Durante este tiempo tan extraño que hemos pasado desde marzo de 2020, han ocurrido numerosos cambios en nuestras vidas. Algunos de ellos esperamos que solo sean temporales y que los recordemos como un mal sueño o una época diferente que nos tocó vivir. Otros, por el contrario, nos han traído evidentes beneficios y una forma diferente de afrontar los problemas y las situaciones que hemos tenido que enfrentar. Así, se han generalizado diferentes formas de teletrabajo, nos hemos acostumbrado a comunicarnos de manera frecuente con videollamadas, tanto a nivel personal o familiar como a nivel de relaciones laborales y hemos tenido que hacer frente a procesos de digitalización que han resultado ser más útiles de lo que pensábamos y han llegado a nuestra empresa para quedarse.
Uno de los casos más llamativos es el de la firma electrónica en las empresas. El firmar un documento, hasta hace bien poco, suponía un trasiego de idas y venidas al lugar físico donde había que firmarlo o, en el mejor de los casos, un proceso en el que había que enviar el documento, imprimirlo, firmarlo, escanearlo y volver a enviarlo. Con los softwares de digitalización que hoy día existen no era un proceso que ayudara a las empresas. Además, tiene dos problemas adicionales. Por un lado, ese documento podía ser alterado y modificado y por otro no tenía la misma validez legal que un documento firmado de manera manuscrita.
La firma electrónica avanzada ha cambiado las reglas del juego. Desde una plataforma que cumpla con el reglamento EIDAS (la legislación que regula la firma electrónica en la Unión Europea), puedes subir un documento, elegir a quien se lo envías y este lo recibirá en su mail o teléfono para firmarlo, teniendo la total seguridad de que no va a ser modificado en ningún momento, ya que un tercero de confianza, certifica el documento con un sello de tiempo y además el documento estará accesible para todas las partes en cualquier momento.
Un proceso tan sencillo como este permite entre otras cosas, ahorrar tiempo en desplazamientos, automatizar tareas, ya que muchos de estos servicios se pueden conectar vía API con prácticamente cualquier software y asegurar la legalidad de los contratos firmados y la inviolabilidad del contenido que se firma. Para las empresas usuarias de firma electrónica no solo supone un ahorro en tiempos de trabajo y costes asociados al papel y a la custodia del documento, sino que además suponen una mejora en la experiencia del cliente y, con ello de la imagen de marca de la empresa.
¿En qué sectores ha crecido más la firma electrónica?
Estos son solo algunos ejemplos de cómo diferentes sectores han cambiado su forma de trabajar el flujo de firma y en qué los están aplicando.
- Recursos Humanos: Firma de nóminas, contratos, LOPD, modelo 145…
- Inmobiliaria: Contratos de arras, partes de visita, contratos de alquiler y compraventa, mandatos SEPA, reclamaciones de Impago, comunicación de aceptación de contraofertas, protección de datos, informes y documentación interna, oros documentos corporativos…
- Educación: Universidades, escuelas, academias han cambiado también sus procesos de firma. Se acabaron las largas filas para las matrículas. Facilitan a sus alumnos la gestión digital de todos los trámites académicos que requieren una firma: matriculaciones, mandatos SEPA, autorizaciones, titulaciones, convenios de prácticas, etc. Ganando en tiempo de gestión, ahorrando espacio y agilizando todos los trámites.
- Sector asegurador. Agencias de seguros y corredurías de seguros cuentan ya con las herramientas necesarias para poder realizar las gestiones en remoto. Tanto la experiencia de compra como la experiencia de servicio de los clientes para estas empresas resulta imprescindible que sea óptima, tanto en la captación de clientes, el servicio postventa, la renovación de la póliza o incluso la cancelación de la misma. Con plena validez legal, pueden trabajar con la totalidad de la cartera de seguros ya que puede realizarse íntegramente toda la tramitación de manera online, sin necesidad de imprimir, firmar, escanear la documentación requerida, y enviarla de nuevo por email a la entidad.
En definitiva, las empresas han visto en la firma electrónica avanzada una posibilidad de hacer más fácil y sencillos los procesos de sus clientes. En muchos casos las empresas se deciden por integrar dentro del software con el que habitualmente trabajan los procesos de firma electrónica.
José Antonio Berenguer, CMO Director de Marketing efirma GO.
