La nueva Ley Crea y Crece, como se conoce coloquialmente a la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, ha introducido novedades en la factura electrónica. La más importante es que la factura electrónica se va a generalizar en las operaciones entre empresarios o profesionales. Además del avance en la digitalización de la facturación, la contabilidad y los impuestos, esta reforma pretende alcanzar otros objetivos, entre los que destaca el control de los plazos de pago a proveedores.
En este sentido, todos los empresarios y profesionales se verán afectados por las siguientes condiciones:
- Estarán obligados a expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales.
- Tendrán la obligación de proporcionar información sobre los estados de la factura, tanto si son destinatarios como si son los emisores de la factura.
- Las soluciones tecnológicas y plataformas empleadas deben garantizar la interconexión e interoperabilidad gratuitas. Y da lo mismo que estas sean propias u ofrecidas por empresas de servicios de facturación electrónica.
- No podrán ser obligados por el receptor de la factura a emplear una solución, plataforma o proveedor de servicios de facturación electrónica predeterminado.
- Durante un plazo de cuatro años desde la emisión de las facturas electrónicas, los destinatarios podrán solicitar una copia sin incurrir en costes adicionales. Además, podrán seguir consultando sus facturas electrónicas, aunque haya resuelto su contrato con la empresa o revocado su consentimiento para recibir facturas electrónicas. Tampoco caduca por esta causa su derecho a acceder a las facturas emitidas con anterioridad.
- En un futuro, la factura electrónica será obligatoria en las relaciones comerciales entre empresarios o profesionales.
¿Cómo ha de ser una facturación electrónica?
Por un lado, la facturación electrónica estará sujeta los requisitos del software antifraude introducidos en el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria. Esto obligará a contar con un software certificado según las condiciones que se vayan estableciendo reglamentariamente. Las principales características que podemos destacar de estos programas y sistemas deberán ser:
Se podrá rectificar una factura, pero no borrar o alterar su registro informático.
El software debe permitir la posibilidad de que remitas voluntariamente los registros a la Agencia Tributaria de forma automática. Si así lo haces, las facturas incorporarán la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU»
El sistema deberá calcular la huella o hash de los registros, así como incluir un código QR con el que, si comunicas las facturas a la Agencia Tributaria, los clientes podrán verificar que tus facturas efectivamente han sido remitidas a ésta.
Se facilitará la integración de los registros de facturación en los libros registro del IVA y del IRPF.
También debe cumplirse lo exigido en la normativa específica sobre facturación. Esta establece que una factura solo puede ser considerada electrónica cuando se expida y reciba en formato electrónico. Por tanto, no vale imprimir en papel lo generado a través de un software de facturación.
Además, la normativa de facturación exige que emplees medios que garanticen la autenticidad e integridad de la factura electrónica. Aunque la Agencia Tributaria puede validar otros medios, los más comunes son la firma electrónica y el intercambio electrónico de datos.
No obstante, es muy probable que los futuros desarrollos reglamentarios reformen estos protocolos. Asimismo, también podría aprovecharse la ocasión para introducir novedades en el contenido de la factura y en los procedimientos de emisión, recepción, conservación, etcétera.
¿Cuándo entrarán en vigor las nuevas obligaciones?
Lo primero será aprobar los reglamentos que fijarán las condiciones del procedimiento de acreditación de la interconexión y la interoperabilidad de las plataformas. Una vez aprobadas estas normas, se dará un plazo de un año a las empresas con una facturación superior a los ocho millones de euros anuales. Si tienes menos de esa facturación, tendrás dos años para adaptarte.
¿Habrá sanciones?
Sí, puede haber apercibimientos o sanciones de hasta 10 000 euros para quienes, estando obligados a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes a sus facturas. Y lo mismo pasa para las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica que no cumplan sus obligaciones adicionales.
¿Qué ayudas existen para adaptarse a la factura electrónica?
La principal ayuda es el programa Kit Digital. En él, la factura electrónica se incluye como una de las categorías de solución de digitalización subvencionable.
El camino está marcado, la digitalización de la facturación es imparable y la facturación electrónica entre empresas es una de sus próximas paradas.
