Cuando hablamos de clientes de tu empresa solemos pensar en privados, pero, ¿te has planteado que las administraciones también pueden serlo? Las licitaciones públicas pueden ser un balón de oxígeno para tu pyme. Desde iTenderspro analizan los costes de presentarte a concursos públicos.
Contratación de comerciales, comidas, visitas, publicidad en redes, folletos y demás materiales impresos o audiovisuales, campañas de marketing, contratación de gestores de redes sociales.. Las estrategias para conseguir clientes privados son numerosas y por supuesto, tienen un coste. ¿Te has parado a pensar cuánto te cuestan esas estrategias versus conseguir otro tipo de clientes como pueden ser las administraciones públicas? Licitar en un concurso público es mucho más económico, aunque pienses que no y, calculadora en mano, el agregador de licitaciones iTenderspro, te lo demuestra.
“El principal coste de licitar es el coste de personal. En muy poc b os casos, además de este coste, será necesario presentar una garantía provisional, un porcentaje de dinero que la administración solicita, una especie de “préstamo” para garantizar que la empresa prestará el servicio. En otros casos, necesitaremos pagar por la expedición de documentos del registro mercantil, pero esto es realmente muy económico”, explica Gádor Espinosa, CEO de iTenderspro.
La directiva indica que no van a cuánto puedes gastarte en conseguir clientes privados, porque hay mucha variabilidad: desde el número de personas que se dedican a ello (comerciales), las visitas, las llamadas, los cafés o las comidas, la inversión en publicidad, las campañas de marketing, etc. Pero sí va a detallar lo que supone que alguien de la empresa se dedique a buscar clientes en las administraciones públicas, es decir, bucee en el mar de licitaciones públicas para encontrar una ad hoc a la empresa. Veamos:
“Partamos de la idea de que alguien de la pyme se va a dedicar a buscar ese concurso público. Primero, hay que valorar que hay un coste inicial que se va en las búsquedas: un empleado experto en el sector puede emplear alrededor de seis horas semanales buscando licitaciones, al menos si lo hace de forma medianamente exhaustiva. Tres horas (dos veces a la semana) es el tiempo necesario para realizar la búsqueda, una hora leyendo títulos de licitaciones y variables resumen, y al menos dos más entrando en los pliegos y saltando a las partes importantes para ver si la empresa cumple con los requisitos de solvencia. Imaginando que la hora te cueste 13 euros, los cálculos serían 6 horas x 4 semanas x 13 € = 312 € al mes”, añade Espinosa.
Después estaría “La lectura profunda de los pliegos. Alrededor de 4/6 horas se pueden tardar en extraer de los pliegos estos índices a presentar en cada sobre. Eso para un empleado que los lee por primera vez, si ya tiene experiencia se le irá una hora. Imaginemos un coste medio de 26 € por licitación. Si lee una media de ocho pliegos al mes, serían unos 208 euros mensuales”, explica.
Posteriormente, habrá que preparar los papeles: “Preparar la documentación base (certificados simples y anexos), aunque varía mucho, pueden ser dos días de trabajo. Preparar la documentación especializada, dos días más como mínimo”.
La formalización del contrato con la Administración
Para firmar un contrato con una Administración precisamos lo mismo que para hacerlo con otra empresa: tu escritura y tus poderes si eres una sociedad y el DNI si eres autónomo. “Se facilita la labor respecto a una venta privada, porque aquí la forma de pago es a 30 días de la conformidad de la factura y todos los bancos y cajas lo saben porque está contemplado en la Ley. Razón por la cual sueles tener crédito directo en cualquier entidad con solo presentar el contrato público firmado. Con un cliente privado estamos discutiendo hasta el último momento la forma de pago, siendo a veces de hasta de 180 días. Y demás corremos el riesgo de impago, sea quien sea. Con una Administración la forma de cobro no se discute, porque a partir de 30 días de conformidad de factura está obligada a pagar un 8% de intereses de demora sin posibilidad de discusión”, explica Espinosa.
Pero volviendo a los costes mensuales de licitar, calculadora en mano. Imagina una empresa que participa en cuatro licitaciones al mes tras analizar doce contratos, por ejemplo.
- Búsquedas de licitaciones: 312 €.
- Análisis de pliegos: 208 €.
- Dos licitaciones complejas: 416 € x 2 = 832 €.
- Dos licitaciones simples: 208 € x 2 = 416 €.
- Entregas: 4 x 13= 52€
- Total: 1.820 euros.
“Si resultamos adjudicatarios debemos emplear más tiempo en cumplimentar documentación adicional para formalización del contrato, y necesitaremos tiempo de atención del CEO o gerente de la compañía para decidir el precio o para la firma. Lo mejor, si eres una microempresa y no dispones de personal suficiente que pueda asumir estas tareas es externalizarlo a expertos”, dice.
Hay miles de acciones destinadas a la venta que tu empresa puede llevar a cabo y todas tienen un coste, “Pero, en el caso de las licitaciones, el cobro ahora está asegurado y antes de empezar, siempre firmas un contrato”, finaliza Espinosa.
