El trabajo en remoto y la comunicación digital siguen marcando la cotidianidad. Por ello, y con el objetivo de ayudar a las organizaciones a desarrollar su actividad, Expensya, empresa especializada en el mercado de la gestión de gastos profesionales, y 60días, empresa de recuperación del IVA soportado en los Tiques de Gastos, han reforzado su colaboración para ofrecer una solución tecnológica completa y acorde a los nuevos retos digitales.
Sin duda, muchas cosas han cambiado en el último año. Viajes, comidas o reuniones internacionales de trabajo han sido sustituidas por vídeo y teleconferencias, y el espacio de oficina ha sido trasladado, en muchos casos, al hogar del empleado, incrementándose las inversiones en material de oficina, telefonía, Internet, así como en todo lo relacionado con el uso de servicios en línea que permiten colaborar a distancia. En este contexto de transformación, la gestión de los informes de gastos y la recuperación del IVA han variado, complicándose la labor de los servicios financieros.
Para ayudar a las empresas a superar este lance, Expensya y 60dias se encargan de la totalidad del proceso de gestión de gastos. Su tecnología combinada «facilita a los usuarios agilizar, automatizar y digitalizar los informes de gastos, gracias a la introducción automática de datos, la configuración de la política de gastos, la integración contable con Expensya y la obtención de facturas completas a partir de recibos simplificados con IVA deducible de 60dias”, asegura María Teresa Rendo Botana, Senior International Sales Manager de Expensya.
La integración de dos expertos
Implementar un proceso adecuado para la gestión de las notas de gastos específicas del teletrabajo exige una organización clara y rigurosa. Fruto de su experiencia con más de 5.000 cuentas clientes, y 400.000 usuarios activos, Expensya acompaña de forma personal cada proyecto y atiende las distintas necesidades de todos los sectores.
Así, la herramienta permite que los datos relevantes de cualquier nota de gastos se extraigan automáticamente, todo ello gracias a su tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres OCR+, capaz de leer recibos y facturas, manuales o impresos, e ingresar los datos de manera automática en tan solo cinco segundos, facilitando que sean distribuidos directamente al departamento o persona encargada de su validación.
Utilizando potentes algoritmos de aprendizaje automático, la aplicación Expensya integra tecnologías de digitalización, archivado y procesamiento inteligente, que capturan automáticamente los gastos, entre otros datos, en un segundo. Los gastos se añaden tomando una foto, procesando un correo electrónico, importando un PDF o recuperándolo automáticamente de docenas de proveedores en línea, y simplifica todo el procesamiento necesario: captura, flujo de validación, verificación de la política de gastos, asignaciones analíticas, detección de fraudes, cálculo del IVA recuperable, integración con software de contabilidad, archivo digital que sirve como prueba legal y análisis de datos de BI.
Gracias a la homologación de la Agencia Tributaria, los usuarios de Expensya no tienen que guardar el recibo en formato papel. Los archivos se almacenan en la nube durante seis años y tienen el mismo valor legal que un recibo en papel, además de una mejor conservación, un registro más seguro y la posibilidad de consultarlos desde cualquier lugar o momento
La solución cuenta con unos flujos de validación personalizables en función de cada empleado, que podrá subir sus gastos de manera automática, gracias a la anteriormente mencionada tecnología OCR+, y estos estarán listos para ser enviados para su validación. Los informes de gastos llegan directamente al mánager o al contable para su tratamiento, ahorrando así una importante cantidad de tiempo a todos los departamentos de la empresa.
Recuperación del IVA
Por su parte, 60dias, una vez descargada la documentación directamente de Expensya con tan solo recibir la autorización del cliente, se empieza el proceso de recuperación del IVA soportado en los tickets de gasto. Estos pasan por un segundo sistema OCR para extraer y completar el resto de los campos requeridos para la solicitud de las facturas completas, y por un proceso de extracción, validación y revisión humano llevado a cabo por experto para garantizar la integridad y corrección de toda la información.
Dentro de este proceso destaca la flexibilidad a la hora de atender las necesidades particulares de cada cliente, que puede, por ejemplo, solicitar la exclusión de ciertos gastos en principio deducibles por tipo de IVA (por ejemplo, el IGIC en canarias), tipología de gasto (hoteles, peajes…), horarios (excluir comidas en restaurantes a partir de la 8pm), proveedor de servicio o cualquier requerimiento que considere necesario.
Con toda la información ya en la base de datos de 60dias contacta con cada proveedor para solicitar la factura completa, o para aquellos gastos anteriores a un mes natural la factura de canje. Con toda la documentación se elaboran ficheros de carga adaptados al ERP de cada cliente, listos para que con un solo clic toda la información se vuelque en su sistema de forma automática.
