sala, hay que asegurarse no sólo que se han tratado los puntos previstos, sino que se han asignado tareas y responsabilidades para cada uno de los temas que se han tratado. Una vez que lo hemos comprobado, es el momento para esos temas off-topic se los que hablábamos antes.
La guinda
Para que la reunión sea perfecta, cuando lleguemos a nuestro puesto de trabajo redactaremos un nuevo e-mail que refleje las conclusiones a las que se han llegado, las acciones que se van a llevar a cabo y a quién se va a asignar cada tarea.
