DocuWare es una herramienta increíble para organizar fácilmente todos los documentos necesarios en una PYME. Y parte de la clave está en las aplicaciones de escritorio de DocuWare. Te acompañará en tu proceso de digitalización en el que, progresivamente, irás incorporando más áreas y procesos de tu empresa hasta conseguir que el flujo sea absolutamente digital.
Y, en ese momento, podrás ir más allá y diseñar nuevos procesos y automatismos que harán que las mejoras en productividad sean todavía mayores.
¿Alguna vez te has preguntado cómo sería trabajar con DocuWare? Esta solución puede trabajar en modalidad Cloud u On-premises pero, en ambos casos, gran parte de la funcionalidad para cada uno de los usuarios individuales está en las aplicaciones de escritorio incluidas que facilitan mucho su trabajo.
Vamos a descubrir cómo funcionan estas aplicaciones y qué hacen.
¿Qué son las aplicaciones de escritorio de DocuWare?
Las aplicaciones de escritorio de DocuWare son programas especiales que se instalan en el ordenador de cada usuario. Estas aplicaciones permiten hacer cosas como escanear documentos, enviarlos, editarlos y mucho más. A continuación veremos algunas de las aplicaciones más interesantes y cómo pueden ayudarte:
Connect to Outlook
¿Recibes muchos correos electrónicos? Connect to Outlook es una aplicación que permite archivar (guardar) esos correos electrónicos importantes en DocuWare directamente desde el programa de correos Outlook. Así, pueden encontrar esos correos fácilmente cuando los necesiten.
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Edit & Send
Con Edit & Send, se pueden editar documentos y luego enviarlos directamente desde DocuWare. Imagina que estás trabajando en un informe importante; puedes hacer cambios y mandarlo sin tener que salir de la aplicación.
Import
Import permite que los documentos se guarden automáticamente desde una carpeta específica en el ordenador. Es como tener un robot que organiza todos los archivos en su lugar sin que tú tengas que hacerlo.
Printer
¿Alguna vez has impreso algo en papel? Pues esta aplicación hace algo similar, pero en lugar de imprimir en papel, convierte los documentos en archivos PDF y los guarda en DocuWare. ¡Es como tener una impresora que guarda todo digitalmente!
Scan
Con Scan, puedes escanear documentos directamente a una bandeja o archivador en DocuWare. Así, si tienes un papel importante, solo necesitas escanearlo y estará seguro en tu ordenador.
Export
Export permite sacar los datos de los documentos y transferirlos a otras aplicaciones. Por ejemplo, si necesitas compartir información con otro programa, esta aplicación lo hace posible.
Smart Connect
Smart Connect es como un botón mágico que muestra los documentos relacionados en DocuWare desde otras aplicaciones. Así, si estás usando otro programa y necesitas encontrar un documento en DocuWare, solo con presionan el botón ahí estará.
Windows Explorer Client
Esta aplicación permite integrar DocuWare en el Explorador de Windows. Con esta aplicación, DocuWare se convierte en una parte de ese explorador, haciendo que encontrar documentos sea muy fácil.
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Instalación de las aplicaciones de escritorio de DocuWare
Ahora, vamos a ver cómo se instalan estas aplicaciones en tu ordenador. Es bastante sencillo y rápido.
- Abrir el menú principal: Primero, en el DocuWare Client, debes hacer clic en su nombre de usuario y seleccionar «Desktop Apps > Instalar Desktop Apps».
- Esperar la instalación: Después, espera hasta que DocuWare Desktop Apps se instale en el equipo.
- Ejecutar las aplicaciones: Una vez instalada, hay quehacer doble clic en el icono de DocuWare Desktop Apps para abrirla.
- Seleccionar las aplicaciones necesarias: De todas las aplicaciones disponibles, elegir las que necesites para tu trabajo. Puedes seleccionar Connect to Outlook, Edit & Send, Import, Printer, Scan, Export, Smart Connect y Windows Explorer Client.
- Seguir las instrucciones: Finalmente, solo debes seguir las instrucciones que aparecen en la pantalla para completar la instalación.
- Vincular Desktop Apps: Después de una instalación correcta, debes vincular Desktop Apps en el menú principal del Web Client a través de «Desktop Apps > Vincular Desktop Apps».
¡Y eso es todo! Ahora ya sabes cómo puedes utilizar las aplicaciones de escritorio de DocuWare para organizar documentos, escanear papeles importantes, archivar correos electrónicos y mucho más. Estas aplicaciones de escritorio harán que todo tu proceso de digitalización sea más fácil y ordenado. ¡Y de un modo muy sencillo!
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