Hoy vamos a hablar del presupuesto, que es algo básico en cualquier empresa. Podemos definir el presupuesto como el conjunto de los gastos e ingresos previstos para un determinado período de tiempo. De forma más extensa estamos ante el cálculo, exposición, planificación y formulación anticipada de los gastos e ingresos de una actividad económica. Es un plan de acción bastante completo dirigido a cumplir con un objetivo previsto, expresado en términos financieros, el cual debe cumplirse en determinado tiempo, por lo general anual y en ciertas condiciones.
Hay que tener en cuenta que para un autónomo el presupuesto es un documento clave, especialmente si se dedica a la prestación de servicios.
Los presupuestos tienen habitualmente las siguientes funciones:
- La más importante es el control financiero de la organización.
- El control presupuestario, que consiste en descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos previamente presupuestos en correspondencia, con la finalidad de poder verificar los logros o remediar las diferencias.
- Desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.
- Los presupuestos son útiles en la mayor parte de las organizaciones como: utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas.
- Ayudar a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.
- Mantener el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.
- Servir como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y dirigirlas hacia los objetivos estratégicos.
- Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.
- Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.
- Lograr los resultados de las operaciones periódicas.
Para elaborar un presupuesto hay que cumplir una serie de pautas, que vamos a detallar a continuación.
Redactar con claridad
El presupuesto es nuestra carta de presentación y por ello debe estar redactado con la mayor claridad posible. Se debe entender perfectamente el servicio que vamos a realizar. Es decir, hay que entender cuáles son los problemas que tiene el cliente para poder darle las soluciones que necesita mediante los beneficios de nuestra empresa.
Hay que empezar detallando lo indispensable sin dejar lugar a ninguna duda, y evitando cualquier sorpresa posterior, para terminar por lo accesorio.
Fijar los precios
Es quizás las parte más complicada del presupuesto. Es un proceso complejo porque en primer lugar tenemos que calcular el coste de los trabajadores y el nuestro propio. No podemos obviar en este punto los costes de los materiales o gastos directamente asociados al trabajo a realizar. Debemos conocer perfectamente qué descuentos podemos realizar a nuestros clientes sin perder dinero, no podemos arriesgarnos mucho. En este caso, hay que dejar un espacio reservado, en un tanto por ciento reducido, a los posibles imprevistos que puedan surgir durante el proyecto que podían no ser necesarios en el inicio.
Debemos establecer claramente el margen del beneficio, que es la diferencia entre el precio de venta de un producto o servicio, sin tener en cuenta el IVA, y los costes operativos o de compra de un artículo.
También hay que acertar con el precio de mercado que se obtiene de conocer los precios que maneja la competencia y las cantidades que están dispuestas a pagar nuestros clientes. Hay que atinar bastante ya que no es conveniente manejar un precio bastante bajo, porque puede devaluar nuestro trabajo y puede resultar difícil subirlo posteriormente, ni tampoco bastante alto. En este último caso, si no ofrecemos nada añadido podríamos correr el riesgo de perder a nuestro cliente antes de empezar.
Elementos que debe contener
Todo presupuesto debe contener los siguientes elementos:
- La fecha, los nombres y las razones comerciales del comprador y vendedor. Respecto al prestador del servicio deberíamos incluir sunombre o razón social, el NIF o CIF, el domicilio fiscal y otros datos de contacto, como el teléfono y/o el correo electrónico. En el caso del cliente debe aparecer su nombre (ya sea particular o empresa), así como su CIF o DNI y el domicilio.
- Especificar el trabajo que se va a realizar. Es decir, el concepto. Los elementos que conforman el producto/s y/o el servicio/s presupuestados.
- Establecer el precio de cada uno de los trabajos. Debe estar desglosado indicando la base imponible, que viene a ser la suma de los conceptos sin IVA, el tanto por ciento de IVA que se aplica y el importe total del presupuesto, que resulta de la suma de la base imponible más el IVA.
- La forma de pago y el tiempo para hacerlo una vez aceptado el presupuesto. El plazo de entrega es importante, ya que puede darnos un valor añadido a nuestro servicio.
- El tiempo de validez de la oferta en el caso de que la hubiera.
- Qué no incluye el presupuesto (participación de otros proveedores, piezas no incluidas, impuestos, etc.…)
- Debe aparecer nuestra firma, explicando el puesto que ocupamos en la organización, así como la firma del cliente con su número de identificación fiscal, su firma y el sello de la empresa.
