Elegir una impresora es una decisión complicada que debemos tomar con mucho cuidado, porque de ella dependerán cosas tan importantes como nuestra capacidad de trabajo, la productividad de nuestra pyme y de nuestros empleados, los gastos asociados a la impresión y también a parte de la gestión documental, y esta influirá igualmente en la seguridad de nuestro entorno de TI.
No hay duda de que no todas las pymes tienen las mismas necesidades de impresión, y tampoco las mismas exigencias en materia de gestión, administración y seguridad. Por ello, una impresora que puede ser ideal para una pyme determinada puede no serlo para otra, y esto implica que al final debemos partir de las necesidades reales de cada empresa y elegir en consecuencia.
Con todo, hay una serie de criterios o de requisitos generales que operan en cualquier caso, y que podemos tomar como base para elegir una buena impresora para pymes. En este artículo queremos compartir con vosotros cinco de esas claves porque creemos que os serán de gran ayuda, y os pondrán las cosas un poco más fáciles a la hora de elegir.
1.-Impresora con funciones de seguridad y gestión
Vivimos en un modo totalmente conectado, y por ello la seguridad juega un papel fundamental incluso para la empresa más pequeña, sobre todo porque ese auge del mundo conectado ha hecho que las amenazas de seguridad sean cada vez mayores y más peligrosas, y que ya no se limiten ni a los ordenadores ni a las grandes empresas, también afectan a las impresoras y a las pymes
Una impresora profesional trabaja con datos e información sensible que podrían quedar expuestos si se produce un ataque, y las consecuencias de esto podrían llevarnos a un punto de no retorno, tanto por el impacto a nivel de costes como en la reputación e imagen de nuestra empresa. Por ello, es necesario que la impresora esté debidamente protegida para que podamos trabajar con tranquilidad.
En cuanto a las herramientas de gestión, estas son de gran ayuda para hacer un seguimiento del uso que se hace de la impresora, facilitan el establecimiento de políticas de fiscalización y control, que es clave en espacios con impresoras compartidas, y facilita la implementación y el mantenimiento de los equipos de impresión.
2.-Bajo coste por página tanto en color como en blanco y negro
Sin duda este es uno de los gastos más importantes cuando hablamos del coste de propiedad de una impresora, y es totalmente normal porque será el que determinará en gran medida la carga que nuestra pyme tendrá que asumir mes a mes por el simple hecho de imprimir, es decir, de utilizar la impresora.
Algunos todavía creen que minimizar el uso de la impresora ayuda a ahorrar, pero en realidad lo único que estaremos haciendo es infrautilizar una herramienta que nos ha costado dinero. No es una solución.
Muchos fabricantes ofrecen cartuchos de alta capacidad como opción para reducir el coste por página, pero lo ideal es optar por una impresora que nos permita acceder a servicios basados planes de impresión mensuales, trimestrales, semestrales o anuales, ya que este tipo de planes son los que mejor valor ofrecen en relación coste por página.
3.-Alta disponibilidad de los consumibles de la impresora
De nada sirve comprar una impresora muy barata si los consumibles que utiliza tienen una disponibilidad muy baja y un precio elevado. Al final, perderemos mucho tiempo buscando cartuchos compatibles en tiendas y/o proveedores, y corremos el riesgo de acabar pagando precios muy altos por esos consumibles.
Otros problemas asociados a la baja disponibilidad de consumibles es el clásico de echar el viaje a la tienda para nada, y en casos más actuales perder un tiempo muy valioso buscando por Internet sin ningún éxito.
En este caso, los servicios basados en servicios con planes de impresión que suministran automáticamente la tinta a domicilio son la mejor opción, y para ello necesitamos contar con una impresora que nos permita acceder a este tipo de servicios.
4.-Conectividad e impresión multidispositivo
Una buena impresora debe estar adaptada a la rutina que vivimos en las pymes, y para ello es fundamental que cuente conectividad inalámbrica y soporte de impresión móvil, dos especificaciones que nos ayudarán a ser más productivos, y que facilitarán su integración en entornos multidispositivo.
La conectividad Wi-Fi representa un valor imprescindible porque permite simplificar la instalación de la impresora, y la creación de entornos multidispositivo donde se encuentren ordenadores, tablets y smartphones.
Por otro lado, gracias a esa conectividad también será más fácil adaptarla a cualquier cambio que se produzca en nuestra empresa, ya que no tendremos que lidiar con los problemas que suelen dar las conexiones cableadas cuando hay cambios estructurales o de distribución.
5.-Buena capacidad y velocidad de impresión
Antes de elegir la impresora debemos tener claro qué ciclo de trabajo tenemos que cubrir, y qué velocidad de impresión sería la adecuada para poder sacar ese ciclo de trabajo adelante sin ningún tipo de problema. Esto nos permitirá también delimitar mejor las opciones de compra.
Lo ideal, en líneas generales, es elegir una impresora que pueda cubrir un poco más del ciclo de trabajo que necesitamos, y que pueda hacerlo de forma óptima. De esta manera, si nuestras necesidades aumentan la impresora podrá cubrir sin problemas ese cambio, y no tendremos que cambiar de nuevo la impresora.
Por ejemplo, una impresora que trabaje con ciclos de 500 páginas al mes no tendrá que ser tan rápida como una impresora que esté diseñada para imprimir de forma óptima 1.500 páginas al mes. Una mayor velocidad de impresión se traduce en menos esperas y en una mayor productividad.
