La factura recapitulativa es el documento ideal que vamos a emplear si tenemos un gran volumen de transacciones de manera periódica con el mismo cliente.
Se emplea, por lo tanto, este tipo de facturas cuando tenemos operaciones entre personas o empresas de manera recurrente. La finalidad de la misma es reunir la información de todos los tiques o albaranes que hemos expedido en un mes natural a un mismo receptor con un documento único.
Por ejemplo, si hemos emitido diferentes facturas a un mismo cliente en un período de tiempo de un mes (no podremos emitir este tipo de facturas si se han generado durante un tiempo superior) podemos hacer una factura recapitulativa que recoja toda la información de las facturas realizados durante ese espacio de tiempo.
De este modo, ahorramos el proceso de emitir una a una todas las facturas a nuestro cliente, pudiendo entregarle una única factura que recoja todas las demás, lo que nos permitirá ahorrar tiempo y dinero en las gestiones.
Cómo se genera la factura recapitulativa
La factura recapitulativa contiene las mismas obligaciones fiscales que cualquier otro tipo de factura.
De este modo, deberá contener ciertos datos dentro del documento de forma obligatoria. La factura recapitulativa deberá incluir el detalle de las operaciones y servicios realizados, junto con el importe económico, para cada uno de ellos.
Además, como es lógico, al igual que sucede en otros documentos similares, se deberán aplicar todos los impuestos que hemos atribuido en la operación como es el caso del IRPF o del IVA.
Respecto al IVA, hay que recordar que en España, se utilizan actualmente tres tipos diferentes de IVA:
- IVA superreducido: corresponde a un impuesto del 4% y se aplica a aquellos productos de primera necesidad como el pan, la leche y otros alimentos.
- IVA reducido: tiene un valor de 10% del precio neto.
- IVA general: es el porcentaje aplicado a los casos excluidos de los dos anteriores y es de 21%.
Requisitos a cumplir
A la hora de generar una factura recapitulativa hay que cumplir una serie de requisitos, que vienen a coincidir con los de la factura ordinaria. Lo único que cambia es que en este caso se hará una especie de lista dentro en la que se colocarán los datos de la factura a la que corresponde.
Además, hay que tener en cuenta que este tipo de facturas, a diferencia de otras, se emiten el último día del mes natural. En caso de que el destinatario sea un autónomo, empresario o profesional, la factura recapitulativa deberá emitirse antes del día 16 del mes próximo a aquellas transacciones a recopilar.
Del mismo modo, cuando se refiere a la entrega intracomunitaria de bienes, y cumpliendo con lo establecido en la ley sobre el IVA en estos casos, la factura recapitulativa se realizará antes del 16 del mes siguiente a las transacciones de estos bienes.
Para que las facturas recapitulativas dispongan de validez legal y fiscal, se deberán seguir una serie de pautas. En primer lugar, deberán ser anuladas todas aquellas facturas anteriores que se hayan realizado por los servicios u operaciones realizados con el cliente correspondiente. Estas nuevas facturas deberán ser adjuntadas y anexadas al nuevo documento creado con la factura recapitulativa.
Hay que tener en cuenta que, pese a haberse anulado una factura, deberemos conservar el documento durante, como mínimo, 5 años en nuestro negocio.
A la hora de realizar cualquier tipo de factura debemos identificar el tipo de documento, en este caso, especificar que estamos ante una factura recapitulativa. Posteriormente, debemos incluir su número de control y su número de factura para garantizar la legalidad del documento. También hay que especificar la fecha de expedición y el período al que corresponde la recapitulación que se está haciendo.
Asimismo, en esta factura deben aparecer el nombre de la empresa emisora, con NIF y domicilio fiscal, la descripción completa de las cantidades y descripciones que incluimos en las facturas y los valores de la base imponible, el tipo impositivo y la cuota tributaria (desglose del IVA) aplicable en cada caso y el total de cada factura ordinaria, colocando los montos individuales, no el total del mes.
Ventajas de estas facturas
La emisión de las facturas recapitulativas tiene varias ventajas. La primera es el ahorro de trabajo y de tiempo que produce, con la consiguiente reducción de papeleo y agilización de trámites administrativos a nivel contable y de gestión de cobro.
Suponen una gran utilidad para tratar con clientes que realizan más pedidos y requieren entregas cada vez más frecuentes. Emitiendo un solo documento a final de mes somos más eficaces y ahorramos tiempo, para evitar un proceso engorroso que nos consumiría demasiado tiempo en contabilización, archivo o correo postal
Otra de las ventajas es la agilización de la gestiónde cobros y pagos para ambos lados. Es más cómodo y práctico facturar y contabilizar una sola vez al mes, concretando una fecha de vencimiento común para el pago de todos los servicios que con el proceso tradicional.
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