La historia de Rydoo no es fruto del sueño o la idea de una persona, sino es una misión de equipo y una visión compartida por tres empresas (Sodexo, iAlbatros y Xpenditure) para eliminar dolores de cabeza y frustraciones en procesos de negocio de todo el mundo.
Para profundizar más en la idea de esta startup, desde MuyPymes, hablamos en exclusiva con Andrés Reyes, Head of Sales Americas & Spain de Rydoo, quien nos cuenta cómo gestionar todos los aspectos de un viaje de negocios —antes, durante y después del viaje—, desde una única app.
MuyPymes: ¿Qué es Rydoo y a quiénes va dirigido?
Andrés Reyes: Rydoo es la primera aplicación móvil que gestiona los viajes de negocios y los gastos de empresa. Se trata de una solución integral que elimina la tarea de recopilar y contabilizar las facturas de gastos, ayudando a los empleados a ahorrar tiempo, permitiendo que se centren en su trabajo, y facilitando a las empresas ahorrar dinero. En la actualidad no hay ninguna otra solución para gestionar viajes y gastos adaptada a las nuevas formas de trabajo, de forma que los profesionales tienen que usar soluciones poco prácticas que no son intuitivas o no están diseñadas para sus necesidades. El objetivo de Rydoo es renovar la experiencia en la gestión de viajes y gastos.
En cuanto a nuestra estructura, nos definimos como una corp-up, al tener la solidez y la fiabilidad de una gran corporación, ya que somos parte del grupo Sodexo, y la agilidad y la innovación de una start-up, renovándonos semanalmente para adaptarnos a las características de cada compañía.
Trabajamos con empresas de cualquier tamaño para liberar a sus empleados de los problemas de gestionar los viajes y los gastos. Entre nuestros clientes se encuentran numerosas PYMEs, junto a grandes empresas como Sodexo.
MuyPymes: ¿Cuál es vuestro valor diferencial?
Andrés Reyes: El principal valor respecto a otras herramientas es que proporcionamos una solución de principio a fin, ya que ofrecemos una gran experiencia en gestión de reservas de viajes y gestión de gastos, que normalmente van por separado. Hemos creado una plataforma integral que unifica ambos negocios, siendo así capaces de obtener más eficiencia en todo el proceso en tiempo real.
La solución completa de Rydoo agiliza todo el proceso de reserva de viajes de negocios y gestión de gastos: gestión de reservas de vuelos y hoteles, salida y entrada de los hoteles, modificación o cancelación de reservas y gestión de los informes de gastos. Se trata de un servicio estándar que cubre la mayoría de las necesidades de las empresas, pero escalable para adaptarse a las necesidades específicas de cada compañía, que se implanta en la organización en pocos días. Otra diferencia es el pago por uso, ya que la empresa paga por usuario activo. Además, con más de 6.500 clientes en todo el mundo, Rydoo está disponible en más de 60 países gracias a la presencia internacional de Sodexo, y, cuestión muy importante, se adapta a las normativas locales de cada región y evita el uso del papel en los gastos.
Otro punto a destacar es la funcionalidad de las ‘’líneas de gastos’’. El proceso habitual en muchas empresas es que los empleados guarden sus recibos en papel y rellenen una hoja de Excel con los gastos, etc. El equipo de contabilidad sufre el pico de actividad al final del mes, cuando todos los empleados entregan sus informes de gastos, y tiene que revisar línea por línea todos los datos. Está comprobado que 1 de cada 5 informes de gastos contiene errores, lo que significa que por un error, el empleado no puede ser reembolsado. El informe de gastos se le devuelve en espera de corrección y el proceso se alarga. Con Rydoo, el proceso es muy diferente ya que, desapareciendo los informes de gastos, los gastos pasan a gestionarse línea por línea. Esto significa que cuando un empleado presenta un gasto con Rydoo, crea una línea de gastos. Si hay un error con un gasto, solo habrá que volver a comprobar ese gasto concreto. El resto de gastos seguirán el proceso digital y no se detendrá el reembolso.
MuyPymes: ¿Es fácil de utilizar? ¿Lo puede usar cualquier trabajador?
Andrés Reyes: Es tan sencilla como reservar un Uber desde el móvil. Con Rydoo puedes reservar una estancia en un hotel o un vuelo con un simple toque en la pantalla. Para los gastos, basta con sacar una foto del recibo con el móvil y enviarla. De hecho, es tan fácil de usar que se puede utilizar durante el viaje, desde cualquier parte del mundo. Con una tasa media de adopción del 93%, frente a una tasa del 50% de otras herramientas del sector, Rydoo confirma lo fácil que es de utilizar para los empleados y lo eficaz que es para las empresas.
MuyPymes: Como especialistas en gestión, ¿cuáles son los principales retos que tienen las pymes en este aspecto con la llegada de la digitalización?
Andrés Reyes: Con la llegada de la digitalización es muy complicado que las empresas que todavía utilizan herramientas como Excel para gestionar sus gastos y viajes mantengan su agilidad y sus fortalezas y sigan siendo competitivas en su sector.
Las pymes se enfrentan a un entorno muy competitivo ya que, por un lado tienen que competir con empresas muy especializadas de su mismo sector, y, por otro, con nuevos actores innovadores. Si bien esta competencia puede ser sana, se trata de un gran desafío para ellas.
MuyPymes: Vuestra plataforma facilita la administración de los viajes de empresa, ¿creéis que las nuevas tecnologías van a acabar con este tipo de desplazamientos?
Andrés Reyes: Las nuevas tecnologías deben ser vistas como una forma de ayudar y facilitar las tareas diarias; ya sea para reservar alojamiento, viajar o gestionar los gastos. La tecnología debe servir para ayudarnos a movernos más rápida y fácilmente, transformando los viajes de negocios. De hecho, el 73% de los viajeros utilizan frecuentemente las nuevas tecnologías durante sus estancias y el 64% de ellos las utilizan para viajar a un destino desconocido. Los viajeros de negocios tienen sus propios hábitos, como puede ser utilizar Uber para desplazarse. En Rydoo hay más de 800.000 hoteles disponibles, desde grandes cadenas hoteleras hasta pequeños hoteles boutique.
MuyPymes: ¿Qué pensáis de los últimos cambios normativos como la GDPR y el PS2? ¿Cómo os han influido?
Andrés Reyes: Creemos que la protección de los datos de los usuarios debe ser una prioridad para todas las empresas. Rydoo cumple totalmente con esta exigencia y estamos comprometidos a dar el mejor ejemplo para nuestros clientes y empresas del sector, con los más altos estándares de protección de datos y privacidad.
