Una factura proforma es una factura que funciona como borrador, que se termina enviando a un comprador con los detalles que posteriormente incluirá en la factura. La motivación, informar de estos al cliente. Las facturas proforma no se registran como cuentas por cobrar por el vendedor ni están registradas como cuentas por pagar por el comprador.
A efectos prácticos, una factura proforma equivale a un presupuesto, pero la cosa cambia a efectos legales, donde no se validan de igual forma. Así como el presupuesto no tiene validez a efectos legales, la factura proforma sí lo tiene.
Hay que aclarar que un presupuesto es un documento que nos sirve para informar a nuestro cliente potencial del coste final de nuestros servicios o la venta de productos.
La factura proforma no es una factura comercial. Es más bien un documento que especifica los detalles de una futura factura definitiva. A través de este tipo de facturas el vendedor se termina comprometiendo a proporcionar los productos o servicios especificados a un precio determinado.
Es decir, estamos ante la factura que se enviará al comprador antes del cierre definitivo de la operación. Por lo tanto, no debe registrarse en las cuentas.
Principales requisitos
Las facturas proformas tienen unos requisitos que son de obligado cumplimiento. El más importante es que su encabezado debe contener el título “proforma” de una manera completamente visible, que sirva para evitar cualquier tipo de confusión en las facturas comerciales.
En líneas generales la factura proforma debe incluir:
- Nuestra identificación como proveedor.
- La identificacion de nuestro cliente, con domicilio e identificación fiscal.
- Una descripción de los productos o servicios que vendemos, con su precio unitario y también con su precio total. Hay que tener en cuenta el transporte y otros costes adicionales
- Impuestos que se puedan aplicar, como IVA o IRPF
- Otra información que, a nuestro parecer, sea necesaria o relevante.
Es decir, debemos incluir la mínima información necesaria para que nuestro cliente lo comprenda perfectamente, ya que como tal la factura proforma no tiene valor contable.
Cuándo hay que realizar este tipo de facturas
El momento más común para realizar una factura proforma se produce cuando el servicio que prestaremos ha sido acordado previamente con el cliente, o cuando el cliente ya nos ha realizado el pedido pero no lo ha pagado todavía.
Otra situación en la que puede llevarse a cabo el modelo proforma, se produce cuando debemos realizar operaciones exteriores, es decir, cuando un producto pase por aduanas, para tener en cuenta el valor final y exacto que se deberá pagar.
Es bastante común que en comercio internacional se entregue una factura proforma en aduanas cuando la factura real no se encuentra disponible a la hora en la que se produce el envío.
También se emplea cuando se solicitan subvenciones estatales o financiación, puede servir como justificación y compromiso de una inversión a realizar.
Características fundamentales
En primer lugar llama la atención que las facturas proforma ni se numeran, ni se sellan ni se firman salvo que así lo haya solicitado explícitamente el cliente de manera previa.
Este tipo de documentos deben incluir tanto los datos de identificación del exportador y del comprador o el destinatario como la fecha de emisión. Con los datos nos referimos al nombre, al domicilio y a la identificación fiscal, muy útil para las ventas en la Unión Europea, ya que equivaldría a su IVA comunitario.
Después hay que rellenar una descripción precisa y minuciosa de la mercancía. En este punto, debemos mencionar de manera explícita la cantidad o las unidades del producto, el peso bruto, el peso neto y el volumen. También se debe indicar el precio unitario, el precio total y la divisa cotizada. Finalmente se deben desglosar los gastos de transporte y seguro, si es que ellos van por cuenta del exportador, con el fin de calcular el valor estadístico y comercial.
Por otro lado, hay que saber que en algunas situaciones es posible recuperar el IVA ingresado a Hacienda. Hablamos específicamente de aquellas facturas a clientes en Concurso de Acreedores. No obstante, este procedimiento no es aplicable en el caso de las facturas proforma no declaradas en el modelo de IVA.
Diferencias entre factura proforma y factura comercial
Aunque pueda haber confusiones sobre las diferencias una factura proforma y una factura comercial, no tienen nada en común.
Sobre todo porque la factura comercial tiene validez fiscal y es un documento definitivo, por eso no admite modificación de ningún tipo.
La proforma, en cambio, es un documento previo a la emisión de la factura y nunca tendrá validez legal, viene a ser una especie de borrador orientativo.
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