Como autónomo o empresa, sabrás que la facturación es una de las piezas clave del negocio. Es un proceso que normalmente es bastante sencillo, pero puede convertirse en un dolor de cabeza si no eres algo organizado. Hace unos días, te explicábamos los tipos de facturas que existían.
Una de las empresas que más saben de software de facturación, Nomo, nos da más detalles sobre una de ellas: las facturas rectificativas. No obstante, con esta herramienta puedes automatizar todo el proceso; además, tendrás tu propia numeración y podrás crear y enviar este tipo de documentos, de forma rápida, fácil y ágil.
¿Qué es una factura rectificativa?
Una factura rectificativa es un documento que se emite para corregir o poder modificar una factura original anterior. Normalmente, esta factura rectificativa se crea cuando la factura original contiene un error o le falta algún requisito. Es decir, si te has equivocado, o tu cliente se ha equivocado, si ha habido algún cambio o imprevisto y la factura ya había sido emitida, debemos hacer una factura rectificativa.
¿Cómo debe hacerse una factura rectificativa?
La factura rectificativa debe indicar que se trata efectivamente de una factura rectificativa y además debe indicar el número y la fecha de factura a la que está rectificando y su propia numeración como cualquier otra factura. Además, se debe especificar el motivo de la rectificación.
¿Cuándo hacer una factura rectificativa?
Si has detectado algún error en una factura emitida, o detectas que no cumple con los requisitos legales para que sea válida, no te preocupes, ¡todo tiene solución!
Lo importante es que crees una factura rectificativa, ya que el objetivo es mantener las facturas originales intactas para no modificarlas de forma directa (ya que no está permitido). Debes tener en cuenta, que cuando se emita la rectificativa, esta anulará la factura anterior.
¿En qué casos hay que emitir facturas rectificativas?
Hemos de crear y enviar una factura rectificativa siempre que nos hayamos equivocado o haya que corregir por algún motivo la factura original. Estos son algunos de los casos más comunes:
- Datos erróneos del cliente
- Errores en el concepto de la factura
- Aplicaciones erróneas del IVA u otros impuestos
- Errores en la fecha o falta de información
- Importe erróneo
¿Qué ocurre cuando emitimos una factura rectificativa?
En el caso de que el motivo de la rectificación no afecte al importe, por ejemplo, si se trata de error en los datos del cliente, se emite una factura rectificativa que sustituye a la original. Esta factura se realiza de nuevo con todos los datos que tenía la original, aplicando la corrección e indicando la naturaleza de esta corrección y la factura a la que rectifica. Esta nueva factura rectificativa sustituye a la original.
Sin embargo, si la corrección afecta al importe final, la factura rectificativa solo deberá incluir el importe final correcto, indicando si la modificación es positiva o negativa. Es decir, si la rectificación supone que recibimos más dinero del que indicaba la original se trata de una factura rectificativa de abono positivo. En caso contrario, si recibimos menos dinero de lo que indicaba la original, se trata de una factura rectificativa de abono negativo. Esto es muy importante, sobre todo si es negativa. ¡Ahora vemos por qué!
Diferencias entre facturas ordinarias («normales») y rectificativas
Al igual que las facturas “ordinarias”, las facturas rectificativas también tienen que cumplir una serie de requisitos para que sean válidas. Estas son las diferencias entre la original:
- Se debe identificar/nombrar la factura original que se quiere modificar, teniendo en cuenta la fecha y su numeración.
- Es necesaria una numeración específica y una serie distinta de las facturas ordinarias.
- Es importante especificar el motivo de su creación y emisión (junto con el detalle de la rectificación que se va a hacer).
- A nivel procedimental, debes tener en cuenta que la factura rectificativa se expedirá cuando se haya identificado el error en la original.
Facturas rectificativas para recuperar el IVA de facturas impagadas
¿Y si el cliente no te paga? Cuando un autónomo sufre un impago, no solo le está perjudicando el propio impago, sino que además debe pagar igualmente el IVA que contiene esa factura impagada. Es posible recuperar el IVA usando la figura de las facturas rectificativas. Estos son los pasos que debes seguir:
- Emite una factura rectificativa que anula la anterior. Debes especificar que se trata de una factura impagada y por lo tanto el importe de la factura es cero, así como el IVA. Por ejemplo, si el impago es del total de factura, que ascendía a 200 €, la factura rectificativa será de -200€.
- Reclama la factura impagada por vía judicial
- Presenta en Hacienda tanto la factura rectificativa como la reclamación judicial
- Incluye la rectificación en el modelo 303 de ese trimestre para que Hacienda lo compense.
- Es imprescindible que el impago lo haya provocado otro autónomo o empresa, nunca un usuario final.
Este es un procedimiento que pocas veces suelen utilizar los autónomos o pymes si no se trata de grandes facturas, y las razones son sobre todo burocráticas. Normalmente, suelen tener relaciones cercanas con los clientes, por lo que si llega un impago se intenta agotar la vía diplomática, tanto que los plazos judiciales expiran, ya que en algunos casos solo tienes 6 meses para iniciar el proceso judicial.
¿Qué es una factura rectificativa de abono negativo?
Lo explicaremos con un ejemplo. Juan es autónomo y vende camisetas utensilios de jardinería importados. Recibe un pedido de un cliente que le solicita 10 regaderas japonesas para bonsáis, para vender en comercio minorista. Juan realiza el envío y emite la factura al cliente. Sin embargo, pasados 7 días el cliente le devuelve a Juan 5 de las 10 regaderas. En ese momento Juan debe emitir una factura rectificativa de abono negativo, ya que el importe ha cambiado y ahora va a recibir menos dinero. ¿Por qué es esto tan importante? Lo es porque afecta directamente al IVA que pagaremos ese trimestre. Ya que las regaderas llevan un 21% de IVA y no es lo mismo vender 10 que vender 5.
Estas facturas son muy sensibles y Hacienda las mira con lupa. El motivo es que un empresario que se vea en la tesitura de pagar una gran cantidad de IVA un determinado trimestre puede tratar de evitar pagarlo realizando facturas rectificativas. Simulando que los clientes le han devuelto toda o parte de la mercancía. Normalmente si se trata de productos tangibles, como regaderas, no suele haber problema porque podemos justificarlo con un albarán de devolución, por ejemplo. Sin embargo, cuando se trata de prestación de servicios la cosa se complica.
