En un escenario donde se establece la obligatoriedad de la factura electrónica para la relación entre empresas (y autónomos), hablar de los beneficios de la factura electrónica, en general, quizás le parezca a alguno innecesario, más, quizás, cuando esta obligación se visualiza cercana, o relativamente cercana, en el tiempo.
Alguien también podría pensar que es un tema del que se lleva hablando desde hace muchos años y que los argumentos no han variado demasiado como para volver a recalcarlos y, quizás, también tenga parte de razón.
Mucho ha llovido desde la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público hasta esta nueva propuesta, incluida en la Ley Crea y Crece; sin embargo, no han variado los argumentos de base para ambas. Si la primera tenía como uno de sus objetivos la lucha contra la morosidad en el sector público y la mejora de la eficiencia en la administración, detrás de este nuevo (pero no último) impulso, está la reducción de la morosidad en el sector privado y un impulso a la digitalización de las empresas. El próximo paso, será la obligatoriedad del uso en las operaciones entre empresas de la UE.
Y esto es lo razonable, ya que para que los beneficios “globales” del uso de la factura electrónica sean perceptibles, hay que superar un reto importante, la extensión efectiva de su uso por todo el tejido empresarial. Esto se reflejaba desde el principio en cubrir dos necesidades. La primera, su adopción o aceptación por la pequeña y mediana empresa y, la segunda, la interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica que permita su uso en la interrelación comercial tanto dentro como a través de nuestras fronteras
¿Qué es una extensión efectiva en la práctica?
Que todas las empresas lo utilicen para que todos los sistemas y plataformas tengan la necesidad de interactuar y operar entre ellos sin importar el tipo de empresa, ámbito o país.
Me explico, mientras se circunscribía al ámbito del sector público, para las empresas afectadas, era necesaria la incorporación del resto para sacarle el máximo provecho. Lo que llevo a una extensión en cascada a más empresas de las que realmente estaban obligadas. Lo mismo es previsible que ocurra con las empresas que se incorporen en la siguiente fase, mientras se centre en las empresas de un país, aquellas que tengan relaciones con empresas europeas, les faltará la incorporación de éstas.
Es decir, mientras quede alguien fuera de la ecuación, para los que están representa una posible excepción en la automatización de sus procesos. Lo razonable, por tanto, será intentar evitar de alguna manera esa excepción. Bien por parte de las propias entidades emisoras, bien por parte de la propia normativa (es lo que se podría intuir en la voluntad del legislador en Crea y Crece).
Pero ahora, me gustaría visualizarlo desde el punto de vista de una empresa “excepción”. Y a ellas me dirijo. Hablando de la Ley Crea y Crece, estarán en esta situación aquellas empresas que facturan menos de 8 millones de euros.
Si estoy en esta situación, me encontraré que no estoy obligado a la emisión y remisión de facturas electrónicas a mis empresas clientes (puede que pienses que esto es bueno). Sin embargo, si tengo proveedores que facturen más de 8 millones de euros, voy a recibir facturas electrónicas y voy a tener la necesidad de integrarlas en mi circuito administrativo y responder a mi cliente sobre si la acepto o no y, en última instancia, cuando la pague. En este caso, el beneficiado total es el emisor, porque si bien es el que tiene que emitir y enviar la factura electrónicamente, también podrá gestionar electrónicamente la información que le estoy dando y sobre todo (aunque pueda disponer de otras herramientas para ello), la información del pago. Para que esto funcione debo disponer de una herramienta capaz de recibir facturas electrónicas e interactuar con la de mi proveedor que emite.
Se da la circunstancia de que las grandes empresas son las que representan también el mayor volumen de facturas emitidas, con lo que se da la circunstancia de que la probabilidad de que me encuentre en esta situación sea relativamente alta.
Si debo plantearme, por tanto, la necesidad de una herramienta que me permita gestionar la recepción de facturas electrónicas y el estado administrativo en el que se encuentran, ¿no sería razonable que esa misma herramienta, me permita generar y comunicar facturas electrónicas a mis clientes empresas y, con aquellos que se encuentren en la misma situación y dispongan de lo necesario, empezar a sacar provecho de la automatización e información?
Si eres una empresa que factura menos de 8 millones de euros y has pensado, esto no va conmigo, tendré dos años para adaptarme, detente un momento. Sí, esto puede ir contigo desde el primer momento o puede que te interese que así sea. Puedes evaluar a tus proveedores para detectar los que pueden estar en ese umbral de gran empresa. Evaluar a tus clientes para intentar detectar los que podrían estar en la misma situación que tú respecto de sus proveedores. Evaluar tus sistemas de facturación y las soluciones de las que dispones. Evaluar tus circuitos administrativos, tanto los referentes a las compras y pagos, porque podrían estar afectados por la obligación desde el primer momento, como los de facturación y cobros, para ver cómo mejorarlos y aprovechar la automatización de la facturación electrónica.
En definitiva, plantéate la pregunta, pero, sobre todo, las respuestas a si puede ser interesante para tu organización anticiparte en el uso completo de la factura electrónica.
Ronald Lozano, Engineering Legal Team Manager de Sage.
