El próximo 8 de mayo se cumplen dos años de la entrada en vigor del Real Decreto Ley 8/2019, que obliga a todas las empresas a disponer de un registro de jornada obligatorio independientemente de su tamaño. El porcentaje de empresas que antes de la entrada en vigor de la normativa trabajaba con sistemas de gestión del tiempo no era masivo, y ahora aún existen compañías en proceso de adaptación, por lo que queda camino por recorrer. Pero las empresas han ido implantando el registro horario de forma paulatina y de diferentes maneras, tanto a través de sistemas analógicos como de sistemas informáticos.
Ahora nos encontramos con una realidad totalmente diferente a la de cuando se aprobó la norma. La crisis del COVID-19 ha llevado a muchas empresas a adoptar el teletrabajo. Al inicio de forma obligada por el confinamiento, pero durante los meses posteriores las empresas se han dado cuenta de que se trata de una nueva realidad en la organización del trabajo que ha llegado para quedarse sin duda. La vuelta a las oficinas no será 100% presencial prácticamente en ningún caso, y se optará sobre todo por modelos híbridos.
En esta situación, muchas empresas se preguntan si también están obligadas a registrar la jornada laboral de sus empleados que trabajan desde sus casas. Y la respuesta es que el lugar de trabajo no exime de esta obligación, y tienen que seguir cumpliendo con esta normativa. Así que a la obligatoriedad del registro se ha añadido una complicación, que es el registro a distancia, y se ha mostrado la importancia de haber elegido alguna herramienta tecnológica que permita realizar este registro a través de una web o app a través de la cuales los trabajadores puedan dejar constancia de su horario diario, y así seguir manteniendo un control real de las horas trabajadas.
Hay que destacar que los trabajadores a distancia tienen los mismos derechos que los presenciales. Es decir, que no se les podrá imponer un horario indeterminado y, mucho menos, están obligados a realizar horas extraordinarias, salvo casos concretos y comprobados, además de pactados con la empresa. En el caso del teletrabajo, la aplicación del registro de la jornada laboral tiene sus peculiaridades: para contabilizar el “tiempo de trabajo realmente realizado por el trabajador” se necesitarán “periodos o secuencias temporales superiores al día”. Esta particularidad se da para poder contemplar la situación de aquel empleado que, por su tipo de trabajo o contrato, debe trabajar un determinado número de horas al mes pero que en cambio las puede distribuir libremente, en vez de tener que cumplir una jornada fija a la semana. Así que se tendrá en cuenta el registro horario por ejemplo mensual. Es una manera también de beneficiar la conciliación laboral y familiar.
Lecciones de la crisis sanitaria
También son importantes las lecciones que podemos extraer de esta crisis sanitaria. A nivel laboral, muchas empresas habrán utilizado por primera vez nuevos sistemas digitalizados que hasta el momento eran desconocidos para ellas. Y una vez comprueben que funcionan, se plantearán mantenerlos en el futuro o implantarlos de forma más estable. En el caso del registro horario, el teletrabajo ha puesto de manifiesto la importancia de estar digitalizados y de disponer de herramientas que se puedan adaptar a situaciones de incertidumbre.
Vale la pena recordar que el registro horario supone adaptarse a un nuevo modelo, que implica, a su vez, un cambio cultural dentro de las organizaciones. La nueva normativa supone una oportunidad para las empresas para optimizar el modelo de relación con los empleados. La medida permite captar una radiografía a tiempo real de la compañía y supondrá, a medio plazo, una ocasión para implementar medidas de flexibilidad horaria, conciliación laboral y seguimiento real de las horas extraordinarias.
Es importante dejar atrás la concepción de que esta normativa es una herramienta de control y empezar a percibirla como un aliado para los trabajadores. Su implementación permite la automatización y la digitalización de los procesos y garantiza la fiabilidad de la información gestionada, más todavía cuando los trabajadores no se desplazan físicamente a su puesto de trabajo. En este sentido, se trata de un sistema eficiente y veraz de seguimiento, que permite controlar tanto los defectos como los excesos de jornada, un punto clave en beneficio de los empleados y del que ahora se oye hablar más que nunca, de la esclavitud del teletrabajo. Además, las soluciones del mercado ofrecen sistemas de marcaje adaptados a las características de los trabajadores, también desde casa, desde aplicaciones móviles hasta un simple clic en una web.
En estos momentos se está mostrando cada vez más la importancia de estar digitalizados y de disponer de herramientas que se puedan adaptar a cada situación, y el tema del registro horario no se ha salvado de ello.
Ahora hay que luchar por transformarlo en una oportunidad para asumir una gestión del tiempo eficiente y, a su vez, una herramienta que beneficie y defiende los derechos de los trabajadores, entre ellos, el de la conciliación laboral.
Abel Márquez, Product Manager en Wolters Kluwer Tax & Accounting España.
