Mientras que la digitalización y la innovación en los procesos empresariales avanza, el uso de tecnologías al servicio de los empleados continúa manifestando grandes carencias. En España, en la mayoría de las compañías (76%) menos de la mitad de la plantilla cuenta con tarjeta de crédito de empresa o con algún otro sistema de pago corporativo, obligando a los empleados a asumir gastos de trabajo con sus propios recursos.
Así se desprende de un estudio elaborado por Pleo, startup fintech creada para simplificar la administración y gestión de los gastos de las compañías, que señala que en nueve de cada 10 empresas españolas los trabajadores afrontan compras de trabajo con dinero personal. Además, en el 73% de los casos, esto ocurre con frecuencia. Esto se debe a una falta de modernización en los procedimientos de pago y gestión de gastos, que mantienen una estructura completamente lineal y poco eficiente.
En la mayoría de las empresas, el proceso es el siguiente: primero, los empleados realizan la compra, de la que deben guardar el ticket para después presentarlo junto a una hoja de gastos ante el departamento encargado de la contabilidad. Este equipo revisa, clasifica y aprueba cada uno de los gastos; lo que ocupa, de media en España, más de dos días al mes para el 54% de las empresas. Por último, los empleados reciben el importe que adelantaron, junto a su nómina del mes siguiente.
Proceso lento
“Se trata de un proceso obsoleto y lento que perjudica a los empleados. Con la tecnología existente no es necesario que una persona tenga que usar recursos propios para pagar, por ejemplo, un taxi que utiliza para ir a una reunión o cualquier material que necesita para realizar su trabajo”, explica Aiyana Moorhead, Country Manager para España de Pleo. “En muchos casos, esto genera presión e incomodidad entre los empleados, que puede llegar a repercutir en su bienestar con la empresa y el trabajo”.
Un estudio del neobanco N26 señala que, de media, la capacidad de ahorro de los españoles no supera los 182 euros al mes; por lo que si añadidos a sus gastos personales tienen que asumir los de la empresa, esta capacidad se reduce aún más. Paralelamente, la generalización del teletrabajo está provocando que costes tradicionalmente asumidos por las empresas recaigan ahora sobre los empleados. Por ejemplo, en los últimos meses los gastos de los trabajadores relacionados con internet y teléfono se han incrementado en más de un 190%.
Al margen de las incomodidades que esto puede ocasionar sobre la plantilla, la falta de herramientas tecnológicas aplicadas a este campo también lastra los procesos empresariales: cuatro de cada diez empresas españolas señalan que la gestión de gastos es una fuente de pérdidas económicas para el negocio.
Soluciones inteligentes para la gestión de gastos, como Pleo, consiguen digitalizar y automatizar este proceso al completo. Con ello, se consigue evitar el uso de dinero personal por parte de los empleados, aumentar la precisión y el control sobre el total de los gastos y aligerar la carga de trabajo a los equipos financieros, permitiéndoles dedicar estas horas a tareas que realmente aporten valor a las compañías.
