Las aplicaciones de escritorio de DocuWare son las herramientas más comunes que ayudan a las PYMEs a gestionar sus documentos de manera más fácil y rápida. Estas aplicaciones permiten a los usuarios escanear, editar, enviar y guardar documentos directamente desde su ordenador, integrando todas estas funciones dentro de DocuWare. A continuación, verás cómo estas herramientas pueden hacer que el trabajo en una PYME sea más eficiente, detallando sus funciones principales y cómo instalarlas.
Funciones principales de las aplicaciones de escritorio de DocuWare
1. Conectar con Outlook
Una de las herramientas más útiles es «Connect to Outlook». Esta aplicación permite guardar correos electrónicos directamente en el sistema de gestión documental DocuWare usando el menú de Outlook. Esto es especialmente útil para PYMEs que reciben muchos correos y necesitan guardarlos de forma segura y fácil de encontrar. En lugar de perder tiempo buscando correos importantes, puedes archivarlos con un solo clic, manteniendo todo organizado.
2. Editar y enviar documentos
La función «Edit & Send» facilita la edición de documentos dentro de DocuWare y su envío inmediato. Por ejemplo, si tienes un documento en PDF, puedes abrirlo, hacer cambios y enviarlo directamente desde DocuWare sin tener que usar otros programas. Esto ahorra tiempo y reduce el riesgo de cometer errores al mover archivos entre diferentes aplicaciones.
3. Importar documentos automáticamente
La aplicación «Import» permite que los documentos se importen automáticamente a DocuWare desde una carpeta específica en tu ordenador. Esto significa que cualquier archivo que guardes en esa carpeta se añadirá automáticamente a DocuWare, sin necesidad de hacerlo manualmente. Este proceso es muy útil para PYMEs que manejan grandes cantidades de documentos digitales, como facturas o contratos, ya que asegura que nada se quede fuera del sistema de archivo.
4. Imprimir y guardar documentos como PDF
La herramienta «Printer» te permite imprimir documentos desde cualquier aplicación y guardarlos como archivos PDF en DocuWare. Esto es perfecto para convertir documentos que originalmente no están en formato digital, como formularios impresos o facturas en papel, en archivos electrónicos que puedes almacenar y gestionar fácilmente.
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5. Escanear documentos directamente
Con la aplicación «Scan», puedes escanear documentos directamente a una bandeja de documentos o a un archivo en DocuWare. Esto es muy útil en oficinas donde se manejan muchos documentos en papel. En lugar de archivar manualmente cada papel, puedes escanearlo y guardarlo en DocuWare, donde estará seguro y será fácil de encontrar más tarde.
6. Exportar datos de índice
La función «Export» te permite exportar los datos de índice de los documentos para transferirlos a otras aplicaciones que uses en tu PYME. Esto es útil si necesitas integrar DocuWare con otros sistemas de gestión, como bases de datos o programas de contabilidad, asegurando que todos tus sistemas estén sincronizados y que la información sea precisa en todas partes.
7. Smart Connect
«Smart Connect» es una herramienta que te muestra documentos relacionados en DocuWare desde otras aplicaciones con solo presionar un botón. Esto hace que encontrar y acceder a documentos relacionados sea rápido y sencillo, sin necesidad de realizar búsquedas largas y complicadas.
8. Integración con Windows Explorer
La aplicación «Windows Explorer Client» te permite gestionar tus documentos de DocuWare directamente desde el Explorador de archivos de Windows, como si fueran archivos locales. Esto facilita el acceso y la organización de los documentos, ya que puedes trabajar con ellos de la misma manera que lo haces con archivos normales en tu ordenador.
Cómo mejorar el flujo de trabajo en tu PYME
Además de las aplicaciones que hemos mencionado, DocuWare ofrece herramientas administrativas como el «Workflow Designer». Esta herramienta es clave para crear y editar flujos de trabajo preconfigurados, lo que ayuda a automatizar tareas repetitivas en tu PYME. Por ejemplo, si siempre sigues los mismos pasos para procesar una factura, puedes configurar un flujo de trabajo que lo haga automáticamente, ahorrándote tiempo y reduciendo la posibilidad de errores.
Cómo instalar y configurar las aplicaciones de escritorio de DocuWare
Para usar las aplicaciones de escritorio de DocuWare, primero necesitas instalarlas en tu ordenador. A continuación, te explico cómo hacerlo de manera sencilla:
- Accede al menú principal: Abre el menú principal en el cliente de DocuWare haciendo clic en tu nombre de usuario.
- Instalación de las aplicaciones: Selecciona la opción «Desktop Apps» y luego «Install Desktop Apps». Esto descargará el instalador de las aplicaciones de escritorio de DocuWare.
- Ejecuta el instalador: Una vez que se haya descargado el instalador, haz doble clic en el archivo para abrirlo. Durante la instalación, podrás seleccionar las aplicaciones que necesitas para tu trabajo.
- Configuración final: Después de instalar las aplicaciones, debes vincularlas en el menú principal del cliente web. Para hacer esto, selecciona «Desktop Apps» y luego «Link Desktop Apps».
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