El otro día comiendo con un amigo que hacía tiempo no veía y que tiene una pequeña empresa de cinco empleados me dijo: “ahora más que nunca, para una pyme, cada euro de ahorro cuenta” y me hizo reflexionar en lo importante es que negocios como el nuestro apoyemos precisamente a este grupo de grandes héroes que son los dueños de las pequeñas y medianas empresas.
Con un año de pandemia son muchas las pymes que se han puesto manos a la obra para revisar cada uno de sus gastos (luz, agua, alquiler, etc.) y ver de qué forma se pueden reducir.
La mayoría de las pymes se encuentran inmersas en procesos de transformación digital más o menos ambiciosos y la inversión en herramientas tecnológicas para mejorar sus procesos productivos es también un capítulo importante por revisar.
Concretamente una de las partidas dónde las pequeñas y medianas empresas pueden poner la lupa es en elegir de forma correcta su editor de documentos online. Apostar por una solución asequible que suponga un ahorro, frente a otras opciones más tradiciones y que sea fácil de integrar, conlleve un bajo consumo de recursos del ordenador sin renunciar a una interfaz intuitiva con pestañas y a una amplia gama de formatos soportados.
A la hora de elegir entre las distintas opciones, es importante asegurarse de que la solución elegida soporte varios formatos para que pueda ser compatible con las soluciones más caras y tradicionales que solíamos utilizar.
Oficina sin papeles
En nuestro caso, tras ponernos en contacto con pymes de distintos países y sectores, hemos conseguido desarrollar una herramienta capaz de almacenar, gestionar, editar y colaborar sin problemas en cualquier papeleo, gestionar contratos y ofertas, establecer y realizar un seguimiento de las tareas, establecer la comunicación por correo y mucho más, todo dentro de un único espacio. Una solución capaz de adaptarse a empresas de todos los tamaños que buscan una red eficaz para atender todas las unidades y procesos y al mejor precio.
El objetivo era que las pymes pudiesen trabajar en sus documentos, hojas de cálculo y presentaciones de clientes con funciones avanzadas de edición y formato. Que pudiesen crear formularios rellenables para redactar informes y contratos de modelo. Firma digital de contratos, facturas y acuerdos.
Nuestra idea era que los profesionales pudiesen gestionar el correo de la empresa y crear y administrar dominios de correo corporativos, organizar todos los buzones en un solo lugar. Discutir, publicar noticias, enviar mensajes instantáneos con herramientas sociales corporativas y eso sin renunciar a los formatos más populares.
Algunas de las grandes preocupaciones, para pequeños y medianos empresarios, al hacer este análisis en aras del ahorro, y plantearse confiar en una nueva solución como la nuestra, son poder gestionar contratos en CRM, enviar facturas, gestionar transacciones, programar tareas, realizar llamadas o enviar correos electrónicos. Por eso era fundamental ofrecer las funciones de programar y planificar eventos permitiendo, entre otras cosas examinar el historial de versiones o comparar contratos y documentos.
Desde la llegada la “oficina sin papeles”, las pymes intentando buscar soluciones que les permitan hacer el mismo trabajo, pero por un menor coste y con la mayor eficiencia posible y eso es lo que nosotros estamos intentando porque somos conscientes de que para una pyme, y más en estos tiempos de pandemia, cada euro de ahorro cuenta.
Sergey Zarubin, responsable para España de ONLYOFFICE.
