¿Qué ventajas tiene integrar Outlook con DocuWare?

La herramienta Connect to Outlook permite que Microsoft Outlook y DocuWare trabajen juntos de manera eficiente, ayudando a gestionar los correos electrónicos en una PYME. Integrar Outlook con DocuWare facilita a los usuarios archivar y acceder a sus correos electrónicos directamente desde Outlook, haciendo que el trabajo sea más sencillo y aumentando la eficiencia. Aquí te explicamos las funciones y configuraciones más importantes de Connect to Outlook.

Acceso a correos electrónicos archivados en DocuWare

Con Connect to Outlook, es fácil encontrar correos archivados en DocuWare sin salir de Outlook. Solo necesitas hacer clic en un mensaje y puedes buscar otros correos archivados que hayan sido enviados por el mismo remitente en los últimos 30 días.

Proceso de búsqueda

1. Selección del mensaje: El usuario elige un mensaje de correo en Outlook.
2. Iniciación de la búsqueda: Desde el menú, selecciona una búsqueda rápida.
3. Visualización de resultados: Los resultados de la búsqueda aparecen en Outlook, ordenados del más reciente al más antiguo.
4. Nueva búsqueda: Puedes empezar una nueva búsqueda rápida desde el menú de DocuWare en Outlook.

Integrar Outlook para el archivado de mensajes de correo electrónico

Connect to Outlook ofrece tres maneras principales de archivar correos electrónicos al integrar Outlook:

1. Almacenamiento automático: Los mensajes en una carpeta supervisada por DocuWare se archivan automáticamente. Para configurar una carpeta, selecciona «Supervisar con DocuWare» en el menú de la carpeta.
2. Archivado manual: Los usuarios pueden elegir un mensaje y seleccionar una configuración de archivado desde el menú de DocuWare en Outlook.
3. Enviar y archivar: Puedes enviar, responder o reenviar correos y archivarlos al mismo tiempo. Para hacerlo, usa la función «Enviar y archivar – DocuWare» en el menú de mensajes.

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Diálogo de almacenamiento

Dependiendo de la configuración, puede aparecer un diálogo de almacenamiento al archivar correos electrónicos. Aquí es donde se especifican los campos de índice para los correos archivados, usando palabras clave para facilitar su búsqueda más tarde.

Configuración y personalización

Algunos campos en el diálogo de almacenamiento que se mostrará al integrar Outlook pueden llenarse automáticamente según la configuración predeterminada. Los usuarios pueden cambiar o agregar nueva información para personalizar cómo se archivan los correos electrónicos.

Consideraciones técnicas y beneficios

• Compatibilidad y requisitos: Connect to Outlook funciona con Microsoft Outlook 2013 y 2016, tanto en versiones de 32 como de 64 bits. Es importante asegurarse de que todas las actualizaciones y parches de seguridad estén instalados para que todo funcione correctamente al integrar Outlook.
• Seguridad y conformidad: Al archivar correos en DocuWare con Connect to Outlook, los mensajes están protegidos con cifrado y cumplen con las normas de seguridad y privacidad de datos. Esto mejora la seguridad de la información y facilita las auditorías y el cumplimiento de las leyes.
• Optimización del flujo de trabajo: Al permitir archivar y recuperar correos directamente desde Outlook, Connect to Outlook evita tener que cambiar entre varias aplicaciones. Esto ahorra tiempo y mejora la productividad de los empleados.
• Indexación inteligente: DocuWare usa una función de indexación inteligente para organizar automáticamente los correos archivados, asignando palabras clave y datos importantes. Esto facilita la búsqueda rápida y precisa de los mensajes archivados, mejorando la eficiencia.

¿Quieres saber más?

Configuración paso a paso para integrar Outlook

1. Instalación del módulo: Instalar Connect to Outlook desde el centro de descargas de DocuWare.
2. Configuración inicial: Configurar las opciones de archivado y las carpetas supervisadas en Outlook.
3. Definición de políticas de archivado: Establecer reglas para archivar e indexar correos en DocuWare.
4. Capacitación de usuarios: Enseñar a los usuarios cómo usar las nuevas funciones de archivado y búsqueda.

Monitorización y mantenimiento

Es importante revisar regularmente cómo funciona Connect to Outlook para detectar y solucionar cualquier problema al integrar Outlook. Mantener el sistema actualizado asegura que todo funcione sin problemas.

Connect to Outlook es una herramienta avanzada para gestionar correos electrónicos que permite integrar Outlook de Microsoft con DocuWare. Esta integración mejora la eficiencia en el trabajo, garantiza la seguridad de la información y facilita el cumplimiento de normas. Con funciones de archivado automático, manual y combinado con el envío de correos, así como capacidades de búsqueda y recuperación eficientes, Connect to Outlook es una herramienta esencial para la gestión documental en las pymes.

Adoptar esta solución no solo optimiza la gestión de correos electrónicos, sino que también libera tiempo valioso para que los empleados se concentren en tareas importantes. Con una implementación adecuada y un mantenimiento regular, Connect to Outlook puede transformar la manera en que las pymes manejan sus comunicaciones electrónicas, proporcionando una ventaja competitiva en el mercado actual.