Las tareas administrativas en sí mismas, no generan beneficios para las organizaciones. Sin embargo, estas funciones administrativas no se pueden dejar al margen del negocio. Y se deben ejecutar con la misma pericia y exactitud que cualquier otra tarea que sí impacte directamente sobre los márgenes de beneficio de la organización, o sobre su eficiencia o su rentabilidad.
De hecho, por ejemplo, la elaboración de presupuestos, albaranes o facturas, que forman parte del trabajo administrativo, son tareas necesarias para facilitar la gestión comercial de cualquier negocio.
Sin embargo, según explican desde la firma española de ERP para pymes, Datisa, muchas empresas desconocen el alcance y el tiempo que consumen estas tareas al conjunto de la organización. ¿cuántas horas implican? ¿quiénes tienen que involucrarse? ¿qué impacto real tiene sobre la cuenta de resultados? ¿qué penalización podría ocasionar una mala gestión administrativa?
Ese desconocimiento que existe sobre el trabajo administrativo en el entorno pyme hace que, muchas veces, se pase por alto la necesidad o, más bien, las múltiples ventajas que reporta la automatización de las tareas administrativas. La idea de automatizar la administración de un negocio no solo se justifica con la disposición de más tiempo libre para abordar tareas de mayor valor para el negocio. Hay que automatizar las funciones administrativas también porque aportan información muy valiosa para la toma de decisiones. Y, sobre todo, porque incrementan la productividad del negocio.
Isabel Pomar, CEO de Datisa dice que “aunque las tareas administrativas pueden ser rutinarias, automatizarlas aumenta la productividad de la organización porque acelera los procesos y evita posibles errores. Y aunque son necesarias, es cierto que no son las que aportan mayor valor a la organización, su informatización nos permite poner el foco en otras labores que aportan más beneficios mejorando la dinámica interna, siempre y cuando, no nos olvidemos de poner al cliente en el centro”.
Que el trabajo administrativo no genere ingresos directos no quiere decir que no pueda tener un impacto directo sobre la cuenta de resultados del negocio. La ecuación -dice Isabel Pomar- es sencilla: si se automatizan las tareas administrativas la gente destinará menos tiempo a tareas de escaso valor y más tiempo y atención a otras funciones más orientadas al crecimiento del negocio, a la satisfacción del cliente y a buscar nuevas oportunidades de mejora permanente.
Por otro lado, las tareas administrativas suelen crecer conforme lo hace la organización. Es decir, a mayor tamaño, mayor volumen de tareas administrativas. Uno de los objetivos de las empresas que crecen sería limitar su burocratización, por lo que la agilidad y la automatización se convierten en elementos clave para la buena marcha del negocio. Las pymes que apoyan la gestión de su área administrativa en un ERP sistematizan y estandarizan mejor sus procesos, haciendo que el trabajo en este entorno sea mucho más ágil y sencillo. También más seguro y confiable.
