Cuando tienes documentos importantes como facturas o documentos fiscales en tu PYME, necesitas que estos documentos se mantengan sin cambios para que sigan siendo legales y correctos. Pero a veces también necesitas añadir notas, sellos u otras marcas para cosas como revisiones o aprobaciones. DocuWare tiene una manera muy potente de hacer esto sin cambiar el documento original, usando algo llamado anotaciones.
¿Qué son las capas de anotación?
Piensa en las capas de anotación como si fueran hojas transparentes que puedes poner sobre un documento. Puedes escribir y hacer marcas en estas hojas, y parece que las marcas están en el documento, pero en realidad, el documento original no cambia. Esto es muy útil porque puedes añadir información extra sin alterar el documento original.
Cómo funcionan
En DocuWare puedes usar hasta cinco capas de anotación diferentes. En la Barra de herramientas del Visor, verás cinco botones numerados del 1 al 5. Cada uno de estos botones representa una capa de anotación diferente. Puedes hacer clic en estos botones para mostrar u ocultar las capas. Un pequeño bolígrafo junto al número te indica qué capa estás usando para las nuevas anotaciones. Puedes cambiar de una capa a otra haciendo clic en los números correspondientes.
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¿Qué tipos de anotaciones hay?
DocuWare te ofrece muchas herramientas diferentes para hacer anotaciones. Aquí hay algunas de las cosas que puedes hacer:
- Texto: Puedes escribir notas directamente en el documento.
- Marcadores: Usa marcadores para resaltar partes importantes del texto.
- Líneas a mano alzada: Dibuja líneas libres como si estuvieras usando un lápiz.
- Líneas rectas y flechas: Perfectas para señalar o conectar partes del documento.
- Formas rectangulares y elípticas: Puedes dibujar marcos o resaltar áreas específicas. Estas formas pueden ser opacas o transparentes según lo que necesites.
Usar las herramientas
Cuando pasas el ratón sobre los iconos en la Barra de herramientas, verás una descripción de cada función. Dependiendo de la herramienta que elijas, puedes cambiar el color, el grosor de la línea o el estilo de la fuente del texto.
Mover o eliminar anotaciones
Para mover o eliminar una anotación, selecciona la herramienta de anotación con la flecha gruesa. Luego, haz clic en la anotación que quieres editar. Desde ahí, puedes mover la anotación a una nueva posición o eliminarla usando la tecla Suprimir ‘Supr’ o la herramienta de eliminar objeto, representada por una X gruesa.
Fusionar anotaciones
DocuWare también te permite fusionar anotaciones con el documento. Pero ten cuidado, porque una vez que fusionas las anotaciones en este sistema de gestión documental, se convierten en parte permanente del documento y no puedes deshacer esta acción. Esto es útil cuando necesitas que todas las notas y revisiones sean parte de la versión final del documento.
Procedimiento para fusionar anotaciones
- Seleccionar la herramienta de fusión: En la barra de herramientas del visor, encuentra y selecciona la herramienta de fusión.
- Confirmar la fusión: DocuWare te pedirá que confirmes antes de proceder, ya que esta acción no puede deshacerse. Asegúrate de revisar todas las anotaciones antes de confirmar.
- Gestión de versiones: Si tienes habilitada la gestión de versiones, DocuWare creará una nueva versión del documento con las anotaciones fusionadas y mantendrá el original como una versión anterior.
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Beneficios de las capas de anotación
Usar capas de anotación en DocuWare tiene muchos beneficios:
- Integridad del documento: Mantiene el documento original sin cambios, lo cual es esencial para mantener su validez legal.
- Flexibilidad: Permite agregar información extra sin cambiar el documento original.
- Colaboración: Facilita el trabajo en equipo, permitiendo que varias personas añadan comentarios y revisiones sin alterar el documento base.
- Organización: Las múltiples capas de anotación ayudan a mantener diferentes tipos de notas y comentarios organizados, mejorando la claridad en la documentación.
Uso avanzado de anotaciones
Para aquellos que necesitan más, las herramientas de anotación de DocuWare pueden integrarse en flujos de trabajo más complejos. Por ejemplo:
- Automatización de flujos de trabajo: Las anotaciones pueden desencadenar acciones automáticas en flujos de trabajo predefinidos. Por ejemplo, si añades un sello de aprobación, esto puede notificar automáticamente al siguiente aprobador en la cadena.
- Integración con otras aplicaciones: Las anotaciones y sus datos pueden exportarse y utilizarse en otras aplicaciones de gestión documental o análisis, proporcionando una visión completa de los procesos documentales.
- Seguridad y control de acceso: Las capas de anotación pueden tener controles de acceso, asegurando que solo las personas autorizadas puedan ver o modificar ciertas anotaciones.
Las anotaciones en DocuWare son una herramienta muy poderosa que permite mantener los documentos originales intactos mientras se añade información importante. Puedes agregar, mover, eliminar y fusionar anotaciones según tus necesidades. Esto optimiza la organización y eficiencia en la gestión de documentos, haciendo de DocuWare una solución robusta para PYMEs que necesitan una gestión documental precisa y colaborativa.
Ahora que sabes cómo funcionan las anotaciones en DocuWare, podrás utilizar estas herramientas para mantener tus documentos organizados y fáciles de manejar, mejorando la colaboración y la productividad en tu PYME.
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