DocuWare es una herramienta muy poderosa que ayuda a las personas a recuperar documentos fácilmente cuando los necesitan. Es especialmente útil para las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) porque organiza todo de manera eficiente.
Hoy vamos a aprender cómo encontrar documentos en DocuWare usando diferentes métodos de búsqueda y algunos consejos generales para hacer tus búsquedas más efectivas.
Métodos para recuperar documentos en DocuWare
Hay tres métodos principales que puedes usar para buscar documentos en DocuWare:
- Seleccionar un término de búsqueda de una lista existente.
- Buscar términos del contenido del documento.
- Buscar por palabras clave.
Están explicados con detalle aquí.
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Seleccionar un término de búsqueda de una lista existente
Este método es muy fácil y efectivo. Es ideal cuando sabes exactamente qué estás buscando.
Cómo funciona
En DocuWare, cada vez que usas un diálogo de búsqueda, hay al menos un campo de índice. Para usar este método a la hora de recuperar documentos, solo tienes que hacer clic en la pequeña flecha a la derecha del campo de búsqueda. Esto abrirá una lista donde puedes seleccionar el término que buscas.
Ejemplo
Imagina que necesitas encontrar un documento por el nombre de una pyme. En lugar de escribir el nombre manualmente, puedes seleccionarlo de una lista desplegable. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce el riesgo de cometer errores al escribir.
Buscar términos del contenido del documento
Este método es perfecto cuando necesitas encontrar documentos que contengan ciertas palabras o frases específicas.
Cómo funciona
La búsqueda de texto completo en DocuWare es similar a cómo funcionan los motores de búsqueda en Internet. Solo necesitas introducir un término en el campo de búsqueda y el sistema mostrará todos los documentos que contienen ese término.
Características adicionales
Una característica muy útil cuando quieras recuperar documentos es que cuando abres uno desde la lista de resultados, los términos encontrados se resaltan en el contenido. El primer resultado aparece en rojo y los siguientes en amarillo, lo que facilita encontrar las palabras dentro del documento.
Consejo útil
Para evitar obtener una lista de resultados demasiado larga, puedes combinar términos de búsqueda. Por ejemplo, si pones una frase entre comillas («Pedido de la Feria de Múnich»), solo se mostrarán los documentos que contengan esas palabras en ese orden exacto.
Buscar por palabras clave
Este método se refiere a buscar criterios específicos de clasificación en el archivador, conocidos en DocuWare como «entradas de índice» o «valores de índice».
Por ejemplo, la fecha de archivado de un documento es una palabra clave en el campo de índice «Fecha». Otros ejemplos pueden incluir el nombre del cliente, el contacto y el importe de una factura. Este método es útil para recuperar documentos basados en criterios específicos sin necesidad de buscar en todo el contenido del documento.
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Cómo funciona
Para realizar una búsqueda por palabras clave, abre un diálogo de búsqueda que contenga los campos de índice definidos en la configuración. Luego, introduce los términos de búsqueda en los campos correspondientes. Las listas de selección en estos campos ayudan a evitar términos no válidos.
Consejo útil
Si no conoces el término exacto o su ortografía, puedes usar el asterisco () como comodín. Por ejemplo, al buscar documentos relacionados con «Peters», puedes escribir «Peters» para encontrar todas las variaciones, como «Peters Engineering», «Peters Engineering GmbH» o «Peters & Partner».
Consejos generales para una búsqueda efectiva
No importa qué método de búsqueda uses, hay algunas reglas generales que te ayudarán a encontrar documentos de manera más eficiente en DocuWare.
Abrir un diálogo de búsqueda
Puedes acceder a los diálogos de búsqueda desde la sección de pestañas en la parte superior izquierda del DocuWare client. Normalmente, hay varios diálogos disponibles. Selecciona el adecuado haciendo clic en la pequeña flecha de la pestaña «Diálogos de búsqueda».
Especificidad del archivador
Cada diálogo de búsqueda se realiza en un archivador específico. Los nombres de los diálogos de búsqueda aparecen como <nombre del archivador> – <nombre del diálogo>. Asegúrate de que los documentos que buscas estén guardados en el archivador correspondiente, ya que los documentos en la bandeja no pueden filtrarse.
Visualización de resultados
Haz clic en el botón «Buscar» para ver los resultados. Puedes abrir un documento de la lista de resultados haciendo doble clic en él o utilizando el menú contextual con el botón derecho del ratón para acceder a funciones adicionales.
Configuración centralizada
Los nombres de los diálogos y campos de búsqueda no pueden ser modificados por el usuario; se definen centralmente en la configuración de DocuWare. Para solicitar cambios, tendrás que ponerte en contacto con el administrador del sistema en tu pyme.
Combinar métodos de búsqueda para recuperar documentos
Para reducir el número de resultados, puedes combinar diferentes métodos de búsqueda. Por ejemplo, usar la búsqueda de texto completo junto con la búsqueda por palabras clave para acotar los resultados. Si solo necesitas documentos archivados durante un período específico, puedes limitar ese período utilizando los campos de fecha y combinarlos con términos de búsqueda en el contenido.
Ejemplo práctico
Imagina que necesitas encontrar todas las facturas de un cliente específico archivadas en el último año. Para ello, abre primero el diálogo de búsqueda y selecciona el campo de índice «Cliente». Luego, selecciona el nombre del cliente de la lista desplegable. Después, utiliza el campo de fecha para limitar la búsqueda al último año.
Finalmente, si necesitas buscar términos específicos dentro de las facturas, utiliza la búsqueda de texto completo para encontrar las palabras o frases que te interesen. Y esto es todo lo que necesitarás cada vez que quieras recuperar documentos. ¿A que es fácil?
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