Todos tenemos más o menos una idea de lo que es una factura. Técnicamente viene a ser una cuenta en la que se detallan las mercancías compradas o los servicios recibidos, junto con su cantidad y su importe, y que se entrega a quien debe pagarla.
Es decir, es el documento que refleja toda la información sobre una transacción. No obstante, hay diferentes tipos de facturas, que será necesario utilizar según las circunstancias y que vamos a detallar a continuación para que no te quede ninguna duda: la factura ordinaria, la factura simplificada, la factura rectificativa, la factura recapitulativa y la factura electrónica.
Factura ordinaria
La factura ordinaria, también conocida como factura completa, es un documento oficial que tiene por objetivo acreditar y dejar constancia de que se ha realizado una operación comercial, ya sea la compraventa de un producto o de un bien, o la prestación de un servicio.
Es la de uso más frecuente, por lo tanto, la más fácil de reconocer. De hecho, otros tipos de factura únicamente cumplen la función de modificar o agilizar el procedimiento de la misma. Por lo tanto, se emiten teniendo la factura ordinaria como base.
La misma debe contener todos los datos acerca de la operación que se lleva a cabo como son el número de factura, la fecha de expedición, nombre y apellidos o razón social, número de identificación fiscal, domicilio tanto del emisor como del destinatario, descripción de la operación llevada a cabo, el tipo impositivo del IVA, el porcentaje de retención del IRPF, la cuota tributaria, el importe total a pagar, y la fecha en que se haya producido la operación de que se trate.
En definitiva, en una factura ordinaria debemos incluir todos los datos relativos a la operación. No obstante, podemos afirmar que la presencia de numeración correlativa es la característica principal de este tipo de documentos. Cualquier factura simple requiere de una numeración propia que permite ordenar la documentación en el tiempo y hace que todas las transacciones se organicen de forma consecutiva.
Factura simplificada
La factura simplificada es un tipo de documento admitido por la Agencia Tributaria que, dependiendo de diferentes circunstancias, viene a sustituir al antiguo ticket de compra, común en los establecimientos.
Este tipo de factura es válido en aquellos casos cuyo importe no supere los 400 euros (IVA incluido), en facturas rectificativas, en operaciones autorizadas por el Departamento de Gestión Tributaria y en acciones en las que el Reglamento de facturación anterior, aprobado por el RD 1496/2003, permitía la expedición de tickets (operaciones que no excedan de 3.000 euros, IVA incluido).
Se diferencian de la factura ordinaria en que no contienen los datos del destinatario (NIF, domicilio e importe), a no ser que éste lo solicite y en que la cuota de IVA no aparece desglosada, sino que solo indica el porcentaje poniendo “IVA incluido”.
Factura rectificativa
La factura rectificativa es un tipo de factura que se genera para corregir algún error cometido en un documento previo o para agregar algún dato que sea necesario. Es decir, es un archivo que detalla alguna corrección en la factura ordinaria o bien la devolución de la mercancía.
Por lo tanto, la factura rectificativa viene a ser un segundo documento que enmienda la plana a una factura ordinaria previa. Esta factura ha de tener lugar en el caso de que la la original no cumpla con los requisitos establecidos por la ley vigente.
Además, también se debe emitir una factura rectificativa en caso que se produzca algún error con la mercancía, ya sean fallos en el precio, en los descuentos o en las devoluciones.
Por otro lado, debe incluir todos aquellos datos que permitan identificar la factura original que se quiere modificar, especialmente número y fecha. La razón de su emisión y el detalle de la rectificación que se va a efectuar. Debemos dejar meridianamente claro que estamos emitiendo una factura rectificativa. Y, por último, llevará una numeración diferente a la original.
Factura recapitulativa
La factura recapitulativa es el documento ideal que vamos a emplear si tenemos un gran volumen de transacciones de manera periódica con el mismo cliente.
Se emplea, por lo tanto, este tipo de facturas cuando tenemos operaciones entre personas o empresas de manera recurrente. La finalidad de la misma es reunir la información de todos los tickets o albaranes que hemos expedido en un mes natural a un mismo receptor con un documento único.
Por ejemplo, si hemos emitido diferentes facturas a un mismo cliente en un período de tiempo de un mes (no podremos emitir este tipo de facturas si se han generado durante un tiempo superior) podemos hacer una factura recapitulativa que recoja toda la información de las facturas realizados durante ese espacio de tiempo.
La factura recapitulativa contiene las mismas obligaciones fiscales que cualquier otro tipo de factura.
De este modo, deberá contener ciertos datos dentro del documento de forma obligatoria. La factura recapitulativa deberá incluir el detalle de las operaciones y servicios realizados, junto con el importe económico, para cada uno de ellos.
Además, como es lógico, al igual que sucede en otros documentos similares, se deberán aplicar todos los impuestos que hemos atribuido en la operación como es el caso del IRPF o del IVA.
Factura electrónica
Una factura electrónica es, como su propio nombre indica, una factura que expedimos y recibimos en formato electrónico. Cuenta con los mismos efectos legales que una factura en papel y también puede denominarse como factura telemática o factura digital. Conviene recordar que una factura consiste en un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.
La expedición de la factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por lo tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.
En la misma, se describe habitualmente el costo de los servicios y el desglose de los impuestos correspondientes a pagar. Este tipo de documentos deben garantizar la legibilidad de la factura, la autenticidad del origen de la factura y la integridad del contenido de la misma.
