Según el informe ‘Índice global de complejidad de nóminas (GPCI) 2021’, de Alight Solutions, la necesidad de modernizar las nóminas cada vez es una prioridad mayor para las empresas. Por ello, están empezando a reemplazar sus cada vez más anticuados sistemas de nóminas por otros basados en la tecnología, con métodos de pago y cálculo más rápidos.
El informe clasifica los 40 primeros países en función de las normativas legislativas, de presentación de informes, de procesos y de seguridad obligatoria. En este índice, los primeros clasificados de la tabla tienen una nómina más compleja, por lo que las últimas posiciones representan una complejidad de nóminas menor, con los beneficios que eso implica. En esta última edición, Europa encabeza la tabla de clasificación acaparando el 45% de las posiciones, siendo los tres principales países por orden de mayor complejidad de nóminas Francia, Italia y Bélgica, que mantienen su posición de 2019.
Les siguen Alemania, España, Polonia, Rusia, Suiza, Japón y Estados Unidos. En general, la diversidad normativa, el control de los datos y el tiempo medio necesario en la elaboración de la nómina por empleado han incrementado su complejidad en la mayoría de los países.
España es la quinta clasificada en el GPCI 2021, principalmente, por contar con una legislación laboral muy rigurosa, poco flexible en sus procesos y con un elevado número de convenios colectivos donde se ha incrementado la complejidad de cálculo y gestión, subiendo un puesto con respecto al año anterior y superando a Japón, que baja hasta la novena posición.
Con los otros cuatro primeros países del ranking, comparte una legislación laboral poco flexible y con alta protección para los trabajadores en sus convenios. Dichos convenios colectivos de trabajo (CCT) protegen las relaciones laborales en el mercado español y generan pocas posibilidades de modificaciones que reduzcan complejidad en el cálculo de la nómina o simplificación en número de convenios, contratos laborales o gestión de procesos con los organismos oficiales.
Por primera vez, los sistemas de nómina basados en la nube (61 %) han superado a los tradicionales (39 %) como la plataforma de entrega de salarios preferida, lo que lleva a que una cuarta parte de las empresas (26 %) haya acelerado sus proyectos de digitalización en el último año; otras dos terceras partes (62 %) esperan pasar por esta transformación digital en los próximos años.
La complejidad de las nóminas
“La función de nómina se está volviendo cada vez más compleja a medida que las empresas luchan por mantenerse al día con los cambios demográficos de la fuerza laboral provocados por la pandemia”, explica Luca Saracino, vicepresidente senior de Estrategia y Ventas Internacionales de Alight Solutions. “Para las empresas ha sido un logro el poder mantener los sistemas de nómina en funcionamiento en unos momentos en los que hasta se han cuestionado la continuidad de sus negocios, pero este funcionamiento estaba lejos de ser el ideal. Por ello, los responsables de Recursos Humanos y nómina tienen cada vez más ganas de obtener los beneficios de la nómina digital”.
Según los encuestados en el informe, los principales impulsores que han acelerado los proyectos de nómina digital son los riesgos regulatorios (42 %), la estrategia corporativa para subcontratar procesos comerciales (39 %) y el control de costes (27 %), la escasez de talento en la nómina (19 %) y las fusiones y adquisiciones y actividades de desinversión empresarial (15 %).
Los encuestados también han explicado cuáles son los desafíos asociados con la precisión de la nómina, ya que las actualizaciones legislativas frecuentes y los cambios en los programas de permisos y retención de empleo requerían actualizaciones manuales de los sistemas de nómina, lo que aumentaba el riesgo de costes por errores. Por ejemplo, el informe reveló que el 27 % de las fugas de datos de los empleados desde 2019 fueron el resultado de un error humano.
En Europa, las empresas que no cumplan con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) pueden recibir una multa del 4 % de los ingresos anuales, hasta 20 millones de euros, lo que sea mayor. Además, las imprecisiones en los salarios, resultante de una gestión deficiente del proceso de nómina, puede costar a las empresas el 2 % de su factura salarial total.
«Es posible que las empresas estén perdiendo millones de dólares anualmente debido a fallos en los procesos básicos de nómina», comenta Wilson Silva, vicepresidente de Subcontratación de Alight Solutions. «Afortunadamente, pueden revertir esas pérdidas rápidamente simplemente examinando los procesos y corrigiendo los errores básicos que comúnmente cometen las empresas que carecen de visibilidad y control de sus procesos de nómina».
