Si estás interesado en montar una agencia de viaje minorista, debes saber qué servicios prestan, qué tipos existen y en qué consiste el régimen especial de las agencias de viajes en materia fiscal y contable.
Qué es una agencia de viajes minorista
La agencia de viajes minorista es aquella que tiene contacto directo con los clientes para ofrecerles diferentes tipos de viajes. La agencia minorista siempre venderá al cliente final, nunca a otras agencias.
Sirven de mediadoras entre las agencias de viajes mayoristas y los clientes. En ocasiones, las agencias de viaje minoristas se asocian con otros agentes para tener mayor fuerza competitiva para negociar con sus proveedores.
Para qué sirve una agencia de viajes minorista
Las agencias de viajes minoristas brindan a sus clientes asesoramiento y les ofrecen un viaje adaptado a sus preferencias y presupuesto.
Las agencias minoristas pueden ofrecer a sus clientes paquetes cerrados que previamente han comprado a agencias mayoristas, pueden crear paquetes propios con servicios a los que tengan acceso o pueden ofrecer servicios individuales. Su objetivo es elaborar y vender a los turistas los servicios para que el viaje que desean se haga totalmente a su gusto.
Tipos de agencia de viajes minorista
- Emisora. Este tipo de agencia ofrece viajes creados por mayoristas a los clientes que soliciten lugares o experiencias similares a los paquetes existentes.
- Receptora. Recibe a los viajeros que llegan a la localización donde se encuentra la agencia.
- Agencias de venta online. Se dedican a la venta de todo tipo de servicios de viaje a través de internet. No suelen contar con asesoramiento especializado y su principal ventaja suele ser que ofrecen precios bajos. Se les conoce también como OTA’s.
- Agencias físicas. Este es el tipo de agencia de viajes minorista más tradicional. En ella el cliente recibe un trato directo y sus preferencias y presupuesto son escuchados. Posteriormente recibe asesoramiento y una oferta de viaje adecuada a sus circunstancias.
- Especializadas. Estas empresas venden viajes siempre de un mismo tipo, que conocen en profundidad. Pueden especializarse en viajes de la tercera edad, multiaventura o para aprender inglés en el extranjero.
Diferencia entre agencia de viajes minorista y mayorista
El funcionamiento de las agencias de viajes minorista y mayorista es muy diferente.
- La agencia minorista escucha las peticiones de los clientes y se encarga de crear para ellos el viaje que quieren, con los servicios necesarios para ello. Pueden vender viajes combinados, paquetes o servicios individuales.
- La agencia mayorista crea paquetes vacacionales y se mantiene en contacto con hoteles, aerolíneas y guías, para incluir diferentes excursiones. Además, cuentan con agencias minoristas que se encargan de ofrecer estos paquetes al cliente final.
Cómo funciona una agencia de viajes minorista
Debido al tipo de servicios que venden las agencias de viaje tienen ciertas peculiaridades en cuanto a la contabilidad y la fiscalidad.
Contabilidad
La contabilidad de agencias de viajes cuenta con ciertas diferencias respecto al resto de empresas en cuanto a la forma de contabilizar los ingresos y realizar el análisis económico. Los ingresos de las agencias de viaje se pueden contabilizar de dos formas diferentes:
- Teniendo en cuenta el importe total del servicio mediante el precio de venta al público.
- Contabilizando el importe total de las comisiones recibidas por los servicios vendidos.
El análisis económico de una agencia de viajes se hace fundamentalmente a través de la cuenta de pérdidas y ganancias, también llamada cuenta de resultados. Este documento refleja los ingresos, gastos y resultados que ha obtenido una empresa en el ejercicio contable.
De forma complementaria a la cuenta de resultados y para completar la información para el análisis económico y financiero se tienen en cuenta las ratios. Estas se calculan a través de la proporción entre dos cantidades o medidas. Por ejemplo, el ratio de endeudamiento se calcula dividiendo el total de obligaciones de una empresa entre el patrimonio neto de la misma, y con él se conoce la dependencia de financiación ajena que tiene un negocio para hacer frente a los pagos.
Fiscalidad
Las agencias de viajes tienen un régimen específico, recogido en los artículos 141 a 147 de la Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido (LIVA).
Se aplica siempre que se den las siguientes circunstancias:
- La agencia actúa en nombre propio respecto de los viajeros.
- Utilice bienes o servicios de otros empresarios o profesionales.
La principal especialidad de este régimen es que, aunque se repercute IVA, no existe la obligación de desglosarlo en la factura al cliente. De esta forma el cliente lo paga en el importe total pero no puede deducirlo.
Hasta el 31 de diciembre de 2014 se incluía un 6% en el importe total en concepto de IVA, especificándolo en la factura emitida. Sin embargo, a partir del año 2015 este sistema ha cambiado y ya no están obligadas a especificar esa cuantía de IVA en la factura, aunque si no lo hacen tampoco podrán optar por el régimen general de IVA.
En cuanto a la base imponible de la factura será el margen bruto de la agencia de viajes, es decir, la diferencia entre el precio cobrado al cliente por los servicios y el coste de los bienes que ha adquirido para prestarlos.
En el régimen especial de las agencias de viajes el IVA soportado no podrá deducirse cuando sea el correspondiente a la adquisición de bienes y servicios para llevar a cabo la prestación de servicios al cliente. El resto del IVA soportado sí es deducible.
Si una agencia de viaje quiere deducirse el IVA de la adquisición de servicios y bienes en beneficio del cliente, desde el año 2015 tienen la posibilidad de optar por la aplicación del régimen general en lugar del régimen especial de las agencias de viaje. Si lo hacen, deben comunicar a los clientes la aplicación de dicho régimen o no especificar la aplicación del régimen especial de las agencias de viajes.
Debido a que la fiscalidad y la contabilidad de las agencias de viajes siguen normas especiales, es importante contar con una asesoría especializada con un software adaptado.
