A punto de cumplir el primer aniversario del Control Horario Obligatorio en las empresas, hoy nos enteramos de que la mitad de las pymes aún no se han adaptado adecuadamente a la normativa. Y esto es peligroso, porque las multas por incumplimiento son cuantiosas y ya se están aplicando las primeras sanciones.
Para hacer más sencilla la gestión del control horario para los trabajadores existe ALTAI ClockIn, una aplicación web que no precisa instalación, es accesible desde cualquier dispositivo, y además está disponible la app de descarga gratuita para su uso en tablet o móvil. La solución es tan completa que puede utilizarse también para los marcajes a través de terminales físicos de tarjeta, huella dactilar, etc, ya que permite importar los datos registrados mediante estos sistemas.
ALTAI ClockIn utiliza un sistema cifrado para guardar la información personal que se recoge, almacenando los datos en un servidor cloud seguro, que hace copias de seguridad automáticas. Además, adaptándose a la ley, los marcajes se archivan durante cuatro años. De esta manera, si tu pyme es objeto de una inspección, podrás facilitar la información guardada sin mayor inconveniente.
Por otra parte, la solución se solapa con el convenio de cada sector, para ello, puedes configurarlo con el nombre del mismo, las horas anuales recogidas e, incluso, asociar un fichero PDF con la información completa sobre el convenio.
Para una clasificación más efectiva de los datos, ALTAI ClockIn permite agrupar las diferentes actividades o conceptos por los que queremos que nuestros empleados realicen los fichajes, por ejemplo: trabajo, visitas a clientes, reuniones, permisos... Y si se deben considerar como hora extra o si computará como hora trabajada. De hecho, la movilidad empresarial era uno de los puntos que parecían que iban a chocar más con la nueva ley, ya que es más difícil fichar en los desplazamientos, y los trabajadores se preguntaban si había que hacerlo justo cuando empezaba el viaje o una vez llegados al destino, entre otras cuestiones.
Esto también representaba un desafío y la aplicación contempla la casuística de los empleados en movilidad, gracias a la funcionalidad de geolocalización que registra la ubicación real de los trabajadores, siempre que el usuario lo autorice.
Pues bien, la solución se encarga de clasificar esta información para facilitar el trabajo posterior del gestor, definiendo el tiempo máximo que estas actividades pueden computar como horas trabajadas. También es posible la asignación directa de ciertas labores a un trabajador o a todos.
¿Qué pasa con el horario flexible?
Uno de los grandes avances en materia laboral y de conciliación ha sido la inclusión del horario flexible en el Estatuto de los Trabajadores. Esto supone ventajas tanto para el trabajador (que puede casar mejor su vida personal y la laboral) y la de la empresa, ya que está demostrado que aumenta la productividad. Pero, teniendo en cuenta que hay diferentes fórmulas de trabajo flexible, es importante contar un sistema de control horario que contemple esta modalidad, como es el caso de ALTAI ClockIn. Otras ventajas de esta solución son:
- Si hay tiempos de descanso en los que no van a fichar los trabajadores, se puede cumplimentar los minutos a descontar cada día de los marcajes realizados.
- Permite gestionar las horas, indicando el último día del mes que se tiene en cuenta para la confección de nóminas, para que el informe de horas trabajadas, en lugar de salir por mes natural, salga de fecha a fecha de una nómina a la siguiente.
- No es necesario asignar una jornada específica a los trabajadores, para ello bastará con que la empresa haya optado por establecer un número de horas de trabajo diario, al definir el convenio colectivo aplicable.
- Permite que se asocien los marcajes a un determinado proyecto o lugar de trabajo.
- Si la empresa tiene distintos centros de trabajo, es decir, distintas cuentas de cotización a la seguridad social, se dividen como tal.
Muchas de las multas que se han puesto hasta ahora están relacionadas con la falsificación de las horas trabajadas. Pero con esta aplicación, es imposible falsificar los registros ya que, tal y como exige la ley, cualquier modificación queda registrada.
La inspección de trabajo, a través de distintos documentos, ha reiterado que los marcajes realizados por los trabajadores deben ser fidedignos e invariables, por tanto, los mismos no pueden ser modificables. No obstante, si la empresa bajo su exclusiva responsabilidad desea que los registros puedan ser modificados, tanto por la empresa como por los trabajadores, deberá marcar las opciones que existen en esta pantalla, pero teniendo en cuenta que, en cualquier caso, la aplicación siempre reflejará el marcaje realizado inicialmente y el modificado.
Asimismo, esta herramienta puede asociar a los responsables de proyectos, departamentos o lugares de trabajo para que puedan visualizar los fichajes de aquellos trabajadores que hayan realizado sus marcajes asociados a los mismos. Por último, cualquier empresa puede dar acceso a la cuenta de ALTAI ClockIn a su asesor o asesores laborales para conocer las horas extras registradas por cada empleado y poder imputarlas en las nóminas correspondientes.
