Una factura electrónica es, como su propio nombre indica, una factura que expedimos y recibimos en formato electrónico. Cuenta con los mismos efectos legales que una factura en papel y también puede denominarse como factura telemática o factura digital. Conviene recordar que una factura consiste en un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.
La expedición de la factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por lo tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.
En la misma, se describe habitualmente el costo de los servicios y el desglose de los impuestos correspondientes a pagar.
Requisitos de estas facturas
Según asegura la web gubernamental Facturae, todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar lo siguiente:
- La legibilidad de la factura.
- La autenticidad del origen de la factura (es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona).
- La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado).
En el caso de la factura electrónica:
La legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe.
La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:
- Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
- Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
- Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
- Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.
Además, hay que tener en cuenta una serie de aspectos para su mantenimiento y archivo. Se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos.
También es necesario garantizar el acceso a las facturas electrónicas ya sea en su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga de la misma, y su impresión.
Ventajas de la facturación electrónica
Entre otras, las facturas electrónicas tienen las siguientes condiciones ventajosas:
- Ahorro de costes.
- Mejora de la eficiencia.
- Integración con la aplicaciones de gestión internas, de la empresa.
- Optimización de la tesorería.
- Obtención de información en tiempo real.
- Reducción de tiempos de gestión.
- Agilidad en la toma de decisiones.
- Administración y contabilidad automatizadas.
- Disminución de costes de los documentos en papel.
- Control de acciones erróneas.
- Uso eficaz de los recursos financieros.
- Flujos de transacciones agilizados.
- En el futuro será obligatorio para la facturación a muchas Administraciones Públicas.
- Mayor agilidad en la toma de decisiones.
- Reduce errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento.
- Registro de la hora, el minuto y el segundo de emisión del comprobante fiscal digital (time stamp o sello del fechador).
- Adecuaciones sencillas en el archivo de impresión
- Obtención de sellos en serie y folios de serie ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, con previa obtención de la Firma Electrónica Avanzada.
- Contabilidad automatizada.
- Facilidad para el cálculo de impuestos.
Formatos más habituales
No hay ningún tipo de normativa que nos obligue a utilizar un formato u otro para generar una factura electrónica. No obstante, habitualmente se emplean documentos PDF y XML.
- PDF. El formato de firma de Adobe (derivado de PKCS#7) queda embebido dentro del formato PDF y permite asociar una imagen, por lo que es uno de los más adecuados para su visualización. La especificación del formato es la 1.6 y para la visualización se emplea Acrobat Reader v7 o Foxit PDF Reader. La apariencia de la firma es muy visual, ya que es posible asociar a la misma un gráfico como una firma digitalizada o un sello de empresa.
- XML. El formato de firma electrónica se denomina XAdES y se rige por la especificación TS 101 903. De las diferentes modalidades previstas por la norma, la más recomendable es la ES-XL que incluye información sobre el tiempo en el que se llevó a cabo la firma electrónica e información sobre la validez del certificado electrónico cualificado que la acompaña.
No obstante, estos dos formatos también pueden ser clasificados como formato estructurado y formato no estructurado. Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet. La diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.
Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Hay varios ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML, como es el caso de UBL o Facturae, EDIFACT, etc.
En el caso de las facturas en formato no estructurado se basan esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.
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