A pesar de los enormes esfuerzos por la readaptación a las nuevas formas de comunicación, la organización de eventos multitudinarios se enfrenta a uno de los cambios más importantes en su estructura general. Durante la pandemia, en España se cancelaron eventos de gran peso económico, desde el MWC o las giras de conciertos, hasta las Fallas de Valencia, que tuvieron pérdidas valoradas en 500 millones de euros.
Sin embargo, según el informe global de previsiones para eventos en 2022 elaborado por la compañía American Express Meetings & Events, ocho de cada 10 de los eventos que se celebren en 2022 contarán con algún componente de presencialidad, junto con los sistemas virtuales que ya conocemos. Además, dos tercios de los encuestados para el estudio reconoce que la actividad volverá a los números prepandemia, en uno o dos años. Las predicciones de este 2022 se sitúan alrededor del crecimiento tecnológico, pese a un incremento en los aforos y la retirada total de las restricciones. En Europa, el 48% espera que los eventos del próximo año sean solo presenciales.
El sector se prepara para una recuperación fuerte con una expectativa del 27% de crecimiento del negocio, según destaca el ‘Estudio de mercado 2022: ¿Estás listo?’ realizado por Grupo eventoplus. La combinación entre presencialidad y asistencia virtual es la respuesta más cercana que se puede predecir para la organización de eventos. Esta nueva realidad supone un reto para las empresas y los profesionales del sector que, según Deusto Formación, deberán “adaptar los nuevos recursos hacia la innovación y la creación de experiencias impactantes dentro de los eventos para sorprender al público a pesar de la distancia”.
Retos a los que deberán adaptarse las empresas de organización de eventos
Con motivo de la celebración de la mesa redonda para analizar la vuelta a la presencialidad de los eventos, Deusto Formación, el centro de formación profesional a distancia, presenta los cinco retos a los que se enfrentan los profesionales en organización de eventos:
- Acreditación electrónica y control de aforos. Aunque las reuniones con un gran número de personas ya vuelven a ser una opción a elegir en muchos países, aún generan cierta desconfianza e inseguridad. Una de las ventajas que muestra el proceso de registro de los eventos es precisamente el control del aforo y de la acreditación de los asistentes, no solo pudiendo crear bases de datos necesarios para el evento sobre los asistentes, sino también para tener conocimiento directo de la cantidad de personas que asisten al evento y poder contactar con ellas en caso de cualquier incidencia.
- Planificación de eventos virtuales e híbridos. Un estudio realizado recientemente por LinkedIn concluyó que la organización de eventos presenciales tiene la intención de ofrecer eventos “gemelos digitales”, añadiendo uno o más componentes online al mismo tiempo que se transmitirá en directo a una audiencia remota.
- Eventos más sostenibles. Uno de los motivos de la apuesta por los eventos híbridos recae directamente en la sostenibilidad, ya que la cadena de producción de este tipo de eventos reduce la necesidad de transporte, uso puntual de plástico y otros combustibles que suelen promover los eventos presenciales.
- Aumento del número de organizadores y de ponentes. Las plataformas virtuales permiten la gestión íntegra del evento y, en muchas ocasiones, promueven la interactividad, lo cual aumenta la satisfacción de la audiencia en gran medida. Esto también implica tener dos espacios abiertos, virtual y presencial, para los organizadores e invitados, y abre la oportunidad de crear una comunidad mucho más amplia.
- Creación de microeventos. Finalmente, se prevé un fuerte incremento de los eventos pequeños o micro eventos, donde también el contenido de estos será más concreto y frecuente, también teniendo en cuenta que para la gestión de los macro eventos se realizarán procesos de permisos más largos.
