DocuWare Forms es una herramienta que permite crear formularios digitales para recoger y guardar datos de manera organizada. Esto hace que sea más fácil gestionar formularios en las PYMEs. En lugar de rellenar formularios a mano, que luego tienen que ser escaneados y procesados por el departamento de TI, DocuWare Forms permite rellenar formularios directamente en la pantalla del ordenador. Esto reduce errores que pueden ocurrir al leer documentos escritos a mano. Además, los formularios ya creados se pueden integrar en DocuWare Forms y seguir utilizándose sin problemas.
Los formularios rellenados se guardan automáticamente en un archivador digital, y todos los usuarios autorizados pueden acceder a ellos. Los empleados pueden integrar formularios web en sus listas (necesitan una licencia de Task Manager) o transferirlos a otras aplicaciones usando Smart Index.
Cómo funcionan los formularios web
Un formulario web se basa en una configuración donde se definen los campos del formulario, cómo se indexan, dónde se guardan y quién puede acceder a ellos. El usuario accede al formulario web a través de un enlace y lo puede rellenar en su navegador preferido. Una vez completado, el formulario se envía con un solo clic y se guarda en formato PDF en el archivador del sistema de gestión documental.
Los usuarios más avanzados pueden dejar campos del formulario vacíos para que otros los rellenen más tarde usando una máscara de tarea con formularios de fusión.
Configuración de formularios
Un asistente guía al usuario durante la configuración de un formulario web con los siguientes pasos:
- Diseño: Selecciona y organiza los campos del formulario.
- Envío: Vincula el formulario web a un formulario de fusión y edita los mensajes que aparecen después de enviarlo.
- Salida: Selecciona el archivador donde se guardarán los formularios.
- Indexación: Vincula los campos del formulario con los campos de índice del archivador.
- Permisos: Asigna derechos de usuario y administrador.
Diseñador de formularios
En este paso, se crea el formulario web. Para insertar un campo, haz doble clic en él en la parte izquierda o arrástralo al centro de la pantalla. Los campos del formulario pueden colocarse libremente y ajustar su tamaño con el ratón. También se pueden organizar horizontalmente. Una cuadrícula ayuda a alinear los campos en ancho y alto. En la vista para móviles, los campos se colocan uno debajo del otro.
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La vista previa muestra cómo se verá el formulario en el navegador o en el dispositivo móvil. En la vista previa, no se pueden adjuntar archivos al formulario. Los campos pueden ajustarse individualmente usando las opciones de configuración de campo en el lado derecho.
Beneficios para las PYMEs
DocuWare Forms ofrece muchas ventajas para las PYMEs:
- Mayor eficiencia: Al poder rellenar formularios directamente en el ordenador, se ahorra tiempo y se evita la necesidad de escanear documentos escritos a mano.
- Reducción de errores: Al eliminar la escritura a mano, se reducen los errores que pueden ocurrir al leer documentos.
- Acceso fácil: Los formularios guardados se pueden encontrar fácilmente, y todos los usuarios autorizados pueden acceder a ellos.
- Integración con otros sistemas: Los formularios pueden integrarse en listas o transferirse a otras aplicaciones, facilitando el flujo de trabajo.
- Personalización: Los formularios se pueden personalizar según las necesidades de la PYME, y los campos se pueden ajustar fácilmente.
- Seguridad: Los datos recogidos en los formularios están protegidos y solo los usuarios autorizados pueden acceder a ellos.
¿Quieres saber más?
Cómo usar DocuWare Forms en tu PYME
- Crear el formulario: Usa el diseñador de formularios para crear y organizar los campos que necesitas.
- Configurar el envío: Define cómo se enviará y guardará el formulario.
- Seleccionar el archivador: Elige el lugar donde se guardarán los formularios completados.
- Configurar la indexación: Vincula los campos del formulario con los campos de índice del archivador para facilitar la búsqueda.
- Asignar permisos: Define quién puede acceder y editar los formularios.
DocuWare Forms es una potente herramienta que puede ayudar a las PYMEs a gestionar sus formularios de manera más eficiente. Al permitir la creación y el llenado de formularios digitales directamente en la pantalla del ordenador, se ahorra tiempo y se reducen los errores. Los formularios se pueden personalizar fácilmente y se integran bien con otros sistemas, lo que facilita el trabajo diario. Además, la seguridad de los datos está garantizada, ya que solo los usuarios autorizados pueden acceder a la información recogida.
Adoptar DocuWare Forms en una PYME puede transformar la manera en que se gestionan los formularios, proporcionando una ventaja significativa en términos de eficiencia y precisión. Con la capacidad de crear, enviar y archivar formularios de manera digital, las PYMEs pueden concentrarse en tareas más importantes y estratégicas, mejorando así su competitividad en el mercado.
