Un viaje de negocios no deja de ser un plan estratégico que debería -y suele- estar programado al detalle. Esto es así porque el tiempo es uno de los bienes más preciados y, de hecho, porque el éxito de los encuentros corporativos viene marcado por el rendimiento extraído de los minutos que dura la reunión.
La clave de los viajes de negocios es la productividad. Pero no es una cuestión solo de tiempo, sino de prioridades. Ser capaz de priorizar y hacer las tareas adecuadas para alcanzar los objetivos es el eje central de los viajes de negocios. Teniendo esta máxima en cuenta a la hora de planificar el viaje, es importante saber sacarle partido a cualquier espacio y tiempo que tengamos a nuestro alcance y aprovechar, por ejemplo, los desplazamientos.
Con el fin de ayudar a optimizar tu tiempo y obtener la máxima productividad durante tus estancias, Luca Carlucci, CEO de BizAway, agencia de viajes corporativos, comparte sus mejores consejos y prácticas habituales, que él mismo aplica durante sus viajes de negocios:
- Aléjate de una agenda poco flexible. En muchas ocasiones, y sobre todo ocurre en casos de directivos empresariales, la agenda está calculada casi en nanosegundos, resultando un programa muy poco accesible que no da lugar a posibles encuentros espontáneos. Aunque es importante marcarse los objetivos estratégicos del viaje, hay que mantener huecos disponibles en la planificación para cualquier imprevisto u oportunidad que pueda surgir durante la estancia. No debemos dar nada por sentado, y menos aún cuando se viaja por negocios. Rechazar encuentros de interés puede causar una mala imagen no deseable para nadie.
- El tiempo, aprovéchalo allí donde estés. Ya sea en la terminal del aeropuerto, en un restaurante o bien en la habitación de un hotel, cualquier escenario es bueno para adelantar tareas. Mientras contemos con la conexión a una red de calidad, cualquier momento puede servir para trabajar. Probablemente en estas ocasiones de esperas o traslados la infraestructura logística no será la adecuada para una larga jornada laboral, pero podemos aprovechar para organizar el trabajo, así como elaborar listas de tareas pendientes. Estas pequeñas labores permiten establecer un orden mental y además optimizar el tiempo en el momento de empezar a trabajar.
- Anticípate a posibles casuísticas adversas del viaje. Cuenta con un plan que anticipe probables escenarios desfavorables durante el viaje. Planificar qué hacer en términos de trabajo cuando un avión se retrasa, un cliente cancela un encuentro o incluso cuando ocurre algún accidente ajeno a nosotros garantizará optimizar ese tiempo concreto. Para poder hacerlo es importante contar con el material necesario, como un ordenador, unos auriculares e incluso una conexión wifi portátil o bien la red de datos, con la máxima calidad posible. También puede ayudarnos a planificar tareas realizables en caso de no contar con estas condiciones.
- Equipaje y accesorios minimalistas. Según un estudio elaborado en el año 2016 por la multinacional británica Marks & Spencer, empresa dedicada al comercio minorista, de las 2.000 personas que entrevistaron, una décima parte de hombres y mujeres afirmaron que solían llegar tarde al trabajo porque habían perdido tiempo decidiendo cómo vestirse, además uno de cada 20 afirmó haber llegado a cancelar la cita al no saber qué ponerse. Así pues, optimizar cualquier viaje de negocios empieza por agilizar el tiempo de vestirse. Debemos ser prácticos y llevar con nosotros un armario cápsula que cuente con la ropa básica, con una gama de colores neutra que permite combinar piezas entre ellas. De este modo contaremos con varias opciones de vestimenta sin que este tema se convierta en un quebradero de cabeza. Paralelamente, estructurar los diferentes conjuntos días antes del viaje permitirá reducir el tiempo durante la mañana.
Más allá de estos consejos, planificar la parte logística de un viaje nos ayudará también a aprovechar el tiempo durante la estancia. Algunos detalles como climatizar la habitación del hotel con la temperatura adecuada, escoger un lugar que cuente con el mobiliario apropiado, o bien volar con el tiempo a nuestro favor, es decir, teniendo en cuenta el jetlag y sus efectos, pueden ayudar a que el viaje corporativo se convierta en una oportunidad para crecer profesionalmente y no en un obstáculo.
