En una PYME, el uso diario de un sistema de gestión documental como DocuWare para encontrar documentos suele involucrar dos tipos principales de búsquedas de documentos. Primero, están las búsquedas que se realizan con mayor frecuencia, como cuando necesitas encontrar los mismos tipos de archivos relacionados con las actividades diarias de la PYME. Luego, están aquellas búsquedas de archivos específicos que solo necesitas consultar de vez en cuando. Es fácil ver que poder encontrar rápidamente los documentos que usas a diario es una gran ventaja para mantener la productividad alta.
DocuWare ofrece varias herramientas para hacer que encontrar documentos sea una tarea más rápida y sencilla. Aquí te voy a explicar qué hacer si te das cuenta de que estás buscando los mismos documentos una y otra vez. Estos son los pasos que debes seguir:
1. Realiza la búsqueda para encontrar documentos como siempre
Primero, tienes que buscar los documentos de la manera en que lo haces normalmente. Esto significa ingresar los criterios de búsqueda en DocuWare, como el nombre del documento, la fecha en que se creó o cualquier otra información que te ayude a encontrar lo que necesitas. El sistema buscará entre todos los documentos que tienes en tu archivo y te mostrará una lista de resultados.
2. Abre el menú de opciones
Una vez que DocuWare te muestra la lista de resultados, verás que hay tres pequeños puntos en la esquina superior derecha de esa lista. Estos puntos son un acceso rápido a un menú con más opciones. Haz clic en esos tres puntos para abrir el menú.
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3. Guarda la búsqueda como una lista
En el menú que acabas de abrir, verás una opción que dice «Guardar esta búsqueda como una lista». Haz clic en esa opción. Esto es muy útil porque, en lugar de tener que repetir toda la búsqueda cada vez que necesites esos documentos, DocuWare guardará los parámetros que usaste para buscar. De esta manera, la próxima vez que necesites los mismos documentos, podrás acceder a ellos de forma mucho más rápida.
4. Dale un nombre a tu búsqueda
Después de seleccionar «Guardar esta búsqueda como una lista», DocuWare te pedirá que elijas un nombre para esta búsqueda. Es importante que elijas un nombre que te sea fácil de recordar, algo que describa claramente lo que estás buscando. Por ejemplo, si siempre buscas facturas de un cliente en particular, podrías nombrar la búsqueda como «Facturas Cliente XYZ». Una vez que le des un nombre, DocuWare guardará esta búsqueda en una sección especial llamada «Listas» que te simplificará enormemente buscar documentos de este tipo.
5. Accede a la lista para encontrar documentos con un solo clic
Ahora que has guardado tu búsqueda como una lista, cada vez que necesites encontrar esos documentos, solo tendrás que hacer un clic en la sección de «Listas». No necesitarás ingresar todos los criterios de búsqueda nuevamente porque DocuWare ya habrá guardado esos parámetros por ti. Esto no solo te ahorra tiempo, sino que también asegura que siempre encuentres los documentos que necesitas de manera rápida y eficiente.
Por qué es útil guardar búsquedas en DocuWare
Guardar tus búsquedas más frecuentes como listas es una manera inteligente de trabajar en una PYME. En lugar de repetir las mismas acciones una y otra vez, puedes confiar en que DocuWare lo haga por ti. Y lo mejor es que, dado que DocuWare guarda los parámetros de la búsqueda, los resultados siempre estarán actualizados. Cada vez que uses la lista, DocuWare realizará una nueva búsqueda usando esos parámetros, asegurándote de que estás viendo la información más reciente disponible.
Por ejemplo, imagina que en tu PYME necesitas revisar todas las órdenes de compra realizadas en el último mes. En lugar de buscar manualmente cada vez, puedes guardar esta búsqueda como una lista. Así, con solo un clic, DocuWare te mostrará todas las órdenes de compra recientes. Esta función es especialmente útil si trabajas en una PYME donde el tiempo es oro y necesitas acceso rápido a la información para tomar decisiones rápidas.
Más beneficios de usar listas en DocuWare
Otro beneficio de usar listas en DocuWare es que puedes compartirlas con otros miembros de tu equipo. Si alguien más en tu PYME necesita buscar los mismos documentos que tú, puedes mostrarle cómo usar la lista que has guardado. Esto crea un flujo de trabajo más eficiente porque todos pueden acceder a la misma información de manera rápida y sin confusión.
Además, las listas también son útiles para la organización. Puedes tener varias listas guardadas para diferentes tipos de tareas al encontrar documentos o tareas. Por ejemplo, podrías tener una lista para «Facturas pendientes de pago», otra para «Contratos por revisar» y otra para «Documentos de recursos humanos». Al tener todo organizado en listas, puedes enfocarte en lo que es más importante para ti en ese momento sin tener que buscar a ciegas entre montones de documentos.
Mantén la productividad alta con DocuWare
Usar DocuWare para guardar y acceder rápidamente a tus búsquedas más frecuentes es una excelente manera de mantener alta la productividad en tu PYME cuando quieres encontrar documentos concretos. En lugar de perder tiempo para encontrar documentos cada vez que los necesitas, puedes confiar en que DocuWare te mostrará los archivos correctos con solo un clic. Esta es una forma eficiente de trabajar, que te permite concentrarte en otras tareas importantes sin preocuparte por la búsqueda de documentos.
Además, al hacer uso de estas herramientas para encontrar documentos, reduces la posibilidad de cometer errores al buscar manualmente. DocuWare automatiza gran parte del proceso, lo que significa que puedes estar seguro de que siempre estás accediendo a la información correcta.
Así que la próxima vez que te encuentres realizando la misma búsqueda una y otra vez, recuerda guardar esa búsqueda como una lista en DocuWare. Verás cómo mejora tu productividad y te ahorra tiempo valioso.
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